Осень — пора горящих дедлайнов. Стоит ли ждать результата или лучше помочь команде в подготовке КП?
Когда ты нью биз, ситуация со сроками обостряется. Нет четких дат для планирования, зачастую, не удается выделить на подготовку решения задачи 2 недели. Ответы на некоторые вопросы нужны в моменте. День и ночь клиента атакуют конкуренты. Позволить производству готовить КП не спеша — слишком большая роскошь. Как быть? Я собрала 5 практических советов по оптимизации времени работы над проектом.
1. Конкретизировать задачу.
Извечное «каков бриф — таков и креатив» в работе с новыми клиентами максимально обостряется. На этапе брифования не надо просить заполнить классические поля «название бренда, период рекламной кампании» — это не информативно. Спросите лучше собеседника:
— как вы будете оценивать медиаплан?
—какие KPI в приоритете ?
—какие инструменты уже пробовали ранее для этой задачи?
—какие получились результаты?
—вы были довольны?
Чем точнее клиент объяснит свой взгляд, тем точнее будет поставлена задача в производство. Возможно, негативный опыт прошлой РК вызывает нервное подергивание от слова «rtb» и вам нужно будет больше внимания уделить обоснованию технологии. Либо исключить из МП до поры до времени.
Профит: экономия времени специалистов.
Доп профит: попадание в ожидания клиента точнее.
2. Установить пре-дедлайн.
Если клиент ждет КП в пятницу, попросите подготовить все к четвергу. Как минимум, вы оставите себе время на проверку и правки. Ну или же порадуете клиента оперативностью, сдав работу заранее.
Количество промежуточных дедлайнов зависит от сложности задачи. Если речь идет о комплексной стратегии, я назначаю не меньше 3 встреч с производством:
2.1. Рабочая группа в начале для погружения в задачу Я презентую проектной команде бриф, отвечаю на уточняющие вопросы. Все вместе мы рисуем дорожную карту работ, штурмуем идеи на поверхности, назначаем промежуточные точки контроля и дедлайн.
2.2 Срезовая встреча после сбора данных и аналитики. Удобный формат для чистки гипотез, сформированных на первом этапе. Позволяет свежим взглядом оценить идею и дополнить ее, исходя из полученной информации. Часто появляются тактики, не приходившие в голову ранее.
2.3 Превью итога. На этой встрече мы смотрим готовый вариант предложения, каждый участник вносит правки, дорабатываем формулировки и вычитываем работу. Через день получаем готовый продукт.
Весь цикл обычно занимает около 1 недели и позволяет существенно оптимизировать процесс подготовки, время и число доработок на финальном этапе.
3. Завести чек-лист
Постановка задачи в CRM ликвидирует возможность забыть о ней. Но вот забыть детали или уточнения все еще реально. Чек-лист спасает в подобных ситуациях. Как исполнителю, так и постановщику задачи удобно общаться в формате емких подзадач — bullet points
Профит: я не сижу и не гадаю «а кто-то работает над задачей? как мы вообще продвигаемся?» Я захожу и смотрю чек-лист, спрашиваю уже по конкретным пунктам.
4. Предложить помощь
Задача этого пункта скорее ненавязчиво напомнить о себе, нежели реально помочь команде. Хотя, не исключен такой расклад, при котором за время подготовки задачи вы общаетесь с клиентом и получаете дополнительную информацию, которая может значительно повлиять на результат. В таком случае, надо бежать и требовать, чтобы вашу помощь приняли!
5. Презентовать работу
Попросите исполнителя презентовать работу. Да-да, не просто сдать в почту, а продать готовый продукт вам. Во-первых, позадаете каверзные вопросы, которые могут возникнуть у клиента. Во-вторых, вы лучше поймете идею, поднаберетесь аргументации и с легкостью на защите ответите на вопросы типа « а как работает этот инструмент?»
Ну и , наконец, если нью биз купил работу производства, то и клиент не сможет устоять.
Эту методику я выработала за 2 года работы в агентстве, мне она сэкономила кучу времени и сил! Если, отправив бриф и поставив дедлайн, вы приняли позу ждуна, то с 99% вероятности результат разочарует, да и сроки будут сорваны.
Итак, чтобы этого избежать:
1. Детализируйте задачу
2. Установите минимум 2 точки контроля
3. Ведите чек-лист
4. Не бросайте задачу на произвол судьбы, подключайтесь
5. Купите работу сами, затем уже предлагайте клиенту