Офтоп
Ivan Shkirya

Письмо в редакцию: Почему нельзя использовать аудиосообщения в деловой переписке Статьи редакции

В редакцию vc.ru пришло письмо от руководителя сервисов по работе с клиентским потоком Callibri Ивана Шкиря, в котором он рассказал, почему считает за правило не злоупотреблять аудио- и видеосообщениями в деловой переписке и какие в этом есть исключения.

Многие стали злоупотреблять отправкой в мессенджеры своих голосовых записей или, что ещё хуже, видеосообщений со своими упражнениями в ораторстве. Кто-то должен вам это сказать, и пусть это буду я.

Первое правило 21 века: появление новой технологии ещё не означает, что её нужно использовать в каждом удобном и неудобном случае

Вы же не делаете свои портреты, укладывая голову в ксерокс? Если делаете — закрывайте страницу, вам уже ничего не поможет. Всем остальным предлагаю запомнить следующее.

Для бизнес-коммуникаций есть всего три позиции:

  1. Вы сверху. Это когда собеседник больше вас заинтересован в общении. Например, если вы — руководитель, покупатель, клиент или обвинитель.
  2. Вы снизу. Общение или его результат необходимы в первую очередь вам. Это когда вы — продавец, подчинённый, аккаунт, косячник.
  3. Непонятки. Это когда роли ещё не расставлены, а плётка и страпон лежат на тумбочке и ждут, кто первый до них добежит. В бизнесе это называется установлением партнёрских отношений.

Всё, других вариантов нет. Следует понимать, что третий расклад имеет временный характер и довольно быстро меняется на один из первых двух.

Правило № 2: если вы в ситуации «снизу» или «непонятках» — забудьте про аудио и видео

Ваша задача — быть услышанным, а для этого надо:

  1. Чётко и ясно сформулировать мысль. Ясно должно быть не вам, а собеседнику.
  2. Экологично её донести.

Экологичность — это то, насколько собеседнику удобно получить, воспринять, изучить, проанализировать и сохранить на будущее ваше послание. Вы никогда не знаете наверняка, где, как и в каких условиях ваше сообщение настигнет собеседника. Поэтому оно должно быть максимально удобным для работы в любой ситуации: в дороге, в офисе, дома за ужином, на встрече — где угодно.

Лучшего способа, чем обычная письменная речь, ещё не придумали. Да, да. Олдскульный и, по возможности, грамотный текст.

Текст — это универсальный, всем понятный и легкий формат, который обеспечивает 100% доставляемость. Его легко хранить, пересылать, перечитывать. Его легко найти через какое-то время, даже спустя километры общения. Ни один другой формат не является таким же удобным для ведения бизнеса.

В силу специфики своей работы я очень люблю звонки и считаю, что многие вещи голосом донести гораздо проще и быстрее. Но только если ты находишься в первой позиции. Звонок — это вторжение в личное пространство, и экологичным он не может быть по определению.

Правило № 3: звонок или отправка голоса и видео во втором и третьем случаях допустимы, если собеседник сам вас об этом попросил

Тех, кто шлёт подобные сообщения, можно понять. Ведь такие сообщения очень просто создавать — ткнул в экран и выдаёшь всё, что пришло в голову. Красота. Не надо думать, формулировать, записывать. Экономия времени и сил очевидна.

Но чудес не бывает: кто-то всё равно должен подумать, сформулировать и записать. Просто вы перекладываете эту работу с себя на собеседника. Человек, который никак от вас не зависит, просто пошлёт вас и ваши «видосики» куда подальше.

Правило № 4: если вы всё поняли, но по-прежнему не хотите набирать текст руками, используйте технологию распознавания голоса

Gboard отлично распознает русский язык (уральский — точно). Диктуя сообщения, которые должны превратиться в текст, вы одновременно тренируете навыки грамотной и структурированной речи. Конечно, перед отправкой вам всё равно придётся перечитать текст и поправить огрехи в работе электронного корректора. Но это проще, чем печатать текст большого объёма, например, находясь за рулем.

Вместо послесловия

Наше удобство заканчивается там, где начинается дискомфорт для других людей. Уважайте окружающих, даже если технологии подталкивают к обратному.

0
48 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
Denis Shiryaev

Еще не советую в деловой переписке использовать гифки и не делать договоры в формате COUB

Ответить
34
Развернуть ветку
Херсон Молодецкий

договоры в формате COUB? а пример можно?:)

Ответить
2
Развернуть ветку
Denis Shiryaev

Сделал пример, держите

Ответить
63
Развернуть ветку
Давид Джавадян

до слез!!!

Ответить
6
Развернуть ветку
Херсон Молодецкий

аааа!)
нужно еще под репчик что б слайды менялись - и ок, готово, можно клиентам высылать

Ответить
5
Развернуть ветку
Konstantin Smirnov

А что, правда есть мутанты, посылающие аудиосообщения? Со всеми этими "б-э-э-э", "м-э-э-э", фоновыми хрипами и прочей неудобоваримой херней? А главное - без возможности за пару секунд пробежать текст глазами? Господи, верни разум людям.

Ответить
7
Развернуть ветку
4tozajizn

Есть такие мутанты) Мой бывший руководитель обожал начитывать гигабайты сообщений на вайбер. Причём на вайбер коллеги, который потом шел со своим телефоном ко мне и давал слушать (не люблю я мгновенные мессенджеры, не использую их).

Ответить
2
Развернуть ветку
Andrew Gorobchenko

Ну вот из-за таких людей с суперспособностью "пробежать текст глазами" и приходится писать ещё текст, и ещё текст и ещё аудио потом, ещё позвонить, ещё митинг устроить.

Ответить
–3
Развернуть ветку
Konstantin Smirnov

За 2 секунды можно ухватить основной смысл. Тут спорить не стану, т.к. все равно все останутся при своих.
Но как процитировать аудиосообщение, добавив свои комменты? Как проиндексировать для поиска в будущем?
Количество геморроя возрастает. Совершенно бессмысленного.

Ответить
0
Развернуть ветку
Dima Tez

А если вдруг нужно наоборот отправить аудиосообщение, но говоришь так себе, не нравится своей голос или дикция, то можно использовать @saytextbot в Телеграме.

Ответить
6
Развернуть ветку
Александр Кондратенко

С темой и выводом статьи согласен, с доказательством совершенно нет.

Это самоочевидно, что получатель должен решать, как ему удобно считать сообщение. Не отправитель. Плевать, кто отправил, хоть президент. А эти ваши влажные бдсм фантазии про страпон и разделение, кто выше, кажутся крайне подозрительными. Клиенты Ивана Шкиря, на всякий случай будьте настороже! А то как прицепит вам страпон, да предложит это-самое.

PS Лично я входящие голосовые сообщения клиентов тупо игнорирую и переспрашиваю текстом. Текст удобно копипастить в чеклист, удобно оперировать данными из него, приемлемо пересылать и часть его можно клиенту же предъявить в случае недопонимания.

Ответить
6
Развернуть ветку
ivan krapivin

А почему никто из мессенджеров еще не ввел библиотеки из нарезанных аудиофайлов?
Чтобы можно было посылать уже заготовленные аудиосообщения, соответствующие ситуации.
Чтобы своему прорабу можно было просто кинуть кусочек «дверь мне запили, б*ять».
Или за работу спустя рукава рекордс кинуть сотрудникам «просрали все полимеры».
Для олдфагов нарезались бы «Бабка АТС» или «Битва двух якодзун».
Это же огромный рынок. Как стикеры в Телеграм. Компании бы выпускали свои наборы голосовых сообщений, где лицо, принимающее решения, надиктовывает сет из фраз на все случаи жизни. «Согласовано», «переделать», «анус себе дерни, пес».

Ответить
4
Развернуть ветку
Konstantin Smirnov

"Борьба, которую начальник ГЕРКУЛЕС’а вел с коммунотделом из-за помещения, вдохновила его на новые стандартные тексты:

«Я коммунотделу не подчинен. Полыхаев».

«Что они там, с ума посходили? Полыхаев».

«Не мешайте работать. Полыхаев».

«Я вам не ночной сторож. Полыхаев».

«Гостиница принадлежит нам — и точка. Полыхаев».

«Знаю я ваши штуки. Полыхаев».

«И кроватей не дам, и умывальников. Полыхаев».

Эта серия была заказана в трех комплектах. Борьба предвиделась длительная, и проницательный начальник не без оснований опасался, что резина быстро сотрется ."

Ответить
3
Развернуть ветку
Евгений Ткач

Вы сверху.
Вы снизу.
Непонятки.
П.С. идеальная градация позиций бизнес-коммуникаций. Бизнес коммуникаций в Чертаново.

Ответить
5
Развернуть ветку
Andrew Gorobchenko

ой, большинство людей, которые негативно относятся к аудиосообщениям ссылаются на:
- мне неудобно слушать
- мне неудобно потом искать, ведь это не текст.

А теперь:
- Если тебе неудобно слушать аудио, потому что ты на встрече или еще где, то тебе неудобно должно быть и читать сообщение. Хватит быть лицемерными уродами и протирать штаны на митингах, находясь там в телефонах
- Наушники. У всех есть наушники. Если нет, то приложи телефон к уху. Уши вроде есть у всех, телефоны теперь тоже умные и автоматически отправляют звук в тот самый динамик
- Как часто люди реально перечитывают старые тексты? и находят их? еще одно заблуждение. ставь хэштег к аудио и будет просто.

Это не означает, что надо везде писать аудио сообщения 5минутные. Во всем надо знать меру.

Ответить
–36
Развернуть ветку
Dima Tez

Как часто люди реально перечитывают старые тексты? и находят их?

Постоянно обращаюсь к поиску (в Телеграме он прекрасен), чтобы найти что-то в переписке. Какой-нибудь адрес, номер, название чего-то, вспомнить какой-то день. Да много чего, причем даже спустя годы.

Ответить
16
Развернуть ветку
Andrew Gorobchenko

По этой причине у вас 2 лайка. Вас трое. Я могу себя добавить, так как я часто это делаю и поиск в телеграме реально божественный, особенно по типам медиа.
Ок 4. У меня 13 дислайков. Порядка 30% перечитывают. Можно и аудио записывать остальным)) причём с напоминанием переслушать предыдущее

Ответить
–10
Развернуть ветку
irmr

Не надо плодить сущности. Уже помимо аудио появился хештег, потом напоминание про еще одно аудио и так далее.
Текст это наиболее универсальный способ передачи данных. Если уж кому-то приспичило, то перевести текст в аудио гораздо проще, чем наоборот. На встречах текст просматривается за 5 секунд и к этому не отнесется плохо, в отличие от прикладываемого к уху телефона. В конце концов, далеко не у всех безлимитные пакеты и далеко не везде стабильный интернет. А в метро, например, бывает шумно.
За рулем лично мне проще на пару секунд отвести взгляд от дороги, чем отвести взгляд на 10 секунд и целиться в кнопку плей.
Кстати, одним хэштегом трудно выразить суть сообщения и тем более вспоминать, по какому хэштегу было конкретное сообщение.

Ответить
5
Развернуть ветку
Dima Tez

За рулем лично мне проще на пару секунд отвести взгляд от дороги, чем отвести взгляд на 10 секунд и целиться в кнопку плей.

Целиться в кнопку не надо — достаточно просто поднести телефон к уху, и начнется проигрывание. С записью, кстати, то же самое.Вот как раз за рулем аудиосообщения очень спасают.

Ответить
0
Развернуть ветку
Sasha Beep

Да да, только как потом доказать в суде что ты все сделал, как и просили - переписка тоже является доказательством, а ваши ММС-ки - нет.

К письму можно многократно обращаться, выполняя задания по пунктам, его можно переслать, целиком или частями, хватит пороть чепуху.

И самое главное - переписка помогает заказчику вытряхнуть дерьмецо из головы, прежде чем писать, особенно, если писать не любят

Ответить
15
Развернуть ветку
Andrew Gorobchenko

Если в моем комментарии вы пропустили последний абзац, то это не означает, что я предлагал ТЗ обсуждать по аудио. Не надо все возводить в абсолют.

Вы в начале работайте по договору, где переписка в мессенджерах с конкретных номеров будет иметь юридическую силу. А ещё желательно по договору, где потом все заплатят причитающиеся налоги, если это договор между физлицами, которыми являются 80% всех договоров по фрилансу.

Ответить
0
Развернуть ветку
Sasha Beep

Последний абзац читал.
Речь о том, что все, что не написано - не имеет никакой силы, ну типа, да, говорил а вот передумал и т.д. и кукуй или делай за бесплатно еще что-то или денег не получай.

Вы в начале работайте по договору
По себе людей не судят, работаем по договорам, в том числе, там вписаны люди, которые имеют право участвовать в обсуждении и то, что помимо почты никакой вариант заданий и корректировок не катит

Ответить
0
Развернуть ветку
Denis Shiryaev

Это означает что телеграму и вотсаппу нужно сделать как , прости господи, icq, чтобы с одной кнопки с помощью https://cloud.google.com/speech/ или аналогов это все стало текстом на стороне клиента.

И да, иногда ты сидишь где-то в очереди, где полно людей, и ты можешь тупить в телефоне, но не хотел бы всем давать послушать, что там тебе пришло. Лезть за наушниками это уже эрибор.

Ответить
8
Развернуть ветку
Andrew Gorobchenko

А в чем преимущество текста, если вы его невнимательно читаете? Я написал, что можно приложить телефон к уху. Как будто ты говоришь по нему. Если не пользуешься говно за 2к, то все будет работать и звук будет идти только в ухо

Ответить
–9
Развернуть ветку
irmr

Это сообщение надо было выложить на Ютуб. Хули нет-то, видео круче текста!

Ответить
7
Развернуть ветку
Mike Kosulin

Ютуб сабы генерит)))
Вот и решили проблему.

Ответить
0
Развернуть ветку
Любой якорь

- Бывают ситуации, когда я смотрю сначала на смарт-часы/нотификацию на телефоне а уже потом решаю - буду я отвечать сейчас или подождет. При этом отвечаю иногда с тех же часов или нотификации. С голосом такое не пройдет.
- Наушники у меня далеко не всегда одеты. В том числе потому что либо хороший звук в наушниках либо все остальное слушать. А гарнитуру с костной проводимостью где этой проблемы нет - надо еще и заряжать часто. Да и не очень вежливо.
- Старые тексты (включая старую переписку, включая старые сообщения в скайпе) я перечитываю и/или ищу там что-то - часто. Например точно помнишь что по проекту что то обсуждалось, ключевые слова и примерную дату, и как обычно это не было занесено в таск-трекер (да, я знаю что не хорошо и так далее - но вот только это факт, а секретаря почему то на этих совещаниях нет). При текстовом поиске - я найду это место. Если была аудиозапись - будут проблемы. Если бы в тех мессенджерах что нужны (на данный момент - Skype, Hangouts) была функция автоматического создания текстовой версии (пусть с качеством хотя бы уровня Gboard) - было бы намного проще. Есть же в Evernote автоматический OCR сканов для работы поиска.

Ответить
3
Развернуть ветку
Artur Smolin

Извините за офтоп, но резануло:
"Наушники у меня далеко не всегда одеты".

надеть — снять, одеть — раздеть

Ответить
1
Развернуть ветку
Любой якорь

Извиняюсь. По русскому языку в школе было не 5 к сожалению. Бывает что мне тоже в чужих текстах глаза режут например некоторые технические детали.

Ответить
0
Развернуть ветку
Роман Соляник

asdfsds

Ответить
0
Развернуть ветку
Denis Shiryaev

работает – я не знаю что вы тестировали

Ответить
9
Развернуть ветку
Артём Высоков

Оффтоп
Ты кто такой?! :)))) Я ору со всех твоих комментариев здесь :))))

Ответить
2
Развернуть ветку
Denis Shiryaev

Я Денис, привет :tada:

Ответить
3
Развернуть ветку
Maxim Syabro

Это shirman

Ответить
1
Развернуть ветку
Nika Kovach

автор, признавайтесь, как ваш локус контроля поживает? А корону уже сняли?

Ответить
2
Развернуть ветку
Тимур Мазукабзов

Если написали вам в мессенджер, зачем каждый раз перезванивать? Вдруг человек написавший находится, к примеру, в роуминге?

Если вопрос открытый или требует обсуждения - перезваниваете. Если вопрос закрытый и ответ укладывается в 10 секунд, то чем не выход. Тем более, что задавая вопросы или обсуждая важную тему, вам должны звонить сами.

Ко всему прочему, аудиосообшение можно отточить и лаконично изложить бесконечным числом попыток (в вотсап точно). А вот в разговоре мычанию и блеянию ничто не мешает.

Ответить
2
Развернуть ветку
Ярослав Шавкун

То чувство, когда за жизнь ни разу не получал по работе аудио или видеосообщений

Ответить
1
Развернуть ветку
Alexey Remizov

Автоответчики не застали? Эх поколение Z

Ответить
0
Развернуть ветку
Ярослав Шавкун

Ах, сударь, вы мне льстите. Но я все-таки еще из Y.

Ответить
0
Развернуть ветку
Arseniy Prosvirin

Мде.. никогда не использовал и не собираюсь использовать эти аудиосообщения.... Используя текст, можно спокойно перечитать определенное сообщение, не нужно попадать точно в секунду в секунду, чтобы услышать именно что надо. Если в метро, ничто не мешает прочитать/написать, а вот слушать/записывать нереально. Да и всяко произнести какую-то важную информацию (длинную, раз это для делового общения) без запинки нереально, а в тексте легко исправить

Ответить
1
Развернуть ветку
Diego Salvador

Спасибо! Очень давно не был в цирке!
Публикуйте побольше актуальных колонок от руководителей всяких сервисов по работе с клиентским потоками! Это заставляет встрепенулся!

Ответить
0
Развернуть ветку
Александр Кондратенко

Аватарка у вас под стать теме статьи.

Ответить
0
Развернуть ветку
Сергей Тихоненко

Вспомнился знаментый аудиоролик "Просрали полимеры" )

Ответить
0
Развернуть ветку
Тимур Мазукабзов

Моё мнение, если переписка в вотсап то ее уже сложно называть официальной.

И если нужно срочно ответить, а вы за рулём и чётко знаете ответ на вопрос, почему не ответить голосовым сообщением...

Ответить
0
Развернуть ветку
Konstantin Smirnov

Но почему тогда просто не позвонить?

Ответить
0
Развернуть ветку
Dima Tez

А чем звонок проще? Проще в данном случае как раз просто отправить аудиосообщение, а получатель прослушает в удобную ему минуту.

Ответить
0
Развернуть ветку
Evgeny Colors

Лучше бы, вместо всем известного функционала гугл-клавиатуры, присоветовал что-то подобное для компа.
Речь в текст под винду не браузерное.

Ответить
0
Развернуть ветку
Александр Васильев

Статья какая-то слишком очевидная. Так и хочется сказать спасибо, кэп.

Ответить
0
Развернуть ветку
Читать все 48 комментариев
Google и Apple завоевали рынок смартфонов, теперь они вместе с Amazon хотят заполучить рынок автомобильных ОС Статьи редакции

Но им могут помешать регуляторы. В прошлом власти позволили этим же компаниям захватить рынок мобильных систем, однако теперь попытаются предотвратить повторение ситуации на рынке ОС для машин, пишет Politico.

Как бесплатно набрать 1600 подписчиков в телеграм-канал и подружиться с самыми амбициозными стартаперами vc.ru

Рассказываю, во что вылилась моя идея скрещивания «Трибуны» с Product Hunt, как я набирал подписчиков после первой публикации на vc.ru и насколько активно аудитория в Telegram следит за подборками лучших продуктов из «Трибуны».

«Делимобиль» добавил Tesla Model 3 в свой парк в Москве Статьи редакции

Аренда стоит от 24 рублей за минуту.

Как мы сделали интерактивный курс о том, чему нельзя научить в онлайне

Цифровые технологии сегодня всё чаще смешиваются с физическими объектами. Отсюда возникают примеры активностей в формате «фиджитал» (от англ. physical + digital). В статье мы рассказываем о том, как использовали такой подход в корпоративном обучении.

Тренды финтеха. Разработки, технологии и поиск новой ценности

За последние 10 лет свершилась настоящая революция в финансах. Произошла инфраструктурная перестройка, весь мир переехал на смартфоны с доступным и дешевым интернетом, что позволило появиться сотням финтех-компаний. Сегодня любая новая технология может быть использована для создания финансовых решений. Но только ли разработки будут влиять на…

Ничего не понятно, ничего не случилось: что Центробанк предложил делать с криптовалютами в России Статьи редакции

Если идеи регулятора примут, скорее всего, для физлиц ничего не изменится, но вести криптобизнес в стране будет сложно.

Часовая запись пресс-конференции Центробанка, на которой представили доклад
ЦБ предложил новые ограничения на криптовалюты в России — но владеть ими гражданам не запретят Статьи редакции

За операции с криптовалютой регулятор предлагает наказывать — но как именно, не указывает.

Сколько можно заработать на ютубе?

«Я бы в блогеры пошел» Удивляясь количеству просмотров всякой ерунды на Ютубе, я задался вопросом, а можно ли , не обладая супер пупер медийной известностью и миллионом просмотров, а так же каким-то безумным бюджетом для создания контента, заработать на Ютубе? Погуглив через своих знакомых на предмет близких людей, которые занимаются ютубом, я…

Кому нужен футбол в селе

Как «Кружок» и «Тинькофф» организовали футбольные сборы в Тамбовской области или история о спорте за пределами больших городов.

Фото: Филипп Задорожный / Stereotactic
Как нанимают айтишников в США: что нужно знать до собеседования и когда вас точно не возьмут

Устроиться на работу в России относительно просто и понятно — ты видишь вакансию, откликаешься, у тебя что-то спрашивают, дают тестовое, потом проходишь одно собеседование и ты нанят. А вот в США всё устроено совсем по-другому — и требования, и первичный отбор, и процесс найма.

Два новых продукта в бете, кастомное хранилище и дешевый CDN

Дайджест продуктовых апдейтов, которые могут вас заинтересовать.

null