Обустраиваем офис так, чтобы нравилось и сотрудникам, и управлению по охране труда

Как составлять ТЗ, договариваться с арендатором и работать с поставщиками.

Сегодня офис перестал быть для сотрудника простым рабочим местом. В философии нового времени работа должна приносить удовольствие, и офисное пространство не должно выбиваться из этой концепции. Поэтому в современных офисах никуда без красивых и удобных переговорных, мягких пуфиков и пары игровых приставок для отдыха.

Однако обустроить удобный и функциональный офис, в который сотрудникам компании захочется приходить, не так просто. Важно соблюсти ряд важных правил, о них и расскажем.

Приступая к ремонту и обустройству офисного пространства, помимо бюджета, важно детально продумать и разработать техническое задание. Он включает в себя в том числе и визуализацию помещений.

Например, на этапе разработки и утверждения дизайна в Yota внимание уделили:

• Общей стилистике отделки помещений.
• Мебели.
• Эргономике пространства.
• Цветовой гамме.
• Материалам и фактуре.
• Деталям интерьера, которые должны соответствовать требованиям бренд-бука компании.

Ключевые критерии, которые необходимо учесть при создании технического задания, включают в себя описание всех. Вот наиболее значимые:

• Функции департаментов, которые займут офис.
• Необходимое количество переговорных комнат.
• Вид рассадки сотрудников (опенспейс, кабинеты, смешанная схема рассадки).
• Количество санузлов, которое должно соответствовать санитарно-правовым нормам.
• Ряд технических требований к помещению, которые зависят от количества сотрудников (нужный объём воздуха, освещение, влажность, наличие открываемых окон).
• Количество архивных и складских комнат.
• Кухня — главное место общения и отдыха сотрудников, душа любого офиса.
• Душевая — помещение, которое становится всё более востребованным из-за популярности велосипедов и спортивных активностей.
• Стильная и продуманная зона ресепшн. Эта часть офиса производит самое значимое, первое впечатление.

Зачастую арендатор попадает в зависимость от арендодателя. Это связано и с эксклюзивными требованиями к офисному пространству, и с дефицитом офисных площадей в целом, например, в Санкт-Петербурге. При возникновении сложностей в коммуникации, важно договориться о взаимовыгодном сотрудничестве «на берегу».

Размер арендных ставок, валюта, разграничение зон эксплуатационной ответственности, штрафные санкции, количество парковочных мест, размер обеспечительного платежа, —

все эти условия нужно детально прописать в договоре. Это основной документ, который обеспечивает спокойствие и уверенность на весь срок его действия.

Практически любое условие можно комфортно адаптировать для сторон.

Например, если арендодатель не хочет идти на уступки при согласовании арендных ставок, имеет смысл договориться об увеличении срока аренды. Если споры возникают при разделении зон ответственности по эксплуатации офиса, важно четко определить их и согласовать возможность использования сторонней эксплуатирующей компании.

На что нужно обратить особое внимание при составлении договора аренды:

• Количество арендодателей. Если договор подписан одним арендодателем, а владеет помещением несколько собственников, то любой из них сможет легко оспорить данный документ в суде.
• Расторжение договора аренды. В этом пункте обязательно нужно указать сроки, в которые арендатор планирует съехать, условия возврата обеспечительного платежа, а также ситуации, при которых он не возвращается.
• Дополнительные условия аренды помещения. В случае, если арендатору важна тишина и нужен отдельный вход, стоит указать это в договоре.

Важно проводить переговоры и искать варианты сотрудничества по каждому пункту, который не устраивает арендатора. Альтернатива есть всегда, и она совсем необязательно должна быть хуже.

Современные компании проводят множество тендеров на обустройство офисов. Например, в Yota отдел закупок выполняет ключевую роль. Административный департамент составляет ТЗ на поставку продуктов в офис, выбирает подходящих контрагентов, которые могут поучаствовать в тендере.

После этого специальный департамент начинает закупку. Каждый поставщик услуги оценивается по техническому и финансовому параметрам: насколько точно и качественно была предоставлена услуга, подходит ли она по обозначенной в ТЗ цене.

Во время проведения закупки, сотрудники административного департамента выступают консультантами и экспертами. По результатам закупки принимается решение о дальнейшей работе с тем или иным поставщиком.