Как дизайнеру планировать свою работу

А также как укротить хаос в задачах и уловить тот самый Work-life balance.

Привет! Меня зовут Аня, я работаю арт-директором, также я старший ментор курса «Моушн-дизайнер» в Яндекс Практикуме. С необходимостью планирования я столкнулась ещё в начале карьерного пути, испробовала разные техники и теперь готова поделиться тем, что мне действительно помогло структурировать работу, а также уловить тот самый work-life balance.

Есть популярное мнение, что дизайнер — это креативщик, который много бездельничает, а потом начинает работать в ночи или в огне дедлайна (не скрою, и такое бывает). Я себя отношу к специалистам со внутренней структурой и стремлением к организованности и порядку. Это помогает мне в творческой деятельности. Например, ещё когда я училась в Строгановке — всё было готово за 2 дня до просмотра. Но когда ты управляешь сам собой, проект всего один и это обучение, то выстраивать распорядок дня и успевать проще.

Планировать работу команды, особенно когда у тебя несколько проектов, — гораздо сложнее и уже требует особенного подхода: специальных методик и программ. В этой статье расскажу, что оказалось полезным для меня и легко найдёт применение и в вашей работе.

Первое, что нужно, — это расставить приоритеты в задачах. Для этого мне нравится пользоваться матрицей Эйзенхауэра (тут подробнее её разобрали). К работе с матрицей можно относиться как к принципу и адаптировать ее под себя. Например, на схеме ниже я показала, как этот принцип работает в моей практике.

Приведу несколько примеров дел из каждой категории:

• Важно и срочно — сделать раскадровки к проекту и отправить на согласование заказчику.
• Важно, но не срочно — подобрать музыку к ролику на начальном этапе проекта. В анимации большее внимание уделяется визуальному ряду, а музыка может быть заменена в ходе проекта. Поэтому на начальном этапе её действительно важно присмотреть, но срочности в этом нет.
• Срочно, но не важно — создать 3D-модели для проекта. Часто такие дела можно делегировать, поэтому в первую очередь стараюсь продумать возможность делегирования.
• Не срочно и не важно — в этой категории может быть интернет-сёрфинг и просмотр соцсетей без цели. Да, и в рабочее время такое бывает: ищешь референсы для проекта, а тут пришло уведомление из какой-то группы в подписках, и соцсеть перетягивает всё внимание с рабочих проектов.

Когда вы расставили приоритеты в задачах, то уходит меньше времени, чтобы понять, за что взяться в первую очередь. Приходит задача или запрос — я автоматически присваиваю ему категорию и затем переношу в рабочий план — о нём расскажу дальше. Возможно, это момент из серии «профессиональная деформация», но и личные дела я также планирую по матрице. Наверное, вы сталкивались с ситуациями, когда упорно не хватает времени, чтобы пообщаться с друзьями или позвонить родителям, выбраться на выставку. Тут у меня тоже есть список дел с приоритетами. Такой подход помогает мне переключаться с рабочих задач на личные и чувствовать продуктивность и в этой сфере тоже.

Матрицей Эйзенхауэра можно пользоваться по-разному. Например, раньше у меня была магнитно-маркерная доска со стикерами, и я клеила стикеры с задачами в каждый из секторов. Сегодня мне удобнее пользоваться отдельным документом в Figma: схема у меня всегда под рукой и есть польза для экологии, потому что бумаги в корзину выбрасывается меньше.

Мне нравится планировать следующий рабочий день с вечера. В конце рабочего дня составляю список на следующий и могу спокойно переключиться на личные дела и планы и отдохнуть после работы. Из матрицы Эйзенхауэра переписываю задачи в текстовый документ.

Такой принцип я использую при комбинировании разных задач в течение рабочего дня. Количество в каждой категории может быть разным, но «важное и срочное» планирую что-то одно, максимум — два дела на день. Такие задачи часто связаны со сложными процессами, которые съедают большую часть когнитивного ресурса. Для меня важно равномерно продвигаться по задачам и не выгорать при этом.

• Одна задача — «срочная и важная»
• Две задачи — «важные, но не срочные»
• Три задачи — «срочно, но не важно» (здесь скорее про то, что важно обдумать делегирование и делегировать задачи из списка)
• Если останется время — «несрочное и неважное»

Приведу пример вопроса от студента:

— Как можно спланировать работу, я хожу всё около, но никак не соберусь?
— А когда ты за неё садишься в итоге? Я видела, что ты сдал свой финальный проект.
— За 3 дня до дедлайна.

Если описать ситуацию с позиции матрицы Эйзенхауэра, то студент берётся за задачу, когда она из разряда «важно, но не срочно», перешла в «важно и срочно».

Перейдём к частному случаю — откуда же берутся эти задачи? Задачи берутся из этапов проекта. Объясню на примере проекта видеоролика и распишу проект на примере календарного месяца, в котором 22 рабочих дня, потому что в бизнесе удобно строить планы кратно отчётным периодам.

Как спланировать время, чтобы всё успеть сделать, заложить время на делегирование работы исполнителям и продумать, сколько времени уйдёт на согласование заказчиком и правки? В таком случае удобно визуализировать трек проекта в формате таблицы.

Работу всегда планирую только на будни и закладываю около 20% времени на форс-мажор. В таблице как раз остались пустыми 2 дня. Также на случай форс-мажора работа всегда планируется только на будни, выходные идут в ход в экстренных случаях, когда непредвиденных обстоятельств сложилось много, а сроки соблюсти крайне важно.

Как подступиться к составлению такой таблицы:

1. Важно внести константные данные — то, что уже точно не изменится во время проекта, как правило, это дедлайны. Но могут быть и другие моменты, например, если вы не работаете в выходные — важно это также вписать в таблицу.

2. Затем продумать этапы работы и написать их в столбце слева. Часто подобные таблицы удобно делать в Google docs или Excel, там можно добавлять и передвигать сроки.

3. В проектах, где несколько исполнителей, я ещё добавляю столбец «Исполнитель», где прописываю исполнителя для каждого этапа. Когда у задачи есть срок и ответственный, она с большей вероятностью может быть реализована в срок.

Часто сдвиг дедлайна может обернуться огромными финансовыми потерями для заказчика, поэтому часто договариваются о предварительной дате сдачи проекта, за несколько дней до дня «Х», когда этот проект будет нужен.

Планировать в таблицах удобно, потому что так можно отобразить все аспекты проекта и посмотреть, какие из операций можно делать параллельно или делегировать. Также удобно корректировать график — если нужно ускориться.

Сохраняйте спокойствие и не совершайте лишних движений. Часто многое определяется воздействием эмоционального поля, и люди склонны преувеличивать некоторые моменты.

Например, если заказчик звонит и говорит, что нужно срочно что-то переделывать. Важно спокойно выяснить обстоятельства и определить, можно ли поставить задачу в план на следующий день. Такой подход помогает выдерживать тайминги текущих задач и не срывать сроки по активным проектам. Из опыта ещё могу сказать, что именно в срочных задачах, которые возникли импульсивно, многое формулируется необдуманно, под воздействием эмоций. Поэтому, когда такая задача переходит на следующий рабочий день, — она актуализируется и дополняется новыми подробностями.

Работа в постоянных дедлайнах — это верный путь к выгоранию, поэтому стремлюсь к равномерной загрузке и балансу труда и отдыха.