Dmytro Voloshyn
217
Блоги

Команда и дедлайны: что мешает выполнять задачи вовремя

Как сооснователь и CTO маркетплейса для поиска репетиторов Preply рассказываю о причинах просроченных дедлайнов и о том, как с этим бороться.

Поделиться

В избранное

В избранном

Практика показывает: проект с пропущенным дедлайном — явление не случайное. Есть целый ряд ошибок, которые к нему ведут. Рассмотрим основные причины срыва дедлайнов, а также несколько лайфхаков о том, как его избежать.

Непонимание целей

Для менеджмента постановка задачи — второй по значимости этап после планирования. Внутри компании каждый сотрудник должен четко понимать, чего от него ждут и, главное, к каким результатам должны привести его усилия.

Случается, что человек занимается работой, имея очень размытое представление о том, что конкретно он делает и зачем. В день сдачи проекта руководителя будет ждать неприятный сюрприз: оказывается, исполнитель не понял свою задачу и сделал совсем не то. Виноват здесь, разумеется, менеджер, и его задача — наладить процесс постановки целей.

У нас постановка целей и контроль над выполнением задач регулируются с помощью V2MOM (Vision, Values, Methods, Obstacles, Measures), одного из инструментов agile-методологии. Он заключается в том, что менеджер не просто механически «спускает» таски подчиненным, а ставит собственные цели, которыми делится с командой. Сотрудники следующего уровня составляют свои цели самостоятельно. Их цель — делать то, что поможет вышестоящему руководителю получить заданные key results. Человек спрашивает себя: «Что я могу сделать, чтобы департамент получил такой результат?».

Ошибки коммуникации

Чтобы команда работала эффективно, каждый участник должен понимать, кто и чем в этой компании занимается. Специалисту нужно знать, откуда к нему пришел материал для работы и кто будет следующим работать с этой задачей. В такой обстановке легко понять, кому нужно указать на ошибки и у кого попросить уточнение по ТЗ. Для быстрой и четкой коммуникации стоит перевести все общение в один канал: например: всем известный Slack.

Здесь стоит уделить особое внимание новым сотрудникам. Новички, не знакомые с командой, не всегда могут сориентироваться и вовремя найти того, кто поможет решить задачу быстро. Начинающий специалист будет сам разбираться в проблеме, которая, возможно, уже решена. А бывает и так, что новичку, особенно на испытательном сроке, принципиально хочется решить проблему самостоятельно. И в ситуации жесткого дедлайна такая проактивность может сыграть злую шутку.

Важно создать внутри компании доверительную атмосферу, где новичок может рассчитывать на взаимодействие с профессионалами, наставничество и поддержку. Нужно сделать так, чтобы не было страха перед ошибками, ведь они неизбежны, а кроме того — они учат.

Забытые таски

Еще одной проблемой может быть огромное количество мелких задач, о которых легко забыть. Часто бывает, что во время выполнения текущей задачи появляется несколько новых, которые невозможно отложить на потом. Разумеется, человек переключается на новые таски, забыв об изначальных заданиях. Вспомнить о них удается не всегда.

Чтобы сотрудники не терялись в бесконечном потоке задач, нужно подобрать действительно подходящий таск-менеджер или систему управления проектами. Сотрудники должны принимать участие в выборе этих инструментов, ведь им с ними работать. Мы раньше использовали Trello, но со временем перешли на Jira.

Путаница в приоритетах

Если перед человеком стоит несколько задач, между которыми он свободно лавирует, всегда есть риск ошибиться. Часто раньше выполняются таски с низким приоритетом. Главная причина этой ошибки — в том, что проблемы решаются по мере поступления, а не в зависимости от важности.

Вспомним матрицу «срочное/важное». Да, бывают таски, одновременно срочные и важные. Но точно так же задача может быть важной и несрочной, и она откладывается в долгий ящик. Зато срочные и неважные перетягиваю внимание на себя, сотрудник хватается за них, тратя время на работу с низкой значимостью.

Разобраться с правильной расстановкой приоритетов помогает все тот же V2MOM, а в краткосрочной перспективе — ежедневные короткие митинги scrum daily. По утрам мы с командой обсуждаем результаты за прошлый день и делимся планами «на сегодня». Там же можем проговорить, какие задачи первостепенны, а какие могут быть выполнены во вторую очередь.

И напоследок: частые срывы дедлайнов — это всегда признак ошибки в системе, неэффективной организации процессов. Если вы сталкиваетесь с этой проблемой, определите, где ваше «узкое место». Возможно, у вас не налажена постановка совместных целей. Возможно, хромает коммуникация. А может быть и так, что какому-то департаменту не хватает рук или софта, и этот отдел тянет компанию вниз. Не всегда нужно перестраивать всю работу, порой достаточно добавить один инструмент, чтобы вывести на новый уровень весь бизнес.

{ "author_name": "Dmytro Voloshyn", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": -3, "favorites": 5, "is_advertisement": false, "section_name": "blog", "id": "33171", "is_wide": "" }
{ "is_needs_advanced_access": false }

Комментарии Комм.

Популярные

По порядку

0

Прямой эфир

Подписаться на push-уведомления
[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } } ]