Как перевести мероприятие из офлайна в онлайн в период эпидемии

О том, как себя вести во время эпидемии, сколько раз мыть руки и мерить температуру, всем известно. А вот что делать тем, кому срочно нужно отменять или переносить офлайн-событие? Как не потерять клиентов и прибыль? Вопрос. Мы решили на него ответить.

Важно понимать, что отмена массовых мероприятий — это необходимая мера предосторожности. Места большого скопления людей являются основной площадкой распространения вируса.

И если ещё 2 недели назад отменяли мероприятия только за рубежом, то сегодня отмены активно происходят в России.

Уже отменили: Инвестиционный форум в Сочи, крупнейший в России Петербургский экономический форум, Крымскую весну, перенесли большую конференцию HR&Techology EXPO. Ежедневно мы узнаём об отмене различных конференций и выставок.

Что делать? Паниковать не стоит, а вот подумать о переводе офлайн-мероприятия в онлайн, точно да.

Чтобы понять, можно ли конкретно в вашем случае переводить мероприятие в онлайн, мы рекомендуем сделать следующее:

• Проанализируйте аудиторию: насколько она большая; есть ли участники из других городов/стран? Может ли это повлиять на присутствие?

• Проанализируйте программу: сможете ли вы адаптировать её под удалённый формат? При желании в онлайн можно перевести практически всё. Но если вы планировали событие, где необходимо офлайн-взаимодействие всех участников (например, бизнес-игру), то лучше его просто перенести.

• Сделайте опрос: не догадывайтесь, спросите участников о том, изменились ли их планы в связи с эпидемией и готовы ли они посетить мероприятие онлайн.

Самый необычный и яркий пример — «облачные рейвы», которые стали популярны в Китае после распространения вируса.

Китайские ночные клубы ушли в онлайн и стали транслировать сеты диджеев на видеоплатформах типа TikTok.

Казалось бы, как можно перевести дискотеку в онлайн? Однако шанхайский клуб ТАХХ набрал уже больше 70к просмотров и заработал больше 100 тысячи долларов на чаевых от зрителей.

Также в онлайн ушли: Шоу Giorgo Armani, Конференции Adobe Summit Microsoft, MVP Summit и Nvidiaʼs GPU Technology Conference.

На российском рынке к нам обратилось уже более 10 компаний, среди которых есть и внутрикорпоративные мероприятия, и внешние события. Например, конференция Практика Days в рамках ECOM expo и обучение партнёров российского представителя компании Jacob Delafon — «ООО Колер Рус».

• Какое количество людей нужно охватить?

• Сколько спикеров будет? Есть ли среди них удалённые?
• Нужно ли взаимодействовать с аудиторией? Если да, то как: в чате/голосом/подключая их по видео?
• Какое качество изображения и звука вам необходимо? Нужна ли профессиональная аппаратура и трансляция или будет достаточно хорошей веб-камеры и микрофона компьютера?
• Нужна ли на вашем мероприятии техподдержка или справитесь сами?

• Если у вас всего один спикер и небольшое количество зрителей, вы можете использовать вебинарную платформу и провести мероприятие из дома или офисной переговорки. Тогда нужно будет позаботиться о фоне (и выбрать что-нибудь посолиднее ковра).
• Если у вас крупное официальное мероприятие с трансляцией: например, обращение к сотрудникам или конференция, лучше выбрать студию.
  

• Для небольших событий с 1-2 спикерами (лекция, совещание) подойдёт вебинарная платформа.
• Для крупных официальных мероприятий (обращение к сотрудникам, конференция, концерт) — трансляция из студии.
  
• Если ваше событие носит личный локальный характер, рассмотрите возможность самостоятельных трансляций из соцсетей.
  

• Подготовьте сценарий: в онлайне всё немного сложнее, чем в офлайне, и любые неровности чувствуются сильнее. Поэтому важно прописать сценарий с чёткой раскадровкой по времени.
• Подготовьте презентацию: если событие в формате вебинара, в вашей презентации должны быть вовлекающие цепляющие элементы (заголовки, гифки, картинки и т. д.).
  
• Адаптируйте раздатку: блокноты, сертификаты и любую другую печатку можно выслать участникам в электронном виде. Ещё и об экологии позаботитесь.
  

• Продумайте систему информирования: email/sms/звонки.
• Не забудьте о напоминаниях: за несколько дней до и непосредственно в день самого мероприятия.
  
• Напишите подробную инструкцию по тому, как участвовать в вашем онлайн-мероприятии: куда заходить, куда нажимать, куда звонить, если ничего не работает (прикрепите телефон техподдержки).
  

• Дайте чёткую инструкцию: как выглядеть, что надеть, как и куда говорить, в какую камеру смотреть.
• Отрепетируйте вместе: если это вебинарная платформа, то протестируйте её до мероприятия. Если это трансляция из студии, то попросите спикеров приехать заранее и познакомиться со студией и процессами.
  

А теперь помойте руки (эпидемия всё таки), выпейте валерьянки и ждите момента X.

Всё получится:)

#коронавирус #вебинар