Офтоп Алена Шерстнева
120

Невидимая сторона: как подружиться с принтером и сделать рабочее пространство более комфортным

Что такое комфортный офис? Удобное рабочее место, оборудованные переговорные, многофункциональная кухня или столовая, зоны отдыха. А печатные устройства часто задвигают в дальний угол, несмотря на то, что это одно из самых популярных мест встречи в офисе после кулера и кофемашины. Команда KYOCERA Document Solutions Russia рассказывает, как подружиться с принтером и сделать рабочее пространство более комфортным.

В закладки

Несмотря на глобальную диджитализацию, от бумаги не уйти, согласно отчету Gartner, компании тратят от 1% до 3% бюджета на печать. МФУ и принтеры остаются незаменимыми, и, если все на своем месте и работает как часы, сотрудники воспринимают устройства как должное. Однако, если в системе что-то не продумано, принтеры становятся причинами многих бед: документы распечатались не там и не те, закончился тонер в самое неподходящее время, поэтому опоздали/показали неверную информацию/потеряли документы и т.д.

Все эти проблемы и риски можно снизить, если правильно подойти к расположению и настройке МФУ с умом.

Разберем самые распространенные ошибки при установке принтера в офисе:

Слишком близко vs. слишком далеко

Во многих компаниях, особенно небольших, принтеры часто стоят рядом с рабочими столами. С одной стороны, это удобно — все под рукой, в любой момент можно распечатать или отсканировать документы. С другой стороны, это может вызывать неудобства для сотрудников. Во-первых, принтеры — это дополнительный источник шума. Не только от машин, но и от сотрудников, которые приходят работать с техникой. Устройства, люди, разговоры — все это отвлекает от рабочего процесса, согласно исследованию американской компании Steelcase, 22% сотрудников недовольны окружающим шумом в офисе.

Во-вторых, устройства периодически требуют проверки ИТ-специалистов, замену деталей, замены тонер-картриджей. И сервисный инженер будет делать все это также во время рабочего процесса. А если компания использует неоригинальные картриджи, то вызывать мастера придется гораздо чаще, так как устройство будет изнашиваться быстрее, что приведет к дополнительным тратам. Кроме того, это может быть опасно для здоровья. Неоригинальные расходники никто не проверяет, не сертифицирует, так что в состав тонера могут входить химические соединения, вызывающие аллергическую реакцию, повреждение слизистых оболочек глаз и дыхательных путей.

Другая ситуация, когда печатающие устройства ставят в отдаленной комнате. Однако, пока сотрудник дойдет за документами, по пути может случится разное: отвлекли срочные дела, коллега по ошибке забрал чужие бумаги, важные документы попали не в те руки и прочие детали.

Как лучше?

По нашему опыту, самый оптимальный вариант, когда в open-space офисе существует отдельная огороженная принт-зона, где располагаются большие напольные принтеры и прочая оргтехника. Там же можно оборудовать место для хранения бумаги и расходников. При таком размещении сотрудники будут меньше отвлекаться на посторонний шум, будет меньше поводов для раздражительности, а значит, работа будет идти быстрее и приятнее.

Слишком мало устройств vs. слишком много устройств

Допустим, молодая компания только-только начинает свой путь и коллектив совсем небольшой. Казалось бы, много ли нужно компании до 20 человек? Отчеты, счета, акты, презентационные материалы, коммерческие предложения, схемы, проекты — и еще множество документов, в зависимости от профиля компании. Кроме того, что к одному устройству периодически будет выстраиваться очередь из сотрудников, в машине может закончиться тонер/зажевать бумагу/износиться деталь. По закону жанра сразу всем потребуется срочно распечатать важные документы. Так что даже в небольшом коллективе должно быть минимум два устройства, например, черно-белый принтер и цветной МФУ.

Существует и обратная сторона, когда в компании достаточно принтеров и МФУ, и у сотрудников есть неограниченный доступ ко всем печатным устройствам. Почему это плохо? На цветных устройствах печатают документы, которые нужны в черно-белом варианте или какие-то из устройств могут простаивать из-за личных предпочтений сотрудников — в общем, нерациональное использование.

При правильном подходе можно сэкономить до 30% расходов на печать.

Что же делать?

  • Провести анализ печатающей техники — кто, что и сколько печатает. Это нужно делать в любом случае, если вы хотите сократить расходы на печать. Может оказаться, что в офисе есть принтеры, которые плохо/медленно работают и поэтому редко используются. А цветной принтер выбирают потому, что он первым выпадает во вкладке при настройке печати. Если проанализировать работу всех устройств и узнать потребности сотрудников, то можно правильно задать режим работы печатающей техники.

  • Разграничить доступ к устройствам. Зачем сотрудникам, которые сидят на первом этаже доступ к принтеру на четвертом, если у них есть свой? Предоставьте сотрудникам доступ только к тем устройствам, которые им действительно нужны. Например, бухгалтерии достаточно черно-белой печати, а маркетологам часто нужна печать не только в формате А4, но и А3. Посмотрите, кому из сотрудников какой аппарат ближе и нужнее. Так не будет путаницы и перерасхода бумаги.

  • Включить полезные опции в документооборот. Например, настроить безопасную печать. Только после того, как сотрудник вводит личный пин-код или прикладывает RFID-метку, устройство выводит на печать документы. И никто, кроме пользователя, не сможет забрать документы. Еще одна полезная «фишка» — сортировка документов. Если несколько пользователей отправляют документы на печать одновременно, то устройство автоматически разделит бумаги по разным лоткам.

В 2017 году институт исследований Demoscope по заказу Kinnarps провел исследование, которое показало, что для 94% респондентов счастье на работе во многом зависит от рабочей среды, в которой он трудится. Компании, которые заботятся о комфорте сотрудников, стараются спроектировать рабочее пространство так, чтобы было место и для продуктивной работы, и для отдыха и общения внутри команды. Грамотно обустроенные принт-зоны могут стать не просто техническим пространством, но и тем местом, где приятно встретить коллег, устроить пятиминутный перерыв и обсудить рабочие дела с коллегами.

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Алена Шерстнева", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": -2, "favorites": 1, "is_advertisement": false, "subsite_label": "flood", "id": 35427, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 28 Mar 2018 17:57:15 +0300" }
{ "id": 35427, "author_id": 123021, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/35427\/get","add":"\/comments\/35427\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/35427"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199791, "possessions": [] }

Комментариев нет 0 комм.

Популярные

По порядку

0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Голосовой помощник выкупил
компанию-создателя
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }