Наверное, эта книга нужна не всем и не каждому, но если вам приходится проводить групповые встречи от собраний до стратсессий (фокус в книге именно на них), то это то, что не стоит пропускать. Ниже то, что я вынес для себя и применяю в своей практике проведения стратегических сессий.
Подготовка к сессии
Начать стоит с выяснения базовой информации: цель сессии, продукт (что должно получиться в результате?), участники (кто должен быть и каковы их представления?), текущие и возможные проблемы, процесс (какие шаги нам нужно предпринять в рамках сессии?), место проведения, предыдущий опыт (какие сессии уже проводились с этой группой? какие были разультаты? какие были сложности?).
Далее, определите главный вопрос и подготовительные вопросы, на которые нужно получить ответы в рамках сессии.Составьте подробный план сессии с пунктами, используемыми инструментами и таймингом. Ниже несколько примеров структуры для разных целей сессий.
- Конференция: текущая ситуация; прошлые успехи и трудности;потенциальные решения для трудностей; коллективные и индивидуальные действия (план); следующие шаги
- Решение проблемы: проблемы; критерии выбора решения; варианты решений; сильные и слабые стороны, оценка вариант по критериям; выбор
- Улучшение процесса: как процесс работает сегодня; проблемы и причины; способы улучшения; приоритетность решений; как будет работать процесс; как мы будем его внедрять
- План проекта: цели; ключевые результаты; критические факторы успеха; концепция; ресурсы и график; риски; план действий
Проведение сессии
Открытие сессии
В начале сессии вам нужно: проинформировать, наделить полномочьями, вдохновить и вовлечь (за счёт вопросов типа Б, о которых будет дальше) участников.
Вступительные словам могут звучать так: "Спасибо, что собрались! Как вы знаете мы...На этой сессии мы создадим вместе новый подход, который позволит…Каждого из вас лично выбрали для участия, потому что…Какие проблемы, связанные с … вас особенно беспокоят? какие темы мы должны обсудить?»
Проговаривание и принятие (путём поднятия рук) правил сессии. Автор рекомендует следующий список правил: право высказаться есть у каждого, в том числе с предложением ускорится или замедлиться; решения по предложениям участников будет решаться путём голосования; говорить в один момент времени может только один человек; нельзя использовать фразу “не получится”; в случае падения уровня энергии, мы будем использовать «подзарядку» (давайте вместе придумаем упражнение), каждый участник может в любой момент времени предложить совершить «подзарядку»; роль участников — активное участие и обмен опытом, моя роль — сделать процесс более эффективным и сфокусированным; ориентация на то, чтобы охватить 100% повестки и проработать каждый пункт не менее чем на 85%.
Рассказ про парковочные доски. — специальные места, где можно записывать пункты по различным темам. Автор рекомендует использовать следующие парковочные доски: решения, действия (таблица с задачами, сроками и ответственными), вопросы на будущее.
Знакомство. Задайте формат (в зависимости от цели сессии и уровня знакомства участников, например представиться и сказать «Что должно быть на сессии, чтобы вас заинтересовать?»), запишите вопрос на флипчате и используйте таймер с сигналом (30 сек), чтобы процесс не затянулся (после сигнала таймера давайте возможность завершить предложение, но не начинать новое).
Рассказать про повестку дня и проголосовать за повестку, внеся, при необходимости, правки.
Основная часть
Последовательно переходите от вопроса к вопросу в соответствии с планом, каждый раз перед началом рассмотрения нового вопроса делая обзор пройденного и предстоящего и объясняя как новый пункт вписывается в цель сессии.
Используйте, в том числе:
- Уточняющие вопросы: «Кажется ты говоришь о, это так? Могу я это записать? Почему это важно?»
- Продолжающие вопросы: «Что ещё? Какие ещё…?»
- Перенаправляющие вопросы: «Устроит ли вас, если мы включим это в список вопросов, чтобы не забыть и вернуться к обсуждению…?»
- Вопросы типа Б или создающие образ фразы: «Вспомните о…», «Подумайте…». Например, вместо того чтобы спрашивать «Чему бы вы хотели научиться?», скажите «Представьте, что занимаетесь фасилитацией самой кошмарной встречи, например обсуждения ваших недостатков, чему бы вы хотели научиться, чтобы вы хотели вынести для себя из?», а вместо просьбы перечислить сильные стороны можно сказать так: «Если бы я спросил у вашего начальника, в чём вы супер хороши, то что бы он ответил?»
- Работу в малых группах
- Документирование, в том числе на парковочные доски
- Различные инструменты принятия решений группой. Принятие решения должно начинаться с совместного определения критериев, лоббирования (кто хочет, высказывается за идею, кто нет — пропускает очередь) и, только потом, голосования (после выбора можно также попросить всех голосовать за если готов поддержать выбранное решение). Ниже несколько вариантов голосования: (1) голосование поднятием рук по всем пунктам (если у кого-то есть большинство — он выбирается, если нет, берутся два лидера и по ним проводится отдельное голосование), (2) использование бальных систем, например наклеивание стикеров у выбираемого варианта, (3) достижение консенсуса, например Консенсуса 5 пальцев (после обсуждения решения каждый должен показать от 1 до 5 пальцев (5 — полностью согласен, 1 — категорически не согласен). если у всех от 3 до 5 , то двигаемся дальше, если у кого-то ниже, должны объяснить и предложить изменения, после чего будет ещё один раунд голосования)
Завершение
Начать завершающую часть стоит с обзора сессии (чего достигли) и содержания парковочных досок:
- Для доски решений: прописать выгоды, барьеры и методы их преодоления.Также можно переспросить каждого: «Готовы ли вы поддержать это решение? А, если нет, то какие минимальные изменения можно сделать, чтобы вы могли бы его поддержать?».
- Для доски со списком вопросов: спросить по каждому достаточно ли хорошо проработали вопрос, нужно ли ещё обсуждать, и, если да, стоит ли обсуждать сейчас или перенести в список действий?
- Для доски действий: назначить ответственных (спросить, кто готов добровольно) и дать самостоятельно задать дату.
Попросите каждого оценить прошедшую сессию (спросить каждого, что понравилось и что улучшить, прося после каждого предложения по улучшению поднять руки тех, кто согласен с ним).
И закончите напоминанием о следующих шагах и прощанием.
После завершения также рекомендуется провести разбор мероприятия с организатором.
Больше конспектов и подборок стоящих книг читайте в телеграм-канале "Стоит записать".