Event-директор PR Partner, Анна Загумённая
Организация мероприятия — это несомненно долгий и трудоемкий процесс. Со стороны сложно представить, сколько всего приходится продумывать до мелочей для того, чтобы всё прошло идеально. Это не просто поиск площадки и заказ кейтеринга, как думают многие. Для того, чтобы спланировать и провести мероприятие, особенно деловое, которое бы потом запомнилось надолго, нужна подходящая площадка, необычная концепция, интересное наполнение и, конечно — информационная поддержка. Иначе всё, что вы делаете для открытого (или партнерского) бизнес-мероприятия, пройдет зря. Конечно, PR — это лишь часть усилий по продвижению мероприятий, но сегодня мы поговорим именно про работу со СМИ и партнерами, а не про рекламу и социальные сети.
С чего начать?
Основное «ядро» любого бизнес-мероприятия — это идея и контент. Прежде чем приступить к продвижению мероприятия, нужно определить, насколько хороша идея мероприятия, будет ли она интересна аудитории, ее сильные и слабые стороны, а также оценить качество выступающих спикеров. Данная информация поможет выделить ключевые сообщения, которые вы будете доносить до аудитории.
Также важно очень четко понимать, на кого рассчитано мероприятие. Подумайте — кто ваша аудитория? Зачем им приходить на ваше событие? Какую ценность вы можете принести этим людям? От этого вы будете отталкиваться, когда начнете строить план действий по продвижению. Необходимо сформировать описание вашей целевой аудитории: чем точнее вы обрисуете портрет тех, кого должно заинтересовать мероприятие, тем проще будет строить план. Например, в сфере B2B мероприятие может быть закрытым (например, партнерским) и открытым (например, конференция). В первом случае планирование и составление портрета довольно прозрачно — это будут конкретные люди, с которыми работает ваша компания. Во втором случае планировать «наполнение» мероприятия и начинать погружение в нужды аудитории стоит заблаговременно.
Хороша ложка к обеду
В продвижении мероприятия существует два главных принципа: 1) готовить мероприятие нужно заранее и 2) необходимо помнить, что чем больше нужно продать билетов и чем дороже они стоят, тем больше нужно времени на PR и рекламную кампанию.
Необходимое время для продвижения мероприятия, которое вы проводите в первый раз (то есть пока оно не зарекомендовало себя на рынке) — полгода. К этому моменту у вас уже должны быть намечены спикеры, или хотя бы примерные темы, которые вы хотели бы, чтобы они осветили. На данном этапе может не быть площадки, но важно уже подготовить страничку-заглушку на лендинге в то время, пока готовится остальной контент. Это поможет привлечь информационных партнёров, показать им товар «лицом». Финальный лендинг мероприятия лучше запустить где-то за 4 месяца, примерно в это время стартует продажа билетов. Однако если вы запустите его за полгода — будет гораздо больше шансов на успех. В это время крупные издания начинают набирать пакет мероприятий для партнерства. Если вы проводите мероприятие не в первый раз, то можно начинать его продвижение за 3-4 месяца до начала.
Мы настоятельно советуем обратить на информационную поддержку должное внимание. Это канал продвижения вашего мероприятия, который «убивает» сразу нескольких зайцев. Во-первых, при привлечении на открытое мероприятие, это конечно же обеспечит вам приток целевой аудитории (при корректно выбранных инфопартнерах). Во-вторых, вы сможете зарекомендовать и представить свое мероприятие в положительном ключе с помощью СМИ — позитивная известность поможет при проведении дальнейших мероприятий, ведь вы будете «на слуху». В-третьих, это, конечно же, гарантированные публикации, которые всегда так необходимы при привлечении целевой аудитории. И не только в СМИ, но и в социальных сетях «немедийных» партнёров.
Работа с информационными партнерами включает в себя несколько этапов: подбор наиболее релевантных СМИ и компаний для сотрудничества, составление пакетов информационного сотрудничества, в которых будет четко прописано что вы можете дать, и что бы вы хотели получить от данного взаимодействия. А также проработка отобранных партнёров и согласование сотрудничества.
Несколько практических советов:
1. Начинайте работу по информационному партнерству со списков: список потенциальных партнеров, база СМИ для возможной рассылки анонса, список блогеров и спикеров для анонсирования;
2. Категоризируйте партнеров и прорабатывайте их от крупного к более мелким;
3. Пропишите все, что вы можете дать партнеру, чем можете быть полезными, помимо стандартных логотипов и баннеров, и только потом приступайте к пожеланиям, которые вы выдвигаете к партнерам;
4. Нужно помнить, что партнеры не всегда добросовестны — они могут забыть поставить ваш анонс в рассылку или поставят его на более короткий срок, чем предполагается. Поэтому старайтесь каждый день контролировать партнеров, не доверяйте на слово даже проверенным, ведь человеческий фактор никто не отменял.
Далее следуют довольно стандартные задачи, и, если вы сделали всё правильно на этапе подготовки, а также грамотно составили списки, то вероятность провести идеальную PR-поддержку мероприятия значительно увеличивается. Для эффективности ивента нужно отправить предложения о сотрудничестве партнерам и предложение по инфопартнерству потенциальным инфоспонсорам. А также вести большое количество переговоров, утвердить договоренности, подготовить анонс, адаптировать тексты для постов в социальных сетях и рассылки по базам партнеров, согласовать печатные и онлайн-материалы с партнерами, а также координировать выполнения всех условий.
После этого остается самая малость — всего лишь провести само мероприятие, которое, при должной подготовке, пройдет как по маслу. После проведения не забудьте учесть все ошибки или недочеты на будущее — это обязательно поможет вам при планировании следующего прекрасного события.
Желаем удачи!
Комментарий удален модератором