Кому поручить финансовый учет, если хочется сэкономить и принимать управленческие решения без ошибок

В бизнесе существует два вида учета: бухгалтерский — для контролирующих органов, чтобы не получить штраф, и управленческий — для себя, чтобы не прогореть. С ними много путаницы: какую информацию собирать, как часто составлять отчеты и кто должен это делать, если вам не нужны проблемы с деньгами и государством.

Меня зовут Степан Родионов, я основатель сервиса управленческого учета Adesk, и сейчас я расскажу, чем управленческий учет отличается от бухгалтерского и как лучше их вести, чтобы не запутаться и держать финансы под контролем.

Бухгалтерский учет обязателен для всех компаний, кроме ИП. Индивидуальный предприниматель решает сам, делать это или нет. С одной стороны, это требует времени и денег, с другой — позволяет контролировать активы.

Основная цель бухучета — вовремя и правильно рассчитать налоги. Бухгалтер руководствуется законом «О бухгалтерском учете», Налоговым кодексом, Положением о ведении бухучета, кучей других стандартов и правил. Он учитывает только те деньги, которые вы уже получили или потратили, но не сможет ответить на вопрос, сколько денег будет на счету компании через месяц.

Управленческий учет нужно вести обязательно, если вы хотите принимать управленческие решения без ошибок. Вы делаете это для себя и сами устанавливаете правила. Потраченные усилия окупятся, ведь вы сможете эффективнее распоряжаться деньгами.

Чем еще отличаются бухгалтерский и управленческий учеты:

Можно вести бухгалтерский и управленческий учет самостоятельно, нанять для этого специалиста в штат или отдать на аутсорс. Давайте разберемся, что подходит для вас.

Бухгалтерский учет. Вести бухучет не нужно самозанятым — налоги автоматически рассчитываются в приложении «Мой налог», и ИП на упрощенке без работников — достаточно сдать декларацию по УСН 1 раз в год.

У ИП с сотрудниками и ООО документов намного больше, причем сроки сдачи у них разные. Скажем, отчет 6-НДФЛ по налогам на доходы сотрудников нужно сдавать ежеквартально, а отчет СЗВ-М по сотрудникам в пенсионный фонд — ежемесячно. На возню с бумагами уходит много времени, легко запутаться и ошибиться.

Вести учет самостоятельно можно четырьмя способами:

• Делать расчеты в Excel. Подходит, если вы готовы вбивать все цифры вручную, хорошо разбираетесь в формулах расчета налогов и держите в голове сроки сдачи отчетности. Актуально для фирм с 15–20 операциями в месяц.
• Использовать 1С. Вы потратите деньги на покупку ПО и время на то, чтобы разобраться в программе. Кроме того, для решения любых нестандартных задач исходную конфигурацию придется дорабатывать с помощью программиста.
• Поручить ведение бухгалтерии банку, в котором у вас открыт счет. Для ИП на УСН в некоторых банках эта услуга предоставляется бесплатно. Остается риск технических ошибок и просрочки — нужно все перепроверять.
• Использовать онлайн-сервис. Он напомнит о сроках, поможет сформировать отчеты и автоматически отправит их в ФНС, ПФ и ФСС. Стоимость зависит от тарифа: например, сервис «Контур.Эльба» для ИП без сотрудников обойдется от 1900 рублей за квартал, а для ИП с сотрудниками и ООО — от 6000 рублей за квартал. Учтите: электронный бухгалтер не несет ответственности за ваши ошибки, так что вникать все равно придется.

Управленческий учет. Тут нет установленных законом стандартов и сроков, поэтому самостоятельно справиться с управленческим учетом проще, чем с бухгалтерией. Пока операций мало, можно вносить данные в тот же Excel или «Гугл-документы» — в одной из статей я уже рассказывал о том, как начать вести управленческий учет самому.

Когда платежей и контрагентов много, удобнее работать в сервисе типа Adesk. Таблицы и графики формируются автоматически: нужно только ввести цифры или интегрировать сервис с банком, тогда поступления и платежи будут подтягиваться сами.

Готовые отчеты в сервисе помогут с первого взгляда понять:

• Как лучше спланировать доходы и расходы, чтобы не допустить кассового разрыва.

• Сколько вы должны контрагентам, а сколько они должны вам.

• Какие проекты и направления наиболее рентабельны, а какие нужно оптимизировать.

• Насколько фактические доходы и расходы по проекту или по компании отличаются от запланированных.

• По каким статьям резко увеличились расходы — может, субподрядчик поднял цены или сотрудники стали часто ездить на такси в личных целях.

• Сколько денег можно направить на ремонт офиса или вывести из бизнеса без ущерба основной деятельности.

Вы в каждый момент времени будете в курсе, что происходит в вашей компании, и сможете оперативно принимать управленческие решения.

Бухгалтерский учет. Собственный бухгалтер на зарплате и с отдельным рабочим местом — дорогое удовольствие. Если специалист заболеет, уйдет в отпуск или внезапно уволится, можно остаться без помощи в самый разгар сдачи отчетности.

Штатного сотрудника, а то и нескольких, обычно нанимают крупные компании, в которых проходят сотни финансовых операций в день. Небольшой фирме имеет смысл взять в штат бухгалтера, который параллельно будет заниматься кадрами или делопроизводством.

Управленческий учет. Найти специалиста по управленческому учету сложнее, чем бухгалтера: мало кто хорошо в нем разбирается. В крупной компании за УУ отвечает финансовый директор, зарплата у него соответствующая — не меньше 100 тыс рублей. Зато такой спец будет знать все нюансы бизнеса, быстро найдет, куда утекают лишние деньги, и покажет, как заработать больше.

Некоторые руководители поручают ведение управленческого учета бухгалтеру или менеджеру по продажам. Чтобы сотрудникам не пришлось изобретать велосипед, придумывая таблицы и отчеты, подключите им в помощь онлайн-сервис. Это сэкономит время и снизит риск ошибок.

Бухгалтерский учет. Можно заключить договор на обслуживание с удаленным специалистом или с компанией, где работает команда из бухгалтеров, юристов, финансовых аудиторов. Они будут консультировать вас, составлять отчеты, общаться с налоговой.

Частный бухгалтер, найденный на profi.ru, за ведение учета ООО возьмет от 1500 рублей в месяц. Услуги компании стоят дороже, но для небольшого бизнеса это все равно выгоднее, чем содержать собственного сотрудника:

Управленческий учет. Вам или вашему сотруднику не придется заводить данные вручную, этим займется специалист на аутсорсе. Обсудите с ним показатели для проверки, форму и период отчетности, факторы влияния. Аутсорсер должен быть всегда на связи, чтобы вы могли быстро проверить ту или иную гипотезу. Он предоставит нужный отчет и при необходимости проконсультирует, управленческие решения полностью остаются за вами.

Получается, специалист на аутсорсе будет в курсе не только того, что происходит в компании сейчас, но и ваших будущих целей, партнеров, контрактов. Вам нужно ему доверять, чтобы не волноваться о конфиденциальности информации.

Бухгалтерский учет:

• Самостоятельно — больше всего подходит ИП на УСН без сотрудников. Легко разобраться самому, можно получить бесплатную помощь от банка или немного заплатить бухгалтерскому онлайн-сервису.
• Штатный сотрудник — решение для компаний, где бухгалтер дополнительно выполняет функции кадровика, офис-менеджера или делопроизводителя. Или для крупных фирм с большим количеством операций.
• Аутсорс — оптимален для большинства. Стоимость услуги зависит от объема документации.

Управленческий учет:

• Самостоятельно — если вы хотите понимать реальное положение дел и без ошибок планировать дальнейшую работу. Подключите онлайн-сервис управленческого учета: вы сможете формировать отчеты хоть каждый день и оперативно управлять денежными потоками.
• Штатный сотрудник — для начала можно поручить вбивать данные в сервис бухгалтеру или менеджеру, анализировать отчеты и искать «узкие места» будете сами.
• Аутсорс — вы платите за то, чтобы избавиться от рутины и получать профессиональные консультации, при этом отдаете секретную информацию на сторону.

Уже выбрали, какой вариант для вас оптимальный? Расскажите в комментариях, как вы решаете вопрос с бухгалтерией и управленческим учетом.