Как провести хакатон? 5 советов для юриста

Во многих учреждениях как среднего и высшего, так и дополнительного образования проводятся соревновательные мероприятия различных форматов: конкурсы, состязания, хакатоны. Обучающих материалов по этой теме не так уж много, известные юристы предпочитают разрешать фундаментальные или, наоборот, более злободневные правовые коллизии. У меня уже есть определённый опыт по юридическому сопровождению таких состязаний (для простоты буду называть их конкурсами), свои секреты и лайфхаки, которыми я буду рада поделиться с вами!

В этой статье я затрону общие принципы организации юридической работы и разработке документации по конкурсам различных разновидностей, объясню специфику той или иной формы соревнований как в практическом, так и в юридическом значении. До хакатонов тоже доберёмся :)

Вам может показаться, что я объясняю очевидные вещи, но в спешке и угаре во время подготовки к соревнованиям про них очень просто забыть.

Принципы организации юридической работы по проведению конкурсов или состязаний:

1) Координация рисков. Всегда держите в голове, что конкурс — с момента запуска и до момента награждения — поле повышенной неопределённости и потенциальной конфликтности. Будут участники, которые не поняли положения конкурса, у которых возникнут вопросы или которые будут недовольны своими результатами. Закон Мёрфи здесь срабатывает как никогда.

Хорошо продумайте юридические риски, проработайте потенциальные конфликтные ситуации, чтобы у вас заранее был готов ответ.

Лайфхак: мне для координации рисков помогает вжиться на какое-то время в роль «самого недовольного участника», который задаёт максимально неудобные или дурацкие вопросы. (Мои коллеги обычно слышат в таких случаях фразу «Вот найдётся же какой-нибудь дотошный Вася, который обязательно спросит.....» Поставьте себя на место дотошного Васи и подумайте, что было бы непонятно вам)

2) Прозрачность. Документы, которые вы готовите по конкурсу, должны быть максимально понятными, прозрачными и логичными. Процедуры отбора участников и критерии оценивания победителей, так же, как и методика расчёта количества победителей должны быть понятны даже стороннему наблюдателю. Помните, что положение о конкурсе необходимо вывешивать на сайте организации/проведении конкурса. Здесь нам снова помогает «дотошный Вася». Помните, что такой может возникнуть на самом деле, и в случае, если у него возникнут вопросы или недовольство, вы от него просто так не отобьётесь — это заканчивается долгой и нудной перепиской, объяснениями, запросами, а иногда и жалобами. Оно нам нужно? Не нужно.

3) Документирование важнейших итераций по конкурсу. Иными словами, по каждому этапу конкурса нужно собрать и хранить свои документы.

С партнёрами можно заключать соглашения о сотрудничестве (это особенно актуально, если вы дружите с какой-нибудь корпорацией или крупной компанией), а если вы проводите такой конкурс совместно с другой организацией, то положение о проведении такого конкурса утверждается и вами, и соорганизатором.

Старт конкурса, формирование оргкомитета и утверждение положения должны оформляться приказом, каждое решение оргкомитета — протоколом (с приложениями в виде оценочных таблиц), список победителей также утверждается приказом. В протоколах отражаем key points (собственно, принятые решения), а также моменты, требующие фиксации (значимые моменты выступления членов оргкомитета, например).

Зачем это нужно? Чтобы не было вопросов у контролирующих органов. Про «дотошного Васю» также не забываем. Да, всегда есть соблазн ограничиться самыми важными точками — положением о конкурсе и приказом об утверждении победителей (или вовсе только положением), да, всё это оформлять долго и нудно, но в случае, когда у вас этих документов нет, доказать, что ты прав и действуешь в рамках правового поля, становится значительно сложнее.

4) Соблюдение сроков. К проведению конкурса нужно готовиться очень сильно заранее, чтобы потом в спешке и аду не заниматься пересогласованием документов для него. Помните, что на подготовку, согласование и подписание протоколов тоже потребуется какое-то время (особенно, если нужно расшифровывать аудиозаписи).

Лайфхак: на протоколах можно проставить только подписи председателя и секретаря, чтобы потом не собирать в мучениях подписи всех членов оргкомитета.

Не забывайте собирать электронный архив в сканах, особенно это касается трудновосстанавливаемых документов (например, экспертных листов или протоколов с большим количеством подписей).

(да, это очевидный факт, но тот, кто хоть раз в огне бегал и восстанавливал потерянный документ, поймёт, о чём я говорю)

5) Защита персональных данных. Не забывайте о сборе согласий на обработку персональных данных, благо сейчас это сделать достаточно легко: можно вкрутить согласие на обработку в анкету регистрации участника, если вы делаете регистрацию через сайт. Лайфхак: если вы планируете передавать данные третьим лицам, к примеру, партнёрам конкурса, пропишите эту возможность в согласии. Не забудьте указать ИНН, наименование и, по возможности, адрес места нахождения этих юридических лиц. Итак, перед вами пять базовых правил организации конкурсов, состязаний или хакатонов. В будущих статьях я детально расскажу:

— как составить положение о конкурсе, которое порадует даже самого «дотошного Васю»;

-как соблюсти технику безопасности на инженерных соревнованиях;

-как провести хакатон с детьми и ничего не нарушить (это сложно, но мы с вами сможем).

До скорого!