Как Альфа-Банк автоматизировал составление авансовой отчётности
Теперь нужно только не забыть сфотографировать чеки
Каждый, кто хоть раз составлял авансовую отчётность, знает, насколько это долгий и нудный процесс. Так было во времена, когда мы пользовались только наличкой, так осталось даже, когда появились корпоративные карты. Всё равно нужно было сохранять чеки по каждой трате и отчитываться по ним. Сейчас всё решается «одной кнопкой» — Альфа-Банк стал первым российским банком, который полностью автоматизировал процесс авансовой отчётности для своих клиентов и представил сервис «Чеки». Рассказываем, как это получилось.
Зачем автоматизировать авансовую отчётность
Например, вы отправляетесь в командировку. Прилетаете в другой город, заказываете такси до гостиницы и снимаете номер. Идёте в кафе перекусить, потом едете в офис — для этого тоже вызываете такси. Вечером от лица вашего филиала устраиваете ужин для местных коллег. Таких ужинов предстоит несколько, а количество поездок на такси к окончанию командировки будет исчисляться десятками.
В какой-то момент вам понадобится купить воды, переправиться на пароме, воспользоваться химчисткой. Командировочные расходы компенсирует работодатель, но отчитываться за них придётся вам. Не можете найти чек на паром, потому что оставили его в химчистке? И за неё тоже чека нет?
Так начинаются проблемы с авансовой отчётностью. Сбор чеков по всем расходам занимает массу времени и ложится на плечи бухгалтера и самого сотрудника. Нельзя ничего терять и рвать, каждый чек надо бережно хранить, а потом передать бухгалтеру, чтобы тот занёс его в бухгалтерскую программу.
До прошлого года готовить авансовую отчётность приходилось вручную. На это уходило много времени, особенно в крупных компаниях, где составляют тысячи авансовых отчётов за месяц. А потом Альфа-Банк и компания PILX презентовали первый сервис, который автоматически заполняет все данные за человека — нужно только отсканировать qr-код на чеке, и вся информация с него загрузится в программу.
Такой сервис был необходим ещё в середине 2010-х годов, когда широко распространились корпоративные карты. Корпоративная карта — это та же дебетовая карта, но человек тратит с неё не свои деньги, а деньги компании. Только Альфа выпустила более миллиона таких карт, а всего их в России больше пяти миллионов.
Но отчитываться по корпоративным картам нужно было дедовским способом: собирать чеки, вносить вручную данные в авансовый отчёт. Количество карт выросло быстрее, чем на это смогли среагировать обычные бухгалтерские приложения. Создатели сервиса на собственном опыте понимали масштаб проблемы.
Как разрабатывали и запускали сервис
Разработчики приступили к созданию сервиса в 2020-м году. Как раз в то время вовсю шло внедрение онлайн-процессов в налоговое законодательство. На самих чеках стали появляться специальные сведения, которые подтверждали его подлинность, например, qr-код. Всё это позволило перенести составление авансовой отчётности в интернет.
Команда разработчиков активно собирала обратную связь — далее сервис улучшали во многом благодаря пользователям. Например, таким образом в интерфейсе приложения появилась возможность выделить все чеки, которой не было в момент создания PILX. Изначально подразумевалось, что траты по корпоративным картам очень разнородные и их всегда придётся разбивать по разным категориям. Поэтому каждый загруженный в систему чек нужно было отдельно выделять, чтобы потом отнести его к нужной категории — даже если категория каждый раз одна и та же. Однажды в компанию обратился человек, который оплачивал корпоративными картами только такси. Ему нужно было перескочить абсолютно лишний в его случае пункт выделения каждого чека по отдельности.
Благодаря обратной связи в сервис также добавили аналитику использования корпоративных карт по категориям. Теперь можно смотреть на любые показатели — траты, сотрудники, время, контрагенты — и проверять их статус.
PILX c самого начала ориентировались на распространение своего решения через банк-партнёр. Им стал Альфа-Банк.
Альфа первой начала поддерживать и развивать корпоративные карты в России. В прошлом году банк провёл исследование потребностей владельцев корпоративных карт. Выяснилось, что людям нужна помощь в составлении авансовой отчётности.
Так Альфа-Банк познакомился с решением от PILX: две компании объединились, чтобы автоматизировать работу, которая превращалась в головную боль для людей с корпоративными картами. Пилот проекта был готов уже через месяц.
Что получилось
Владельцы корпоративных карт Альфа-Банка пользуются сервисом бесплатно. Сервис доступен и руководителям компаний, и бухгалтерам, и любым другим сотрудникам, которые работают с корпоративными картами.
Решение Альфа-Банка и PILX простое по механике. Бумажные чеки больше не обязательно хранить — достаточно их отсканировать и загрузить в приложение в смартфоне.
Сервис проанализирует данные с чеков и автоматически сформирует электронные копии, которые также будут являться фискальными документами. Сотруднику нужно заполнить лишь данные об отчёте (его название, тип, указать валюту) и добавить в него нужные чеки — на это уйдёт всего пара минут. При необходимости отчёт можно сразу из сервиса загрузить в 1С.
Также нужно самостоятельно указать категорию трат. В авансовой отчётности могут отражаться представительские, материальные и командировочные **расходы — так считает российское законодательство. На практике в них нужно впихнуть буквально всё многообразие жизни. Поэтому в сервис уже по умолчанию заложены наиболее популярные категории: такси, билеты, автомойка, покупка расходных материалов и так далее.
Решение дополняет несколько удобных функций, например, проверка подлинности чека. Приложение PILX моментально проверяет загруженный чек в ФНС с помощью встроенных алгоритмов. После этого вся необходимая информация из чека «подшивается» в авансовую отчётность.
К приложению можно подключить сервис «Мои чеки онлайн» от ФНС, и чеки оттуда будут добавляться в PILX автоматически. Всё больше крупных торговых точек — супермаркеты, АЗС, строительные магазины — начали передавать чеки онлайн.
Каждый раз, когда вы совершите онлайн-оплату по номеру телефона или адресу электронной почты, PILX будет получать чеки и предлагать загрузить их в сервис.
Что дальше
Несколько улучшений планируется уже в ближайшее время:
- Подключить к сервису Alfa ID: можно будет авторизоваться по своему банковскому профилю.
- Возможность добавлять собственные категории расходов. Например, сотрудник пользуется паромом — и ему обязательно нужно указать это отдельной категорией в отчете. Такие запросы случаются регулярно.
Также в планах сделать функцию отслеживания всех транзакций по корпоративным картам сразу в сервисе.
А зачем это лишнее приложение, когда в большинстве бухгалтерских программ давно такое есть? Фоткай и отправляй бухгалтеру.
И зачем вы вводите в заблуждение, всё равно все чеки придется распечатать и приложить к бумажному отчету АО-1
а зачем бумажный отчёт ?
по законодательству организация должна хранить его вместе с первичкой 5 лет. Чтобы налоговая не посчитала, что вам так зарплату выплачивают, и налоги не доплачивают
Мечтал об этом, когда был региональным менеджером, вечно эти чеки куда-то терялись и потом влетало
Мы тоже как-то думали над подобной разработкой, но сил и времени не хватило, чтобы начать( А ведь залетит 100%
Эт круто, и вам плюс получается, и стартапам, которые как правило ОЧЕНЬ нуждаются в подобных поддержках
Люди в командировках ездют на пароме в химчистку. Где-то жизнь кипит!))
Да, для бизнеса это очень полезный инструмент. Мы в Аспро.Cloud добавили подотчет. В нем можно создать индивидуальный счет для работника и пополнить его на нужную сумму. Сотруднику нужно только сканировать чеки через QR-код в мобильном приложении. При этом он видит, сколько у него еще есть денег, но не получает доступ к другим финансам компании.
Руководитель понимает, какие расходы были в командировке, а еще есть возможность вернуть остатки. Деньги не приходится выносить из системы и не нужно хранить чеки, чтобы отчитаться о затратах. Плюс все расходы система сама распределяет по отчетам ДДС и ПиУ, что сильно упрощает управленческий учет 🙌
Какой-то очень удобный сервис на первый взгляд. Надо присмотреться.
Если с 2020-ого года разрабатывали, то наверное для удобства хорошо постарались
У нас это облегчило бы жизнь и командировщикам, и бухгалтерам.У них постоянно горит, что кто-то не сдал чеки и тд. Годно
Автоматизировано? Это мило.
Короче новая бесплатная плюшка для клиентов, могли бы просто так описать
Главное чтобы это было удобно. А то порой появляются сервисы, которые для облегчения усложняют по итогу жизнь.
А кто эти чеки выдает-то? Обычно оплата картой происходит, то есть банк сам знает, кому оплатил, и Mcс известен, и ид терминала, можно все данные подтянуть, так и готовьте сами авансовый отчет в банковском приложении, зачем чеки хранить? Только если налом где расплачиваться?
Помню, как мучился в первое время в поездках еще давным давно, даже наплевать хотел уже на эту отчетность.. Где вы были раньше?
Никогда с нуждой в таком решении не сталкивался. Интересно послушать тех, кому реально это поможет. Глянул бы обзорчик от пользователя
Ну точно легче, чем их все сохранять )
Смысл в ваших нововведениях, если на человека в вашем банке могут взять кредит мошенники, поменяв при этом все данные внутри банка а вы скажете что это ошибка и дадите промокод на 3тыс?😄
Альфабанк меня пытался обмануть при открытии счета ИП - выпустил мне привязанную карту к счету, которая через 6 месяцев станет платной, от которой я в явном виде отказался при подписании бумаг с менеджером
Удивлены прочитанным 😔 Напишите в личные сообщения ваши ФИО, дату рождения и ИНН, проверим.
Давайте начнем с простого вопроса. У вас по умолчанию открывается эта карта, привязанная к счету?
Это мне сказала и менеджер, и девушка с телефона, когда я ей это недовольство высказал.
Это неверно? Не по умолчанию? Тогда кто же ее открыл?
Любой продукт можем оформить только с вашего согласия. Хотим проверить детали и разобраться. Напишите, пожалуйста, в личные сообщения.
Напишите ясным русским - нет, по умолчанию без заказа и тем более при явном отказе - мы таких виртуальных карт не открываем
Вот прямо этим текстом в комментарий
Нет, оформление карты необязательно.
повторите цитату
нет, по умолчанию без заказа и тем более при явном отказе - мы таких виртуальных карт не открываем
С ними бесполезно разговаривать, этот банк как цыгане на вокзале.
Напишите новость как вы ненавидите своих клиентов, неделю не ставите терминал торговый, а десятки звонков в поддержку, потому что кто то останется без безнала в новой локации на праздники новогодние, заканчиваются «вашей заявке повышен приоритет, ожидайте, мы ничего не можем сделать». Неделю!
Уродское отношение к клиентам, какая к черту автоматизация ребята, у вас колхоз лютый )))
Клиентов очень любим 🙏 Пожалуйста, напишите ИНН компании нам в личку. Постараемся всё решить.
Как вы затрахали своей рекламой, самый конченный банк в рф
Не надо это вообще, платят картами, никому эти чеки уже не нужны, ФНС и так все отслеживает
Комментарий удален модератором
Комментарий удален модератором
Я являясь клиентом Альфа-банка, столкнулась с «потрясающей» их совместной аферой с компанией "Альфа-страхование жизнь".
Оформляла кредит наличными, консультант предложил оформить страховку для снижения ставки и уведомил, что при досрочном погашении кредита, можно будет вернуть неиспользованную страховку. Сумма страховки при этом 100 000 рублей. Кредит был оформлен на 48 месяцев, спустя 14 месяцев я полностью закрыла его досрочно.
И что я узнаю, что обманным путем у меня привязана целая страховая программа из двух страховок, на 3000 и 100 000, так вот страховку на 3 000 можно было действительно вернуть, но только не позже чем спустя 13 месяц до выдачи кредита, а страховка на 100 000 невозвратная и при этом в комплекте документов нигде об этом не прописано! Альфа банк отправляет меня в страховую, а страховая просто отказывает, ссылаясь что у альфа банка есть все документы. И как выяснилось, это весьма популярная тема, есть целая статья на vc.ru
https://vc.ru/497715 @alfabank прошу решить
вопрос и не обманывать своих добросовестных клиентов!!!
Во всём разберёмся и вернёмся к вам с решением 👌