Неправильное делегирование — величайшее зло: разбираем управленческие ошибки Джокера, Дарта Вейдера и других
Бизнес и управление — это сложно, но не сложнее преступного мирового господства. В этом материале доктор Зло разберет ошибки начинающих злодеев, не умеющих в управление, и расскажет, как делегировать рутинные дела приспешникам, чтобы переключиться на глобальные задачи.
Источники материалов:
- Теория: книга «Делегирование и управление», Брайан Трейси
- Практика: Роман Швецов, основатель Delegator 24, резидент клуба Reforma
- Личный опыт: доктор Зло, глава тайной преступной организации
3 причины научиться делегировать задачи
Освободишь расписание для решения глобальных и стратегических задач. Пока сотрудники будут генерить выручку по уже проверенным алгоритмам, ты придумаешь, как кратно эту выручку увеличить, выйти на новый рынок или задействовать новый сегмент аудитории.
- Сделаешь сотрудников более опытными и самостоятельными. Они смогут работать, даже когда руководитель (ты) заболел, отлучился на мероприятие или уехал в отпуск. Давно, кстати, в нормальном отпуске был? Вот и мы о чём.
- В компании больше не будет незаменимых сотрудников и «узких горлышек», которые тормозят масштабирование. Чем больший спектр задач делегируешь — тем больше уверенности, что любая задача может быть решена без тебя.
Пример от доктора Зло
Один тёмный верховный главнокомандующий Империи (не будем называть имя в целях анонимности) никому не доверял взрывать планеты с помощью звезды смерти. При этом на уничтожение одной планеты он тратил 2-3 часа, а значит, если бы он не послушал совета доктора Зло по делегированию, его армия никогда не вышла бы за пределы «узкого горлышка» — 4-5 уничтоженных планет в день, что для галактических масштабов — ничто.
Что можно делегировать
Основатель Delegator24 и резидент клуба Reforma Роман Швецов делит все задачи на 3 типа:
операционные — стандартные регулярные задачи, которые приносят прибыль компании;
- проектные — направлены на создание чего-то нового или совершенствование старого. Например, процессов, направлений, продуктов;
- стратегические — определяют курс развития, политику и тактику компании.
Руководитель компании должен заниматься только стратегическими задачами, а всё остальное — делегировать сотрудникам и топам.
Пример от доктора Зло
Джокер регулярно ходит со своими приспешниками на все мелкие преступления, за что его любит и уважает команда, но из-за плотного криминального графика у него не остаётся времени на составление и реализацию глобальных коварных планов по захвату Готэма. Поэтому он годами борется с Бэтменом, но так и не может его превзойти. А вот у Бэтмена есть Альфред, который взял на себя всю рутину.
4 ложных убеждения, которые мешают делегировать
«Слишком долго, у меня нет на это времени»
Хочешь построить процесс — используй принцип «точи пилу», а не пытайся рубить дерево тупым топором. Нерационально говорить «у меня нет времени, чтобы освободить себе побольше времени». Поэтому, если оказался в яме, первым делом перестань копать.
«Никто не справится с этим так же хорошо, как я»
Высоко задранная планка качества нравится клиентам. Но, если она достижима только для одного человека в компании, это нужно менять. Варианта всего два:
- Снизить планку качества выполнения задачи до уровня исполнителей.
- Подтянуть исполнителей до нужной планки качества — обучить их или нанять новых, более опытных.
«Некому делегировать — таких специалистов просто нет»
Нет где? При каких условиях? Если нет при ставке 50 тысяч рублей — поднять ставку. Если нет специалистов в компании — найти и нанять. Нет в городе — найти удалёнщика. В стране — найти за границей.
Если говорить про узкоспециализированные задачи с уникальными особенностями конкретной компании, то, безусловно, таких специалистов может и не быть даже во всём мире. Но есть куча специалистов из той же сферы, которых можно быстро «заточить» под нужную задачу.
Мораль: делегирование — это не просто «прощай, задача», а почти всегда предварительное обучение исполнителя и только потом «прощай, задача». Обучение может быть как ультракоротким, в формате ТЗ, так и более основательным — на несколько месяцев.
«Я потрачу время и обучу, а он возьмёт и уйдёт»
Рано или поздно сотрудники уходят, поэтому даже эту ситуацию нужно предусмотреть и превратить в заранее подготовленный процесс. Например, законспектировать все знания, которые понадобятся новому сотруднику: принципы работы над задачей, требования к результату, необходимые книги, ссылки, сервисы, инструменты, алгоритмы — всё. Если один сотрудник уйдёт, другой сможет изучить эту информацию и заменить его.
Как правильно делегировать
1. Сформулируй задачу и цель
Методика и результат выполнения задачи во многом определяются целью. Если сотрудник не знает конечную цель задачи, он может выполнить задачу на 100% верно, но цель так и не достигнет.
Пример от доктора Зло
Глава всемогущей, официально легальной (на первый взгляд) компании, захотел обокрасть каждого человека на Земле, чтобы потешить своё самолюбие и тщеславие. Он делегировал эту задачу своей армии маркетологов, но забыл сказать цель — прославиться как величайший вор на Земле. Не зная этой конечной цели, маркетологи придумали сервис с оплатой подписок по отпечатку пальца. В итоге миллиарды людей подписывались на временно бесплатные сервисы, потом забывали их удалять, и каждый месяц их вполне законно обкрадывали, а они даже не подозревали об этом. И это сильно расстроило главу компании, ведь никто так и не узнал, кто величайший вор на Земле, потому что пользователи даже не поняли, что их ограбили. Вот ты знаешь, кто, когда и сколько раз тебя ограбил? Вот именно.
2. Найди подходящего исполнителя
В зависимости от задачи, искать исполнителя можно как внутри компании, так и за её пределами. Чтобы определить компетенции и понять, справится ли он с задачей, нужно дать тестовое задание. Также нужно сопоставлять сложность задачи с опытом, навыками и мотивацией сотрудника.
При этом нужно разделять задачи на операционные и проектные. Операционную задачу следует делегировать только тем, кто уже работает в операционке, а для проектных нужно нанимать новых специалистов и при возможности формировать отдел развития, если его ещё нет. Запомни: операционные сотрудники никогда не найдут время для решения проектных задач. А если найдут, ты этому не обрадуешься.
Пример от доктора Зло
Глава крупной криминальной группировки, которая занималась нелегальными ставками, никак не мог найти время, чтобы придумать новый способ продвижения своих услуг. Он делегировал это своим вышибалам. И это было двойной ошибкой: во-первых, они не специализировались на задачах такого типа, поэтому они неделю просто ходили по улице и били всех, кто не хотел пользоваться их услугами. Во-вторых, пока они переключились на эту задачу и не выполняли свои привычные обязанности, некому было кошмарить должников, и те успели собрать вещи и уехать в Мексику. В итоге в недельном спринте получился двойной убыток: не выполнена ни новая проектная задача, ни операционная.
И лишь когда глава этой группировки послушал совет доктора Зло и поручил задачу специально нанятым специалистам, они придумали гениальный по своей коварности план — вставлять рекламу своих услуг в пиратские переводы фильмов, которые вы можете видеть и сегодня.
3. Дай подробное ТЗ
В ТЗ нужно указать:
- суть задачи;
- цель — для чего мы делаем эту задачу;
- метод выполнения задачи;
- инструменты и ресурсы;
- идеальный конечный результат;
- критерии оценки результата;
- сроки.
4. Контролируй выполнение и давай фидбэк
При проверке задачи нужно учитывать эффект «ямы делегирования»: первое время сотрудник будет выполнять задачу не так качественно и быстро, как тот, кто делал её раньше. Ему понадобится несколько недель или месяцев, чтобы набраться опыта и научиться работать так же эффективно. Всё это время нужно давать максимально развернутый фидбэк с описанием ошибок и способов их избежать. Воспринимай это как процесс обучения на практике. Брайан Трейси тоже советует делегировать постепенно, параллельно развивая скилл сотрудника и его чувство уверенности в себе.
Пример от доктора Зло
Один гениальный и безумный учёный нашёл себе помощника, чтобы передать знания и делегировать часть задач по созданию опасных изобретений, которые могли бы уничтожить мир. И поначалу его помощник не особенно отличился: он сделал летающих лягушек, за что получил Шнобелевскую премию. Но безумный учёный знал, что существует «яма делегирования», поэтому дал помощнику время освоиться, поработать над ошибками и перенять опыт наставника. И вот спустя 10 лет тот же помощник стал великим учёным и получил Нобелевскую премию за то, что просто наклеил скотч на карандаш, а потом снял с него слой за слоем, получив… графен.
Мораль: не делай поспешных выводов, потому что первые работы всегда не впечатляют.
Резюмируем
4 частых ошибки делегирования
Обратное делегирование
Если ты делегировал задачу «написать статью в Forbes», а сотрудник приходит и просит помочь ему с темой интервью — это обратное делегирование. Чтобы задачи не возвращались, введи принцип «приходить с решениями», чтобы тебе нужно было только выбрать один вариант из нескольких, одобрить идею или дать карт-бланш. В таком случае сотрудник вернётся с тремя темами на выбор, а ты выберешь лучшую или дашь возможность выбрать самостоятельно.
Чрезмерный контроль
Брайан Трейси советует не контролировать и не дёргать исполнителя после делегирования задачи, потому что это отнимает у него чувство ответственности. Сбалансированной и гармоничной золотой серединой можно считать принцип «прошло 50% времени — проверь, готово ли 50% задачи». Так и задача будет под контролем, и сотрудник не потеряет чувство личной ответственности.
Переделегирование
Если для решения задачи ты выбрал сотрудника по компетенциям и опыту, а он передал задачу другому, скорее всего, результат будет не таким, как ты ожидал. Если задача важная и её должен сделать конкретный сотрудник, сразу объясни, что именно он должен её сделать, потому что от этого зависит результат.
Контроль формы, а не содержания
Никто не может думать и действовать точно так же, как ты (если у тебя нет своего мини-клона, конечно). Всё, что касается чувства вкуса, предпочтений и субъективного восприятия и при этом не влияет на итоговый результат, не обсуждается, не корректируется и не считается ошибкой.
Делегируй правильно и стань великим!
взрыв планеты это всё-таки ни разу не рядовое событие
лично я бы такие задачи на самотёк не пускал