Эффективная постановка Задач*

Истории про «постановку задач» весьма избитые, но как показывает практика моих консультаций — редкий руководитель понимает как это делается эффективно.

В чем основные сложности постановки задачи?

Некоторые наивно думают, что их задача верно сформулирована. В лучшем случае они быстро упрутся в тупик... в худшем - долго будут "вычерпывать воду из дырявой лодки"...

Часто бывают трудности с осознанием важности задачи. Некоторые руководители привыкли тупо заполнять свое и подчиненных свободное время на неважные, но срочные дела...

Но самое главное это отсутствие гарантий, что ты правильно понял проблему, на основе которой ставишь задачу. Хотя нет… есть и пострашнее: полная уверенность в том что понимаешь проблему, которую по-факту не понимаешь… но формулируешь на ее основе задачу. Да, тут есть над чем подумать…

Наверняка, по ходу чтения, у читателя появится желание встретить примеры... Пример есть - он в конце статьи.

По порядку…

Вот вы встретились с партнерами, коллегами или сотрудниками на очередном совещании. У всех куча идей как решить те или иные проблемы. Что явится критерием выбора проблемы для обсуждения? Правильно! Цель. (хотя вы может так и не думали)

Обсуждения без цели — бессмысленно. Задайтесь простым вопросом: Какая цель встречи? Ответив на него вы определите критерий отбора проблем.

Далее согласно выбранной цели вы набрасываете варианты проблем. В данный список включается все, что приходит в голову согласно цели. По завершению списка — расставьте приоритеты.

«ТОП-3 победителя» из списка выигрывают проход в следующий тур. Почему ТОП-3? Однозначного ответа нет. Можете составить ТОП-1,7,10 — без разницы. Просто в последующих этапах может, что-то пойти не так (проблема не выдержит актуальности, например), а запасной вариант нужен.

Данной проверкой вы определяете реальную важность решения проблемы. Задав серию вопросов “Почему?” или “Зачем?”, вам может открыться глубинный замысел будущего решения! Или ничего не открыться. Что тоже часто бывает… Ищите глубинный замысел - это даст большую мотивацию для ее решения.

Также проверьте решение проблемы на прямые и косвенные выгоды. Выгоды должны быть! Данные выгоды для каждого могут быть различными: кто-то идет за деньгами, а дополнительно получает связи, бонусы или еще что-то… Но я думаю мы с вами найдем множество примеров, когда деньги будут косвенной выгодой…

Допустим вам стала понятной цель и вы выбрали актуальную проблему... Время переходить к формулированию задачи. Не жалейте времени на данном этапе. Как бы ни было дорого время, но время затраченное на движение в неправильном направлении стоит еще дороже.

В процессе формулирования задачи не запрещается:

Первое, что можно сделать из простого, это изменить ключевые слова синонимами. Надеюсь поиск ключевых слов в формулировке проблемы не будет трудным, но на всякий случай: ключевые слова это те слова без которых формулировка теряет смысл. Игра слов уже может навеять свежие идеи не прибегая к серьезному разбору.

Поигрались со словами? Отлично! Теперь к тяжелой артиллерии.

Масштабирование - подобно этапу «проверка на важность», только теперь мы раскрываем глубину задачи. Здесь мы работаем с тремя аспектами: формулировкой, важностью и, самое главное, с альтернативными путями решения. Работаем через знакомую серию вопросов: “Почему?” и “Зачем?”.

Это старый принцип: от общего к частному.

Выделяем подзадачи, т.е. детально разбираемся со всеми возможными составляющими задачи . Основной инструмент — вопросы детализации: “кто, что, какие, куда, где, когда, почему”. А завершает детализацию полученных формулировок вопрос “Как?”. Данный вопрос отвечает за построение конкретных шагов.

После большой работы - отдохните, наберитесь сил и задайте контрольные вопросы «в голову» задачи: “Как еще?” и “Что еще?”. Итогом могут стать золотые крупицы! или серая пыль… Этот этап больше похож на ритуальное завершение))

5. Сформулируйте задачу в первом приближении;

6. Варьируйте ключевые слова формулировки задачи;

7. “Масштабируйте” задачу. Выясните, какие пути (формулировки) могут привести к решению задачи еще, а может быть даже лучшим образом;

8. “Детализируйте” задачу. Получив полное представление о задаче серией вопросов ;

9. “Дожмите” задачу вопросами: Как еще? Что еще?

Пример местами упрощен до абсурда и составлен чисто для наглядности алгоритма, а не как тема для критики содержания текста...

4. Определились с аргументами в пользу всех трех проблем/возможностей после чего: одну признали ничтожной; другую веской, но второго плана; остановились на последнем варианте;

5. Команда руководителей сформулировала задачу к проблеме/возможности в первом приближении: Каким образом мы можем увеличить число хороших продажников?

6. Вариации: Каким образом мы можем увеличить число хороших продажников?

a) Каким образом мы можем сделать хороших продажников из старых?

b) Каким образом мы можем увеличить число стрессоустойчивых продажников?

c) Каким образом мы можем привлечь новых хороших продажников? и т.д.

7. Выбрав вариант ”а” руководители начинают масштабирование:

пока не доберетесь до сути;

7.1. К примеру, скомбинировав, выбрали новую формулировку задачи: Каким образом мы можем сократить время и ресурсы на создание хороших продажников?

8. Переходим к детализации серией вопросов: Кто, Что, Какие, Где, Когда, Почему, Как;

9. Пройдя все этапы руководство касается последнего этапа “дожим”. Как еще? Что еще?

*в данной статье “задача”, “проблема” и “возможность” - синонимы.