Тортилья на вынос, виртуальный тур по офису и отпуск за пять секунд: что умеет портал для сотрудников Авито?

В 2017 году, когда в Авито стало быстро увеличиваться число сотрудников и количество внутренних коммуникаций, стало ясно: компании необходима цифровая среда, где будут решаться формальные и неформальные вопросы. Для этого был запущен корпоративный портал Avito People. Сегодня это внутренний информационный ресурс с уникальным инструментарием. Благодаря сервису компания автоматизировала процессы HR, собрала в одном месте новости, профили сотрудников, 3D-схему офиса и даже организовала для сотрудников заказ еды в столовой.

Летом 2020 Avito People получил “Оскар” в мире интранетов — международную премию Step Two Intranet and Digital Workplace Awards. О том, как создавался и трансформировался этот продукт, рассказывает руководитель по автоматизации HR-процессов Авито Юлия Большова.

Несколько лет Авито пользовалась сервисом, отдаленно напоминающим корпоративный портал — корректнее было бы назвать его «инструментом для автоматизации заявок». С его помощью, например, можно было подать заявку на отпуск. Остальные инструменты были узконаправленны: Jira, Confluence, Slack и Google Docs.

Четыре года назад компания стала активно прирастать сотрудниками, а в 2016-м Авито попала в рейтинг 500 самых быстро развивающихся технологических компаний (Deloitte Technology Fast 500) под номером 171. Уже через год нас стало почти вдвое больше, а в 2018-ом команда расширилась до 1700 человек.

Мы понимали: при таком темпе роста наши внутренние процессы рано или поздно превратятся в запутанный клубок коммуникаций и сервисов. Для того, чтобы это не произошло, нужно было:

• Объединить десятки сервисов и инфопродуктов, которыми пользовались 1700 сотрудников, на одной площадке. Пока же внутренняя коммуникация была организована примерно так: что-то узнается в корпоративном мессенджере Slack, что-то лежит в Google Docs, какие-то инструкции находятся в Confluence.
• Оптимизировать десятки рутинных процессов. Например, многие в HR-задачи по-прежнему решались через мессенджеры, почту, или вручную в таблицах Excel.

• Решить вопрос хранения данных. Анонсы презентаций и видео публиковались отдельно от самих документов — сотрудникам при переходе на другие источники приходилось постоянно вводить дополнительный пароль.

Глобальная задача сервиса Avito People — охватить весь жизненный путь сотрудника в компании (Employee Journey Map). Что это такое? Каждый сотрудник проходит через определенные этапы жизни в компании: найм и адаптация — обучение — развитие — прогресс и карьерный рост (или уход из компании). На каждом из этих этапов он должен комфортно взаимодействовать с компанией и понимать, что происходит.

Мы пробовали. Изучали как крупные, так и локальные готовые корпоративные порталы и сервисы для управления персоналом — все, что предлагал рынок два года назад. Оценивали их по трем критичным параметрам: функционал, доступность аналитики, способность адаптировать сервис под наши задачи.

Что нас не устроило в тех продуктах, которые мы видели на рынке:

• Удобство использования. Даже если сервис предлагал плюс-минус неплохой функционал, с точки зрения пользователя интерфейс был неудобный или не современный.

• Стоимость.Точка входа в популярные проверенные сервисы — это десятки миллионов рублей. При этом предполагается, что компания потратит несколько лет на внедрение и адаптацию системы.
• Инструментарий. Поняли, что в любом случае его придется допиливать под себя. Плюс некоторых важных для нас инструментов — например, для оценки сотрудников по нашей методологии — мы просто не нашли на рынке.

В общем, мы решили делать свой продукт. В то же время условились, что будем следить за тем, как развивается рынок: если появится инструмент, который нас устраивает, — мы готовы что-то докупить.

Стартовали командой из трех человек: два разработчика и менеджер, он же оунер, он же аналитик. В августе 2017-го, через пять месяцев после старта, у нас уже был MVP автоматизации рекрутмента, а 6 ноября 2018-го Avito People запустился в обновленном текущем виде. Спустя три года над Avito People работает постоянная команда: продакт-оунер, техлид, команда из трех разработчиков и дизайнер.

Наш корпоративный портал — это несколько микро-сервисов, объединенных под общим названием. Например, сервис оценки сотрудников называется «Перфоратор» — не потому, что мы жестко оцениваем персонал, а потому что название показалось нам веселым, да и созвучным с «Performance Review».

Мы используем технологический стэк «большого Авито»: те же технологии и узнаваемые пользователям основного сайта дизайн-элементы. В будущем мы планируем помогать большому Авито тестировать решения для пользователей сначала внутри, на наших сотрудниках.

Что было не так: новости о том, что происходит в компании, размещались на разных каналах. Это было неудобно: новость в ленте в Slack, например, быстро опускалась вниз — через пару дней о ней уже никто не помнил.

Так, если сотрудник уходил на две недели в отпуск, по возвращении он не понимал, произошло ли за время его отсутствия в компании что-то важное.

Стало в Avito People: мы разделили новости по категориям, указали авторство. Пишем про то, что интересного происходит в команде, публикуем анонсы внутренних мероприятий, делимся результатами. В течение карантина много писали о том, как эффективно работать из дома, а еще запустили спортивный марафон для сотрудников и анонсировали запуск Random Coffee Bot — робота, который организовывает кофе-нетворкинг для произвольно выбранных людей из компании.

Что еще было не так: люди не просматривали презентации и документы, потому что для этого нужно было выполнить много рутинных действий. Выходило так: забыл доменный пароль — заснул, пока искал — потерял интерес.

Как стало: теперь все медиа-материалы к событиям загружаются напрямую в сервис. Это позволяет просматривать презентации, фото и видео прямо со страницы новости. Больше никаких ссылок на диски.

Что было не так: нам стало сложно ориентироваться в пространстве московского офиса. После открытия нового, четвертого, этажа мы занимаем 10760 кв.м. Это, чтобы вы понимали, целый гектар.

У нас была 3D-карта офисов и размещения сотрудников — ее несколько лет назад сделал наш сотрудник на Хакатоне — но всем приходилось помнить, по какой ссылке на нее перейти, а кто-то из сотрудников вовсе про нее не знал.

Стало в Avito People: на карту стало проще переходить контекстно. Добавили новый этаж, обозначили у каждого сотрудника в профиле его место.

Что еще было не так — кейс с переговорками: представим, что вы случайно встретились с коллегой в коридоре и поняли, что вам нужно что-то обсудить. В офисе Авито есть 36 переговорных и десяток комнат для встреч один на один. На каждой из них есть экран с расписанием и табло, которое светится зеленым или красным — «свободно» или «занято».

Для того, чтобы найти свободную переговорную, иногда требовалось обойти не один этаж (а они у нас в здании не по порядку) и намотать с ноутбуками не один круг (а у нас и так два спортзала). Поэтому для того, чтобы понять, где переговорка точно свободна, и куда прямо сейчас можно «приземлиться», нужен был отдельный сервис.

Как стало: сейчас у нас есть сервис «Переговорки», который позволяет быстро посмотреть загруженность всех переговорных по всем офисам в двух городах. Бронирование пока происходит через Outlook, но мы сможем подтянуть и этот функционал, если будет необходимо.

Что было не так: все в столовой Авито хорошо, за исключением очередей в час пик. Причем люди скапливались не потому, что нас много, а потому, что долго принимали решения, что взять на обед. Решать эту проблему пробовали: размещали раз в неделю меню на одном из каналов в Slack, но искать его было очень неудобно.

Стало в Avito People: мы повесили на портале актуальное меню столовой на неделю вперед (плюс добавили ссылку на онлайн-камеру, показывающую эпидемиологическую обстановку в столовой — о ее существовании мало кто знал раньше). Вот как этот раздел видят наши сотрудники:

У нас почти как в лучших ресторанах: первое в трех модификациях, веганская еда, десерты и суши, тематические недели. И все это — сидя на пятнадцатом этаже с роскошным видом на площадь Тверской Заставы и центр Москвы. Красота.

Что было не так: у сотрудников не было личных профилей. Поэтому зачастую люди не знали про коллегу из соседнего отдела почти ничего: сколько он работает в компании, какую занимает позицию, в какие проекты вовлечен и когда у него день рождения. А еще сотрудники долго искали ответы на простые вопросы: когда тот самый безымянный коллега из соседнего отдела отмечает день рождения, или сколько дней отпуска осталось в этом году.

Например, про отпуск нужно было написать в Slack команде HR — и в режиме переписки обсудить все вопросы. Получалось, что в течение рабочего дня HR то и дело отвечал на вопросы вроде «Подскажите, какой у меня остаток дней отпуска?», «А куда мне пойти за заявлением? Есть ли шаблон?»

Стало в Avito People: у каждого сотрудника на портале есть личный профиль. Вот так, например, выглядит мой:

Также в личном кабинете сотрудник видит всю информацию по своим отпускам и больничным: историю, остаток дней отпуска в текущем году, а также график отпусков внутри подразделения. Тут же можно быстро оформить заявку на отпуск или подписаться на оповещения в Slack/Например, если ваш коллега отмечает сегодня день рождения, вы получите напоминание об этом.

Что здесь: информация о занимаемой сотрудником должности, о подразделении, в котором он работает, а также его руководителе. Блок с контактами и место на карте офиса. Обозначаем, когда сотрудник начал работать в Авито, и когда у него день рождения.

В разделе «Проекты» сотрудник сообщает, в каких проектах участвует в текущее время. Также из рабочего календаря сотрудника в его профиль ежечасно подгружается график занятости — так коллеги могут понять, сильно ли загружен человек, и как быстро он может реагировать на запросы.

Еще есть размер футболки — это для тех, кто отвечает за заказ фирменной продукции компании. В Авито гордятся своей компаний и любят креативный мерч. Авито-одежду мы заказываем для корпоративов, локальных тусовок, выступлений на профессиональных конференциях и тематических митапах.

Что было не так: каждый руководитель тратил пару недель в квартал на обработку всех данных, полученных от коллег на его сотрудника. При этом оценка работы сотрудников проходила в подручных инструментах — Excel и Slack. Отзывы пересылались от подчиненных руководителям, собирались в один файл, систематизировались в таблице. В общем, все долго и мудрено.

Стало в Avito People: запустили «Перфоратор». Мы так любим этот сервис, что постоянно в нем что-то дорабатываем: это — уже третья версия. Кстати, не так давно мы отказались от ежеквартального скоринга и перешли на оценку сотрудников раз в полгода.

Как работает «Перфоратор»: сотрудник может написать self-review и выбрать людей, которые будут его оценивать. Прямой менеджер анализирует ответы респондентов и подводит итог деятельности сотрудника за полгода.

Самое главное — все результаты оценки попадают в надежные руки HR-а в один клик для дальнейшего расчета бонусов сотрудников. Сам сотрудник может посмотреть все свои оценки за время работы в компании в личном профиле.

Что было не так: менеджер должен был запрашивать все данные по своим подчиненным у команды HR — это и с той, и с другой стороны отнимало время.

Стало в Avito People: в дашборде руководителя теперь можно увидеть графики отпусков всех подчиненных, кадровую информацию по своим сотрудникам (грейд сотрудника, период работы в компании) и их оценкам, а также список открытых вакансий с именем рекрутера и статусом.

Наши глобальные планы — покрыть все части пути сотрудника в компании (тот самый Employee Journey Map, о чем мы говорили в начале). Сейчас мы плотно работаем над микро-сервисом процесса изменений зарплат и переводов сотрудников. Хотим сделать так, чтобы в процессе ежегодного пересмотра зарплат и позиций руководитель мог внести коррективы в визуализированную текущую структуру команды, а HR — согласовать эти изменения и помочь в их реализации.

Также скоро запускаем сервис для работы с оргструктурой (кстати, подобного продукта на рынке мы еще не видели). Как и в некоторых IT-компаниях, в Авито иногда разнятся официальная оргструктура и фактическая: по факту большинство из нас работает в продуктовых командах. Например, у меня официальная должность одна, а роль — Product Owner. Поэтому мы хотим сделать сервис, в котором соберем сотрудников в организационные единицы и присвоим им неформальные роли. Это позволит всем лучше понимать, кто чем занимается. Здесь же объединим разработчиков по языкам программирования или направлению: backend или frontend, mobile.

В целом — готовимся добавить больше HR-аналитики в сервис: анализ причин ухода сотрудников, распределение оценок по подразделениям, прогнозы по оценкам и прочее. Хотим сделать аналитику максимально визуальной и понятной.

В прошлом году, после победы на конкурсе Best Intranet Russia, мы познакомились с коллегами, которые уже принимали участие в Step Two Intranet and Digital Workplace Awards: и в качестве жюри, и в качестве участников. От них мы и узнали, что можно попробовать свои силы в международном конкурсе.

Долго сомневались, подавать ли заявку на участие. Step Two Intranet and Digital Workplace Awards — это своего рода «Оскар» в мире интранетов. Премии уже более 14 лет, в ней участвовали такие международные гиганты как Vodafone, Philips, American Express, IBM, Unicef, Visa.

Однако любопытство победило, мы сделали за несколько дней хорошую презентацию нашей работы и отправили заявку на конкурс. Через некоторое время узнали, что прошли в шорт-лист из большого числа участников со всего мира, а после нам сообщили, что Авито — в списке «золотых победителей» вместе с семью компаниями из Австралии, Испании, Сингапура и Великобритании.

Ценно, что международное жюри в своих комментариях отмечает: Avito People — это «прекрасное оформление с фокусом на оптимизацию работы HR», при этом «забота о комфорте сотрудников», «приятные мелочи» и «немного веселья». Мы согласны!

Конечно, пандемия внесла свои коррективы: мы не попали на вручение в Австралии, приз нам прислали через курьерскую службу. Лично для меня это было очень ценное признание нашей работы. Мы получили заряд энергии, хочется скорее двигаться дальше.

Спасибо всей команде Avito People и коллегам, которые помогали советами, участием в наших опросах и просто нас поддерживали.

Страница победителей для информации: https://www.steptwo.com.au/columntwo/winners-announced-step-two-intranet-and-digital-workplace-awards-2020