«Найти баланс»: книга для тех, кто ничего не успевает (даже читать)

Вы наверняка знаете книги гуру продуктивности: Стивена Кови (автора «7 навыков высокоэффективных людей»), Дэвида Аллена (автора системы GTD), Вильфредо Парето (автора закона (или принципа) Парето 20/80) и Тимоти Ферриса (автора книги «Как работать по 4 часа в неделю»). Им принадлежат самые известные методики по самоорганизации, но у тех, кому могут помочь их труды, обычно совсем нет времени их читать.

Есть вариант схитрить: узнать всё самое важное по теме продуктивности из ёмкой и хорошо структурированной книги «Найти баланс: 50 советов о том, как управлять временем и энергией». Авторы Карен Лиланд и Кит Бейли собрали ключевые рекомендации по тому, как настроить баланс жизни и работы, всего лишь на 150 страницах.

Расскажу о нескольких советах из книги и том, как они помогают сэкономить время и силы.

Проблема: мы переоцениваем свои возможности и скорость, с которой выполняем задачи

Чтобы понять, сколько времени на самом деле понадобится на задачу, можно начать планирование с конца. Например, вы хотите успеть на важную встречу и закладываете 20 минут на то, чтобы доехать от офиса до места назначения. В действительности вам потребуется:

• 5 минут — прийти заранее
• 10 минут — припарковаться
• 20 минут — доехать с учётом пробок
• 5 минут — дойти от офиса до машины
• 10 минут — закончить текущие дела

То есть целых 50 минут! Если бы вы не рассчитали заранее, то опоздали бы на полчаса. А ведь здесь мы не учитывали худший сценарий — если пробок будет больше обычного или в последний момент к вам прилетит срочная рабочая задача. Авторы рекомендуют оставлять хотя бы 10% времени про запас на случай непредвиденных ситуаций и перестать недооценивать мелочи. Да, время на то, чтобы переобуться и вбить адрес в навигатор, тоже нужно учитывать.

Проблема: мы формулируем слишком абстрактные цели и забываем прописывать их для всех сфер жизни

Чаще всего мы знаем свои карьерные цели, но редко записываем цели в личной жизни, в сфере здоровья или досуга. Чтобы соблюдать баланс жизни и работы, о таких целях тоже нужно помнить. И не менее важно грамотно их формулировать — цели должны быть SMART (specific, measurable, achievable, relevant, time bound), то есть конкретные, измеримые, достижимые, значимые и ограниченные во времени.

Если вы не знакомы с постановкой целей по SMART, вот краткая схема:

Если цель слишком большая и неподъемная — например, за неделю подготовить выездную конференцию на 200 человек — то глядя на неё, мозг будет паниковать и искать пути отступления. Нужно разбить эту масштабную цель на маленькие задачи: определить основные тезисы конференции, назначить организаторов, выбрать локацию и т.д. Чем проще и понятнее задача, тем меньше вы будете прокрастинировать.

Проблема: мы тратим больше половины рабочего времени на отвлечения

Вы работаете, а вас постоянно дёргают коллеги и просят им помочь — ответить на вопрос, прислать нужный файл, оценить их решение по какой-то проблеме. Если в течение одного часа вас отвлекут три раза, как много вы успеете сделать?

Авторы предлагают вести дневник отвлечений: записывать, когда, на что и как долго вы отвлекались.

Уверена, что уже после нескольких дней таких записей и вы захотите что-то изменить в режиме работы. Можно выделять часы, когда к вам могут обращаться другие сотрудники, или закрывать дверь и отключать уведомления, когда нужно сосредоточиться.

Проблема: мы работаем над несколькими проектами одновременно и не уделяем достаточно внимания ни одному из них

Учёные уже доказали, что многозадачность вредит мозгу и снижает продуктивность. На самом деле мы не умеем выполнять несколько задач параллельно, а умеем быстро переключаться с одной на другую, как делают компьютеры. Но такое переключение быстро расходует наши силы, поэтому если вы смотрите ютуб, пока отвечаете на письма, то быстрее устанете.

Карен Лиланд и Кит Бейли предлагают группировать между собой похожие дела: звонки, письма, мелкие поручения. Не приступать к выполнению новых задач, как только они поступили, а записывать и выделять на них отдельное время. А ещё оставлять в расписании свободные окошки, чтобы успевать закончить всё важное.

Проблема: мы не получаем от совещаний нужного результата и тратим впустую время сотрудников

В книге приведены результаты исследования, согласно которым:

• 44% сотрудников не успевают закончить текущую работу из-за совещаний;
• 43% сотрудников уходят после совещания без понимания, что делать дальше;
• 31% сотрудников не имеют никакого отношения к теме совещаний.

Очевидно, чтобы оптимизировать процесс работы и освободить время, нужно изменить подход к совещаниям. Авторы предлагают применять принцип PAL (purpose, agenda, limits) — чётко определять цель, повестку и временные рамки обсуждения. Если вы будете вести беседу без плана и регулярно задерживать людей, совещания станут повинностью, а не инструментом решения проблем.

Чтобы никто не чувствовал себя лишним, сотрудников нужно вовлекать: спрашивать мнение каждого, подбадривать всех, кто высказывается. Распределять задачи между людьми стоит в процессе совещания, чтобы ничего не забыть и не потерять.

Карен Лиланд и Кит Бейли пишут ещё о многом: как справляться с прокрастинацией, как вести списки дел, внедрять хорошие привычки и избавляться от вредных и т.п.

В общем, нет смысла жаловаться, что в сутках только 24 часа — нужно учиться ими грамотно управлять. И прочитать книгу «Найти баланс» ))