Yota
100

Обустраиваем офис так, чтобы нравилось и сотрудникам, и управлению по охране труда

Как составлять ТЗ, договариваться с арендатором и работать с поставщиками.

В закладки

Сегодня офис перестал быть для сотрудника простым рабочим местом. В философии нового времени работа должна приносить удовольствие, и офисное пространство не должно выбиваться из этой концепции. Поэтому в современных офисах никуда без красивых и удобных переговорных, мягких пуфиков и пары игровых приставок для отдыха.

Однако обустроить удобный и функциональный офис, в который сотрудникам компании захочется приходить, не так просто. Важно соблюсти ряд важных правил, о них и расскажем.

Без ТЗ и результат ХЗ

Приступая к ремонту и обустройству офисного пространства, помимо бюджета, важно детально продумать и разработать техническое задание. Он включает в себя в том числе и визуализацию помещений.

Например, на этапе разработки и утверждения дизайна в Yota внимание уделили:

  • Общей стилистике отделки помещений.
  • Мебели.
  • Эргономике пространства.
  • Цветовой гамме.
  • Материалам и фактуре.
  • Деталям интерьера, которые должны соответствовать требованиям бренд-бука компании.

Ключевые критерии, которые необходимо учесть при создании технического задания, включают в себя описание всех. Вот наиболее значимые:

  • Функции департаментов, которые займут офис.
  • Необходимое количество переговорных комнат.
  • Вид рассадки сотрудников (опенспейс, кабинеты, смешанная схема рассадки).
  • Количество санузлов, которое должно соответствовать санитарно-правовым нормам.
  • Ряд технических требований к помещению, которые зависят от количества сотрудников (нужный объём воздуха, освещение, влажность, наличие открываемых окон).
  • Количество архивных и складских комнат.
  • Кухня — главное место общения и отдыха сотрудников, душа любого офиса.
  • Душевая — помещение, которое становится всё более востребованным из-за популярности велосипедов и спортивных активностей.
  • Стильная и продуманная зона ресепшн. Эта часть офиса производит самое значимое, первое впечатление.

Сотрудничество с арендодателем

Зачастую арендатор попадает в зависимость от арендодателя. Это связано и с эксклюзивными требованиями к офисному пространству, и с дефицитом офисных площадей в целом, например, в Санкт-Петербурге. При возникновении сложностей в коммуникации, важно договориться о взаимовыгодном сотрудничестве «на берегу».

Размер арендных ставок, валюта, разграничение зон эксплуатационной ответственности, штрафные санкции, количество парковочных мест, размер обеспечительного платежа, —

все эти условия нужно детально прописать в договоре. Это основной документ, который обеспечивает спокойствие и уверенность на весь срок его действия.

Практически любое условие можно комфортно адаптировать для сторон.

Например, если арендодатель не хочет идти на уступки при согласовании арендных ставок, имеет смысл договориться об увеличении срока аренды. Если споры возникают при разделении зон ответственности по эксплуатации офиса, важно четко определить их и согласовать возможность использования сторонней эксплуатирующей компании.

На что нужно обратить особое внимание при составлении договора аренды:

  • Количество арендодателей. Если договор подписан одним арендодателем, а владеет помещением несколько собственников, то любой из них сможет легко оспорить данный документ в суде.
  • Расторжение договора аренды. В этом пункте обязательно нужно указать сроки, в которые арендатор планирует съехать, условия возврата обеспечительного платежа, а также ситуации, при которых он не возвращается.
  • Дополнительные условия аренды помещения. В случае, если арендатору важна тишина и нужен отдельный вход, стоит указать это в договоре.

Важно проводить переговоры и искать варианты сотрудничества по каждому пункту, который не устраивает арендатора. Альтернатива есть всегда, и она совсем необязательно должна быть хуже.

Найти хорошего подрядчика

Современные компании проводят множество тендеров на обустройство офисов. Например, в Yota отдел закупок выполняет ключевую роль. Административный департамент составляет ТЗ на поставку продуктов в офис, выбирает подходящих контрагентов, которые могут поучаствовать в тендере.

После этого специальный департамент начинает закупку. Каждый поставщик услуги оценивается по техническому и финансовому параметрам: насколько точно и качественно была предоставлена услуга, подходит ли она по обозначенной в ТЗ цене.

Во время проведения закупки, сотрудники административного департамента выступают консультантами и экспертами. По результатам закупки принимается решение о дальнейшей работе с тем или иным поставщиком.

Нововведения в обустройстве офиса

Сегодня многие компании стремятся создать наиболее комфортные условия для своих сотрудников, чтобы повысить их лояльность и продуктивность. Компании заимствуют друг друга открытия, оперативно внедряют в офисы новинки с профильных выставок и конференций.

К примеру, в Yota недавно появился пурифайер, благодаря которому удалось практически полностью отказаться от бутилированной воды. У такого устройства есть продвинутые степени очистки, оно выдает воду в трёх температурных режимах и делает лёд. Теперь бутилированная вода используется только для совещаний топ-менеджмента.

Продумывая обустройство рабочего пространства, важно помнить не только про дизайн, но и про его функциональность. Конечно, красивый стол добавит сотруднику хорошего настроения, но если работать за ним неудобно, то визуальный эффект не принесет радости.

Ещё одно интересное и работающее решение, которое разнообразит рабочий процесс — система Free desk с личными локерами для хранения вещей. Каждый день сотрудник сможет выбрать новое место для работы в зависимости от своих планов. Нестандартные рабочие места, например, в виде подиумов с мягкими подушками и панорамным видом на город или хорошо оборудованная кухня с удобными столиками тоже смогут внести дополнительные краски в монотонный рабочий день.

Из последних нововведений в столичных офисах — беспроводные универсальные зарядные устройства, вмонтированные прямо в рабочие столы.

Наталья Воробьева
административный директор Yota
{ "author_name": "Yota", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 0, "likes": 2, "favorites": 2, "is_advertisement": false, "subsite_label": "yota", "id": 70021, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Fri, 31 May 2019 17:52:07 +0300" }
{ "id": 70021, "author_id": 170761, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/70021\/get","add":"\/comments\/70021\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/70021"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 170761, "last_count_and_date": null }

Комментариев нет 0 комм.

Популярные

По порядку

0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Хакеры смогли обойти двухфакторную
авторизацию с помощью уговоров
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }