Мы — сервис по управлению проектами WEEEK. И у нас свои причины не брать трубки.
Бесит, когда ты в потоке, в работе, в качалке, а кто-то звонит тебе и пытается что-то узнать или попросить. Ещё хуже, когда ставят какую-то задачу. Если ответить на такой звонок, то всё равно ничего не запомнишь. А звонящий, скорее всего, напишет тебе «сам-ап» разговора. Тогда какой смысл разговаривать, если всё равно потом записывать? Что делаем мы? Правильно, дожидаемся конца звонка и спрашиваем «Чего хотел?» в чатике.
Так вот, наши пять причин, почему звонки — худший способ коммуникации для постановки задач.
Причина 1. Звонок вырывает из состояния потока
Слово, конечно, очень хипстерское и заезженное, но оно отлично описывает ощущение глубокого погружения в дело. Когда забываешь про еду, отдых, перерывы, туалет.
Телефонный звонок нарушает «поток». А если на том конце провода тебе пытаются поставить какую-то задачку — так вообще бесит.
Как быть. Если вы — тот человек, который собирается звонить и ставить задачку, то не надо. Сформулируйте её сначала у себя в голове. Потом где-то запишите. Затем закиньте её в таск-менеджер: вместе с описанием и ТЗ. Если вы — тот человек, которому звонят, не делайте ничего и трубку не берите.
Причина 2. Сказанное в звонке не зафиксируется в голове
Устно проговоренные детали и договорённости растают вместе с концом разговора. Всё равно сказанное придётся фиксировать письменно — писать сам-ап, фолоу-ап и другие апы разговора в письме, в ТЗ или в чате.
Как быть. А тогда зачем звонить, если всё равно надо фиксировать сказанное письменно? А не надо. Сразу пишите задачу в таск-менеджере, в письме или чате. Ну, и потом уже можно позвонить и обсудить детали, если написанное осталось не понятым.
Причина 3. Если у принимающего звонок плохая память, то все дела посыпятся
«Я забыл!» — вот, что вы по итогу услышите от человека, который получил задачку устно или тем более в телефонном звонке. Вживую ещё есть шанс запасть человеку в душу со своей задачей — он запомнит ваш взгляд, тон, запах, как на вас падал свет, из-за какого плеча вы вылезли. А в звонке… нет, вряд ли он вас запомнит.
И в итоге что? Упущенные задачи, сорванные сроки, слитые деньги бизнеса. Мы, кстати, наглядно показали, как это происходит.
Как быть. Фиксировать задачи вперёд любого разговора в календаре или таск-менеджере принимающего. Не в чате, потому что там он их тоже потеряет.
Если ищете софт, чтобы не терять задачи, используйте сервис WEEEK.
Причина 4. Мы сами не берём трубки, потому что наше расписание видно в таск-трекере
«Есть пять минут на разговор?» или «У тебя есть время? У меня тут задача…» — худшие фразы для начала разговора. Потому что ответ будет или нет, или недовольство (путь и не высказанное вслух).
Да потому что мы все заняты делами, которые уже распланированы на день. И вместо того, чтобы спрашивать, ты можешь всё это посмотреть в таск-менеджере или онлайн-календаре! И не тратить время на лишние вопросы.
Как быть. Сразу переходите к делу. Сразу давайте то, с чем пришли. Или поставьте человеку задачу напрямую в календарь/планер — пусть сам оценит, куда её впихнуть в своё расписание.
Причина 5. Потому что говорить — отдельное искусство
И далеко не у каждого развита способность доносить мысли устно — особенно это критично, если тема разговора важная или сложная. А собеседник пять минут выражается размытыми формулировками — и остаётся только догадываться, а к чему это всё было.
А вот если такой человек получит время и пространство на формулирование мысли — и зафиксирует её письменно, а потом пару раз перечитает, вот тогда другое дело.
Как быть. Фиксировать дела и задачи письменно. Так ещё Петр I постановил делать.
А если ищете софт для фиксирования и контроля задач — используйте WEEEK.