Возможность использования электронного документооборота между контрагентами​

В настоящее время уже общеизвестно, что документы, составленные в электронном виде и подписанные квалифицированной электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (если это предусмотрено соглашением сторон), имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручной подписью (пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ), статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об электронной подписи).

Разрешение перехода хозяйствующего субъекта на электронный документооборот для конкретных видов документов может прописываться отдельными нормативными правовыми актами:

· Для счетов-фактур – пункт 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ): «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме».

· Для других первичных бухгалтерских документов (акты, накладные и т.д.) – пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете): «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

· Для договоров – пункт 2 статьи 160 ГК РФ: «Использованием при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

При этом положения пункта 6 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете устанавливают обязанность экономического субъекта по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Так, например, юридическую силу имеет только на бумаге переводной и простой вексель в соответствии со статьей 4 Федерального закона от 11.03.1997 г. № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе», в связи с чем в силу закона использование электронного документооборота в отношении такого векселя не представляется возможным.

Рассмотрим порядок обмена электронными документами между участниками электронного взаимодействия.

В соответствии с пунктом 5 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Право хозяйствующего субъекта, установленное пунктом 5 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, формировать первичный учетный документ в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, предполагает и его направление в электронном виде, соответственно.

В соответствии с положениями статьи 4 Закона об электронной подписи одним из принципов использования электронной подписи является возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств, позволяющих выполнить требования настоящего Федерального закона применительно к использованию конкретных видов электронных подписей.

Таким образом, необходимо отметить, что каких-либо требований к способам обмена между контрагентами первичными учетными документами и иными документами в электронной форме, подписанными электронной подписью, за исключением счетов-фактур, не установлено.

Единственным условием для обмена документами в электронном виде является совместимость программного обеспечения, используемого лицом для обмена документами, подписанными электронной подписью, с программным обеспечением, используемым контрагентами.

Так, процедура документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур (в том числе исправленных, корректировочных) между участниками электронного взаимодействия регулируется Приказом Минфина России от 10.11.2015 г. № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».

Согласно положениям пункта 5.1 «Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» (Приложение к Приказу Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок) счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника электронного документооборота при одновременном соблюдении следующих условий:

1) счет-фактура подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника;

2) данный участник направил счет-фактуру через Оператора электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с вышеуказанным Порядком.

Таким образом, положения Приказа Минфина России устанавливают, что выставление и получение счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи может осуществляться только через Оператора(ов) электронного документооборота.

Оператор электронного документооборота обязан обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме (при необходимости через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с другой стороной сделки).

Учитывая вышеизложенное, выполнение установленных Порядком требований и условий, предусмотренных статьями 171, 172 НК РФ, является важным основанием для заявления к вычету суммы НДС, предъявленные при приобретении им товаров (работ, услуг), на основании счетов-фактур, выставленных в электронном виде.

Существует необходимый стандарт по ведению электронного документооборота.

Для применения электронного документооборота необходимо отразить в учетной политике способ ведения документации в соответствии с требованиями статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В частности, в учетной политике экономического субъекта необходимо зафиксировать:

– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;

– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;

– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота и (или) без него);

– порядок хранения электронных документов;

– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Исходя из разъяснений ФНС России, данных в Письме от 06.02.2014 г. № ГД-4-3/1984, следует, что условия использования контрагентами электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения регулируются Законом об электронной подписи, при этом данные вопросы не относятся к компетенции ФНС России.

Таким образом, при наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот посредством любой информационной технологии и (или) технических средств, применяя электронную подпись в соответствии с Законом об электронной подписи, а также соблюдая требования, установленные законом.

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи и к взаимодействию через оператора электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи только для электронных счетов-фактур.