В обычное время владельцу и руководителю бизнеса необходимо постоянно держать бизнес под контролем. В кризисное время, чтобы оставаться на плаву, следует оперативно решать, куда направлять деньги, как оптимизировать расходы, какие направления деятельности свернуть, а каким отдать приоритет. Для принятия стратегически верных решений важно видеть всю картину целиком. В этом помогают финансовые отчеты.
Есть несколько форматов отчетов – таблицы и диаграммы. Создавать диаграммы умеют BI-системы. Но не всегда их данным можно доверять. С актуальностью отчетности справляется ФинГрад – система управленческого учета, собирающая данные из множества источников: бухгалтерских, ERP и CRM систем, банковских выписок и т.д.
В этой статье разберемся, как работает каждая система, в чем плюсы и минусы, в каком случае использовать BI, а в каком ФинГрад.
Как работает BI
Как живая система, бизнес постоянно меняется – добавляются направления, появляются новые источники доходов и статьи расходов. BI-система умеет отражать эти изменения. Для настройки требуется привлечение сторонних специалистов, т.к. модификация настроенного BI – это большой проект со сроками и серьезными бюджетами. При этом вы получаете неполные или, что хуже, недостоверные данные. Например, из-за отсутствия контроля внутренней согласованности данных из разных источников, данные о прибыли могут не соответствовать балансу. Такая информация принесет больше вреда, чем пользы. Сама по себе BI-система ничего не знает о принципах финансового учета. Даже базовые отчеты придется формировать «с нуля».
BI-система – это сервис с дашбордами, графиками, таблицами и отчетами, настроенными для операционного и стратегического анализа. Посмотрим, как выглядит процесс получения данных и построение отчетов на примере Power BI:
1. Создается подключение к источнику данных
2. Настраиваются преобразования «сырых» данных
3. Настраивается визуализация
ПРЕИМУЩЕСТВА
Визуал – неограниченные возможности по построению дашбордов
Возможность моделировать показатели в режиме Drag-and-drop (передвигаете ползунки и цифры пересчитываются автоматически)
Возможность гибкой настройки показателей на дашборде для экспресс-анализа
- Функционал можно настроить за рамками финансовых показателей.
НЕДОСТАТКИ
Достоверность данных – нет проверки данных, есть риск опираться на неактуальные данные
Дорогая поддержка только квалифицированным программистом – все правила построения отчетов кладутся в код
Сложно поддерживать актуальность данных
Нет возможности провалиться из суммы отчёта в первичку
- Нет функционала по автоматизации контроля расходов, только репорт система.
Как работает ФинГрад
У компании появился новый филиал – данные о нем будут автоматически корректно отражены в отчетах. Добавление новых данных, изменение структуры отчетов производится без программистов. ФинГрад – это low-code система, написание программного кода не требуется.
Концептуальное отличие ФинГрад от BI-систем в его внутреннем устройстве. Система ориентирована на хранение финансовых данных. В основе архитектуры – двойная запись, при которой каждая операция отображается в системе как проводка. Что это дает бизнесу? Благодаря двойной записи руководитель может быть уверен в достоверности отчетов и их согласованности между собой. Цифры, отображаемые в балансе и, например, отчете о прибылях и убытках, всегда согласованы между собой.
В каждую цифру отчета можно провалиться и увидеть проводки, из которых эта цифра получается.
У ФинГрад есть встроенная поддержка планирования бюджетов. Это позволяет формировать, согласовывать бюджеты и контролировать их исполнение.
Встроенный в систему движок согласования платежей превращает ФинГрад в казначейскую систему. Согласованные платежи моментально попадают в отчеты. Потому контроль остатков и денежных потоков происходит в реальном времени.
Пример формирования отчетов на основе данных из нескольких источников:
1. Настраиваем импорты (на примерах – проводки, регистры и справочники 1C)
2. Настраиваем мэппинг счетов 1С и счетов МСФО, детализацию по статьям
3. Настраиваем трансформации проводок
4. Получаем проводки в двойной записи
5. Получаем отчеты (в примере - отчет о прибылях и убытках с детализацией по источнику данных)
ПРЕИМУЩЕСТВА
Low-code система – не требуется программирование для адаптации системы под новые условия
Внутренняя согласованность всех отчетов благодаря проводкам с двойной записью
Встроенные отчеты – отчет о движении денежных средств, о прибылях и убытках, балансовый отчет
Возможность планировать бюджеты и контролировать их исполнение
Подсистема Казначейства для согласования платежей.
НЕДОСТАТКИ
Слабый визуал по сравнению с BI
Нет мгновенного пересчета показателей при фин моделировании (пересчет нужно запускать)
Настройка дашбордов только через макросы в Excel или через передачу данных в BI-систему
- Только финансовая система.
Вывод
BI и ФинГрад – системы, которые напрямую не конкурируют, они решают разные задачи. Если необходима достоверная управленческая отчетность, автоматизация бюджетирования и казначейства – используйте ФинГрад. Когда все показатели есть, они достоверны и нужна их визуализация – воспользуйтесь BI-системой.
Для анализа финансовых и нефинансовых показателей можно использовать обе системы одновременно. В ФинГрад получайте достоверные данные, через API передавайте их в BI для гибкого моделирования и дашбордов.