Как организовать удалённую работу — во время карантина и не только

Сотрудники ВКонтакте, как и многих других компаний, перешли на удалённый режим работы: такая мера снизит темпы распространения коронавируса и обезопасит нас и наших близких. Но как вести дела из дома так, чтобы бизнес не пострадал? Рассказываем, что поможет правильно наладить процессы.

В VK есть все инструменты не только для развлечений, но и для удалённой работы любого бизнеса: как для общения сотрудников, так и для коммуникаций с клиентами. Вы можете обмениваться файлами, проводить совещания, ставить задачи сотрудникам. ВКонтакте позволяет продавать товары, отвечать на вопросы покупателей, принимать оплату.

Расскажем подробнее об инструментах, которые помогут наладить связь с командой и клиентами.

Частное сообщество может стать местом общения с коллегами: информацию в нём видят только те люди, которых вы пригласите. Такую страницу нельзя найти через поиск, а по прямой ссылке сторонний пользователь не увидит ни названия, ни описания, ни аватар. Если вы хотите, чтобы любой человек мог посмотреть список участников, название и описание сообщества, но не публикации — сделайте его закрытым. Мы и сами используем такие страницы, чтобы размещать новости для сотрудников и обсуждать их.

Внутри сообщества можно создавать обсуждения, в постах на стене —публиковать последние новости и ставить задачи, а также упоминать людей, которые за них ответственны. В комментариях к таким записям удобно размещать обратную связь, прикреплять файлы, связанные с задачей, уточнять детали и видеть ход выполнения задачи. Так, например, юрист может прикрепить правила проведения конкурса, копирайтер — текст публикации, иллюстратор — изображение, а логист — вариацию цен на доставку. И каждый из этих комментариев можно будет обсудить в соответствующей ветке.

Наладить же коммуникацию с клиентами поможет открытое сообщество: там можно делиться новостями, сообщать об акциях, публиковать фото, общаться в сообщениях сообщества, получать обратную связь.

ВКонтакте есть много вариантов, как использовать чаты для организации работы.

• Чаты

Создавайте чаты по крупным задачам или отделам: «Бухгалтерия», «Логистика», «Маркетинг». В каждом из них можно собирать до 500 человек. Если участников слишком много, можно закрепить сообщение с правилами беседы и добавить специального бота для модерации.

В групповых беседах небольшим коллективам будет удобно ставить задачи и рассказывать об их статусе, принимать решения с помощью опросов, делиться последними новостями и закреплять сообщения, чтобы они были на виду. Более того, можно упомянуть любого участника беседы — тогда он получит уведомление в«колокольчик»и точно не пропустит важную мысль.

• В сообществах: беседы и сообщения

Если у вас есть сообщество для сотрудников, создайте тематические беседы прямо в нём. В каждую могут вступить до 2 тысяч участников, а отражаться они будут на одной странице — удобно найти нужную. Впрочем, беседы сообществ можно использовать и для общения с аудиторией: пусть клиенты оставляют там обратную связь, задают вопросы или делятся снимками вашего товара.

Также есть сообщения сообществ — это отдельный инструмент, который подходит для персонального общения с клиентом. Пользователь задаёт вопрос в сообщениях сообщества — а ответить ему может любой из администраторов страницы: например, дежурный менеджер или SMM-щик. При этом вся переписка остаётся только между вами. Если подписчики задают однотипные вопросы, настройте чат-бота — и он автоматически даст на них ответы, освободив вас от рутины.

Обмен файлами также будет полезен в дистанционной работе. ВКонтакте позволяет безопасно обмениваться любыми материалами, в том числе документами.Чтобы файл видели только вы и собеседник, при его загрузке выберите «Личный документ» или просто добавьте в диалог.

Файлы помогут вам и при предоставлении услуг. Например, можно отправить PDF-страницы и видеолекции, которые ученик должен изучить к следующему занятию. Проверить знания можно с помощью опросов или снимка домашней работы.

ВКонтакте вы можете не только переписываться со своими сотрудниками, но и созваниваться по голосовой или видеосвязи. Это пригодится и для общения с клиентами — например, если вы преподаёте языки. Звонить можно через мобильное приложение ВКонтакте или десктопный мессенджер — он, кстати, позволяет сконцентрироваться на задачах, не отвлекаясь на ленту новостей.

Ну и всегда можно записать аудиосообщение: если человеку неудобно сейчас ответить, а вам не хочется писать много текста.

Наша команда постоянно использует этот инструмент: так мы проводим планёрки и митапы. Организовать трансляцию очень просто. Если вы хотите сделать её приватной — для всех сотрудников или только для какого-то отдела— вам понадобится частное сообщество. Так, например, руководитель сможет рассказать о плане работы на неделю и об успехах. Все участники смогут задать вопросы в комментариях в режиме онлайн.

Для клиентов также можно проводить трансляции в открытых сообществах вашего бизнеса — например, если вы ведёте занятия по йоге или изучению языка.

ВКонтакте сейчас более 15 тысяч мини-приложений, которые помогают как с бытовыми, так и с рабочими задачами. Для тех, кто работает из дома, может быть полезна доставка еды от Delivery Club и любых товаров от AliExpress или из «Маркета ВКонтакте».

Для организации рабочих процессов можно использовать Antodo, который напоминает о ваших задачах. Для управления сообществом пригодятся «Рассылки» и «Виджеты». В каталоге вы точно найдёте подходящее мини-приложение. И всегда можете создать и опубликовать собственное.

Всемирная организация здравоохранения призывает переходить на безналичный расчёт — купюры могут быть одним из переносчиков вируса. Принимать платежи за товары и услуги можно с помощью VK Pay — нужно только подключить его в своём сообществе.

Для пользователей также доступны денежные переводы ВКонтакте. Перечислить деньги можно через личные сообщения, для этого даже не нужно знать номер карты или телефона получателя.

Доступен и краудфандинг: например, мы в чатах организовываем сбор средств на день рождения сотрудника.

И для тех, кто давно хотел заняться e-commerce, — кажется, сейчас самое время! Вы печёте торты, шьёте платья или детские игрушки? Вам не надо видеться с клиентами, чтобы показать продукт, подтвердить заказ и получить оплату. Пользователи могут ознакомиться с ассортиментом в вашем магазине ВКонтакте и сразу заказать нужное. На странице будут собираться ваши существующие и потенциальные клиенты, а вы сможете им рассказывать о новинках, акциях и получать отзывы.

Не забудьте подключить двухфакторную аутентификацию — это позволяет обезопасить вас и управляемые вами сообщества.

И напоследок: в отдельной новостной ленте мы собираем все актуальные новости о коронавирусе от проверенных источников, а здесь — рекомендации ВОЗ и опровержение главных мифов. Будьте здоровы!