Организация почты по методу Zero Inbox
Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала "Life as a project", сегодня я рассказываю, как привести почту в порядок по методу zero inbox.
Ваша входящая папка должна быть пуста в конце каждого дня. Для этого нужно один-два раза в день заходить в почту и сортировать все пришедшие письма. Таким образом, каждый день у вас будет пустая папка входящих, или не более 10 писем в ней, c которыми вы работаете.
Алгоритм обработки каждого письма соответствует общему алгоритму zero inbox. Всего существует четыре действия с письмом: удаление, архивация, отложение, работа с ним. Чтобы иметь пустой ящик с каждым письмом нужно совершить одно из четырех действий, в зависимости от содержания письма.
Действия с письмом:
- Создать задачу - из всего, что требует действий. Прежде всего, вам необходимо поставить задачу, связанную с информацией в письме. При чтении каждого письма должен возникать вопрос «нужно ли мне что-то сделать исходя из прочитанного?». Если ответ «да» и дело не займет больше 5 минут, делайте сразу, а затем удаляйте письмо или архивируйте. Если дело займет больше, то занесите эту задачу в свой таск-трекер. Если задачу нужно сделать в другой день и вам понадобится информация из этого письма, то отложите его до нужного дня. Если с информацией в письме ничего делать не нужно, то сразу переходите ко следующим пунктам.
- Удалить - все, что не нужно и не пригодится в будущем. Но тут нужно точно понимать, как эта информация пригодится, если хочется ее оставить. Нет смысла хранить приглашения на мероприятия или конкурсы, на которые вы сразу решили не идти. Также, удалять стоит рекламу и промо-рассылки, при чем желательно сначала отписаться от них навсегда.
- Архививировать - все, что может когда-нибудь пригодится, но не должно висеть во входящих. Если что, то любую информацию из архива можно всегда найти по поиску в почте. Я архивирую все личные письма, а также письма с вложениями и документами (если они не нужны в моем хранилище документов).
- Отложить - все, что будет актуально в какой-то точный момент в будущем. Функция отложить (snooze) присылает вам повторно это же письмо в то время, которое вы поставите. Это удобно, когда знаешь, что информация в письме понадобится в определенный момент, но не сейчас. Например, когда приходит информация по записи на мероприятие или встречу, которое состоится через неделю. В таком случае можно отложить письмо, и оно придёт снова в нужный момент - накануне мероприятия вечером, когда вы будете заносить всю информацию о событии в календарь.
Очень важно не попасться в ловушку постоянного расхламления. Да, это невероятно приятно чистить папку входящих и видеть там пустоту. Но все же не нужно этим увлекаться. Необходимо не забывать для чего вы вообще делаете это.
Еще раз приведу цитату создателя метода Zero Inbox:
«Вся технология пустого ящика - о том, как владеть своей почтой, своим вниманием и своей жизнью. Слово «пустой» в названии метода относится не к количеству писем в ваших входящих, а к количеству ваших мыслей об информации в этих входящих. Особенно, когда вы не хотите об этом думать. Вот и все» - Мерлин Манн
Я сама попалась в эту ловушку, и какое-то время быстро чистила папку, не уделяя должного внимания информации в письмах и не работая с ней достаточно. Но через какое-то время у меня скопилось слишком много писем и в архиве - там, где должно быть лишь то, что действительно хочется сохранить. Мне пришлось разобрать архив, и с тех пор я стараюсь не убирать письма из входящих пока не проведу все необходимые действия с ними. Теперь мой ящик не всегда физически пустой, там есть 2-8 писем, зато думаю я о нем гораздо меньше, и не переживаю, что что-то забыла сделать.
Расхламление почты
Если вы до этого никогда не были минималистом или очень организованным человеком, скорее всего ваша почта сейчас очень в плохом состоянии. Когда я узнала о методе zero inbox, у меня было 4 почтовых ящика - 2 личных, 1 старый и 1 корпоративный. В двух из них, во входящих, у меня было более 7000 писем, в остальных менее тысячи. Мне потребовалось 5 часов, чтобы разобрать все ящики, но это стоило того.
Для того, чтобы начать вести Zero inbox, конечно же, вам придется устроить расхламление вашей почты. Для того, чтобы разобрать огромный и загруженный почтовый ящик также есть лайфхаки. С помощью них, у меня получилось сделать это всего за 5 часов вместо нескольких дней. И я даже получила удовольствие о чтения старых писем и ностальгии по прошлому. Тем не менее, это занятие по-любому займет много часов, поэтому настройтесь на рутинную работу, пейте расслабляющий чай и делайте перерывы. Конечно, вы можете просто взять и удалить все старые письма. Но так, вы возможно потеряете ценную информацию, памятные фото и важные документы.
Важно: Не теряйте время на создание папок для писем. С материальными письмами это очень удобно, но в электронной почте самое быстрое - использовать поиск.
Алгоритм расхламления почты:
- Проверяйте все папки. В Gmail стоит автоматическая фильтрация писем по входящим, соц.сетям и рекламе. Из папки рекламы и соц. сетей проще удалить все письма сразу, одним нажатием, с помощью выделения всех писем на странице.
- Отписывайтесь от всех ненужных рассылок. Как только вы натыкаетесь на какое-то письмо от бренда, отписывайтесь от его рассылки, чтобы потом вам не приходило больше писем. Если вы подозреваете, что бренд не очень честный, то отправляйте его письма в спам - алгоритмы почты быстро научатся и сами будут блокировать этого отправителя.
- Удаляйте письма массово. По поиску можно найти все письма с вложениями, по определенной теме или от какого-то конкретного отправителя. Вбивайте в поиск адрес отправителя и выделяйте все письма от него, а затем либо удаляйте их, либо архивируйте.
- Просматривайте личные письма, чтобы случайно не удалить ценную информацию. Возможно некоторые письма вам захочется заархивировать, а другие письма этого же отправителя удалить.
Если вы разберете ваш почтовый ящик, напишите мне ваши ощущения. Будет очень интересно помогли ли вам советы, и сколько времени вам понадобилось на расхламление :)