Как навести порядок в договорах и не падать в обморок при виде проверки из налоговой или банка

Документооборот компании мы поручили профессиональной аутсорсинговой бухгалтерии. Думали, этого достаточно. Но потом пришла проверка из банка (за 2 недели до Нового года). Наши предпраздничные дни прошли в обнимку с клавиатурой, принтером и кипой бумаг. После этого случая автоматизировали работу с договорами.

Теперь даже срочные документы оформляем быстро и без ошибок. На подготовку любого договора, акта, счёта уходит не больше 5 минут. А за 15 минут можно поднять все документы компании и предоставить их для проверки (там, кстати, будет полный порядок). Делимся опытом.

Почему полное делегирование бухгалтерских задач не работает

У нас относительно небольшое количество сделок, чтобы держать штатного бухгалтера в режиме фултайм. Но и своими силами закрывать бухгалтерские вопросы не выйдет. Если что-то не учесть, не по форме или не в срок подать документы, денег потеряем больше, чем сэкономили на бухгалтере. Поэтому делегировали эту работу аутсорсинговой бухгалтерии. К сожалению, ожидания были завышены.

Какие бы крутые специалисты ни были на аутсорсинге, они работают в режиме многозадачности. Сейчас они, например, оформляют наши договоры. Через 5 минут кого-то консультируют. Ещё через полчаса готовят отчёт в налоговую для третьей компании. Только потом возвращаются к нашим счетам и актам выполненных работ.

Такой формат не устроил нас по ряду причин:

  • Приходится долго ждать. Внешние специалисты обрабатывают запрос в порядке очередности. Когда нам срочно нужно оформить своего клиента и на кону крупная сделка, нет времени ждать.
  • Много ошибок. Бухгалтер в спешке мог указать неполное назначение платежа, перепутать даты и номера договоров, актов, счетов, отправить контрагенту не те документы. Не раз по его вине затягивали время и краснели перед партнёрами. А чтобы без штрафов пройти проверку, пришлось много чего переделать.
  • Нет 100% делегирования. Полностью отдать бухгалтерию на аутсорс и забыть про неё не получилось. Всё равно пришлось вникать во все документы и тратить время на их перепроверку.

Однако полезными для нас оказались консультации юристов, подготовка деклараций для налоговой и ряд других операций. Поэтому по-прежнему пользуемся услугами аутсорсинга бухгалтерии. А вот отношение к документообороту пришлось пересмотреть после банковской проверки.

Чем может аукнуться проверка из банка или налоговой

Однажды к нам всё-таки пришли с проверкой сотрудники банка. Чтобы убедиться в легальности операций, они попросили предоставить основания для переводов:

  • договоры и приложения (подписанные со стороны заказчика и клиента),
  • акты выполненных работ (если они были выполнены).

Конечно, заверения о том, что мы работаем честно и просто не успеваем поддерживать документы в идеальном порядке, были безрезультатны. Сотрудники банка выдвигали различные подозрения:

  • Договор и приложение под одним номером, а контрагенты разные. Что если вы просто выводите деньги из оборота через третьих лиц?
  • Из назначения платежа непонятно, чем именно вы занимались. Отмываете деньги через подставную компанию?
  • Отсутствуют приложения к договору. Вдруг вы уклоняетесь от уплаты налогов?

Да, банк не станет наказывать своих клиентов по собственной инициативе. Но они действуют по указанию смежных инстанций. Мы знаем, что другим компаниям в подозрительных ситуациях блокировали счета до выяснения обстоятельств. Мало приятного, особенно перед Новым годом, когда работа кипит. Хорошо, если удастся восстановить документы. Если нет, да здравствует Административный и Уголовный кодексы.

После банковской проверки документооборот никому больше не доверяем. Мы автоматизировали делопроизводство и ведём его сами.

Наведение порядка начинается с систематизации

1
Первым делом сформулировали важные для нас задачи, которые нужно решить за счёт внедрения автоматизации делопроизводства.

Навести порядок в документах. Чтобы не было путаницы в договорах, актах и приложениях.

Ускорить оформление. Исключить ситуации, когда счёт к договору или другой документ может подготовить только один человек (например, бухгалтер).

Избавиться от ошибок. Не должно быть двух разных договоров или актов с одинаковым номером. Назначение платежей, даты и другие реквизиты каждой из транзакций должны быть корректными.

Добиться универсальности. Всегда делаем так, чтобы наши разработки можно было внедрять в бизнес-процессы различных компаний.

2
После этого определили перечень документов, с которыми приходится работать.
  • Рамочные договоры,
  • приложения к ним,
  • дополнительные соглашения,
  • акты,
  • счета.
3
Изучили все документы (входящие и исходящие). Разбили содержащуюся в них информацию на несколько категорий.

Типовые сведения. К ним относятся условия договоров, формы документов и т.д. Из этой информации создаём универсальные шаблоны с возможностью что-то поправить вручную (если понадобится).

Данные контрагента. Название компании, ФИО учредителя или ИП, ИНН и т.д. Когда первый раз работаем с контрагентом, заносим информацию в базу. Потом просто выбираем контрагента из списка.

Данные транзакции. Дата оказания услуги, сумма и т.д. Вносим информацию в приложение, а она дублируется в акте и счёте.

4
Прописали все необходимые условия, которые нужно соблюсти, чтобы документы были оформлены юридически грамотно.
  • У каждого документа должен быть свой уникальный порядковый номер.
  • В актах и приложениях должны быть правильные ссылки на договор (номер и дата).
  • К каждому приложению должен быть вовремя оформлен и подписан акт.
  • Везде корректно проставлены данные контрагентов и т.д.

Если посмотреть на исходные данные со стороны, может показаться, что реализация всего этого дорого обойдется. Ведь нужно объединить различные типы данных, учесть десятки правил и отладить безошибочную работу системы. Наверняка кто-то подумал, что уйдут месяцы работы программистов и все это никогда не окупится. Но не будем делать поспешных выводов.

Автоматизировали документооборот без программистов

Мы поняли, что собрать систему автоматизированного документооборота можно из готовых веб-сервисов. За основу взяли документы, формы (+Form Publisher), облачный диск от Google и настроили их совместную работу при помощи Zapier.

Теперь работа с документами выглядит так:

  1. Мы как исполнители заполняем Гугл-форму, где указываем все необходимые данные для формирования договора и приложения. (Если мы заказываем услугу, подрядчик выбирает заведомо верные данные из выпадающих списков.)
  2. После заполнения формы готовые документы (с факсимиле подписи и печати) отправляются контрагенту, а также появляются в соответствующих папках Гугл-диска.
  3. Заказчик подписывает документы со своей стороны (если нужно, ставит печать) и возвращает обратно.
  4. Чтобы не забывать про счета и акты, мы настроили уведомления. Когда подходят сроки начала или окончания работ, приходит соответствующее напоминание. Остаётся открыть нужную форму и заполнить её поля.

В течение года мы работаем с этой системой в собственном бизнесе. Оформление договоров теперь занимает минут 5 и в них нет нестыковок. Даты, номера документов и прочие реквизиты проставлены верно, так как создаются автоматически. В любой момент мы можем распечатать документацию с облачного диска и предоставить проверяющим органам. Остаётся лишь поддерживать в таком же порядке бумажные версии документов.

А если вспомнить, не так уж давно под конец каждого отчётного периода мы занимались всякой бумажной волокитой. Нудная и бессмысленная перепроверка документов только отвлекала от основной работы.

Вместо того чтобы зарабатывать деньги, приходилось висеть на телефоне с бухгалтером и объяснять, почему здесь так, а не иначе, почему к договору два приложения и один счёт и т.д.

Прошлый Новый год с его банковской проверкой словно выпал из жизни. Вместо семьи, мандаринов и шампанского — сплошная бюрократия и нервные лица коллег.

Если вам тоже не по душе возня с документами, автоматизируйте этот процесс. Это не так сложно, как кажется. Чтобы разобраться с Zapier, не нужно быть программистом. Можно один раз посидеть неделю, изучить мануалы и всё сделать самим. Как правильно структурировать информацию для автоматизации, мы рассказали выше. Сами мы уже прошли этот путь и можем помочь, если что-то у вас не получится или возникнут вопросы.

{ "author_name": "Kirill Grishanin", "author_type": "self", "tags": ["\u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u044b"], "comments": 12, "likes": 25, "favorites": 105, "is_advertisement": false, "subsite_label": "finance", "id": 178352, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 02 Dec 2020 09:13:18 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru Отключить рекламу
Евгений
Как производитель создавал концепцию бренда «Главеда» и упаковку в советском стиле, без помощи дизайн-студии
Всем привет, меня зовут Евгений и сегодня решил поделиться тем, как мы создавали новый бренд и упаковку для…
0
12 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
3

 Договор и приложение под одним номером, а контрагенты разные. Что если вы просто выводите деньги из оборота через третьих лиц?

Из назначения платежа непонятно, чем именно вы занимались. Отмываете деньги через подставную компанию?

Отсутствуют приложения к договору. Вдруг вы уклоняетесь от уплаты налогов?

То есть в работе с документами не нужно совершать детских ошибок? Ясно-понятно. 

Ответить
1

Валентин, спасибо, что уделили внимание заметке про детские ошибки. Не каждый день меня читают серийные предприниматели! Очень надеюсь , что мои детские ошибки не сильно вас огорчили и вы сможете продолжать ваш сокрушительный успех 🙃

Ответить
1

Вот уж и обиделись сразу. :) 
Кирилл, Вы молодец, что автоматизировали документооборот под свои нужды — прямо-таки герой, аплодирую стоя! Однако Ваши проблемы с банком и налоговой с этим не связаны. Извините, но я подобных проблем за 10+ лет занятия бизнесом не имел... и это безо всякой автоматизации. 
Впрочем, хорошо, что вы специализируетесь на аудите кода, а не на бизнес-аудите, не правда ли? ;) 
P.S. Название «серийный предприниматель» мне самому не нравится — это значит, что я толком на одной вещи остановиться не могу. Впрочем, с http:/ drylabs.io/ru вроде что-то получается. Заглядывайте к нам на «Python-карантин», если что. ;) Кстати, думал статус сооснователя MoscowPython и PSF Fellow Вас больше «впечатлит», ну да ладно, что ж. :) 

Ответить
3

Молодцы что автоматизировали, но:
1. Передать работу с договорами бухгалтерии - это 🤦🏻‍♂️
2. «Бухгалтер в спешке мог указать неполное назначение платежа, перепутать даты и номера договоров, актов, счетов, отправить контрагенту не те документы. Не раз по его вине затягивали время и краснели перед партнёрами.»
Вот такую бухгалтерию точно нужно менять, косячат в этом - косячат и в большем, просто вы пока не видите. Мне после одних таких деятелей больше года пришлось последствия разгребать и многие новые клиенты отказались от сделок, после того как бухгалтерия наворотила.

Ответить
0

У нас даже назначения платежа стандартизированы , то есть это предусмотрено. Ну вот мы и поняли, что надо брать в свои руки ) 

Ответить
2

С онлайном все понятно, там никогда проблем не было, автоматизация решает👍 А вот как насчет "бумажных версий документов"... тут как тут эта вечная беготня за подписями и прочее...

Ответить
0

У нас после этого этапа есть автоматизация: робот присылает нужному человеку напоминание об отправке оригиналов, далее вызывается сек (руками) , а уведомления от стека парсим почтой и выводим в слакбота со статусом доставки документов (там есть на скрине).
А любой документ созданный кладется в единый перечень оригиналов со статусами. Раз в месяц проверяю как дела с оригиналами. Так дела с оригиналами пошли быстрее.

Ответить
1

Годнота! Молодцы!

Ответить
0

Ну «не полное назначения платежа» - это прям жесть! 

Ответить
0

А пробовали какие-то сервисы Контура, Моё дело или ещё что-то, где нет активного участия человека? Типа такого https://otzyvmarketing.ru/category/onlajn-buhgalteriya/ Может, прокатит лучше, чем таблички 

Ответить
1

мы как раз пользуемся контуром и там удобная связка денег и документов, но там нет удобного механизма формирования документов , их хранения по форме и с возможностью быстро внести правки.

Ответить
1

В Контур.Эльбе, например, есть шаблоны документов - и акты, и счета, и договоры. А вообще - у кого сейчас нет электронного документооборота?

Ответить

Комментарии

null