Спикер: Ирина Баева, управляющий директор компании Regus в России
Облачные технологии стали уже не просто плюсом для бизнеса, а необходимым инструментом для работы. Теперь настал черед приложений для совместной работы сотрудников: они получают все большее распространение, так как аккумулируют и структурируют информацию.
По оценкам ITProPortal, в 2020 году 83% всех загрузок компаний будет осуществляться через облако, что позволит освободить собственные электронные устройства.Хранение данных в облаке также позволяет сотрудникам работать в любом месте, где есть компьютер и интернет. Это важно для работников, работающих по удаленке, которые смогут оперативно решить свои задачи вне главного офиса.
Множество российских компаний уже активно пользуются преимуществами облака. Популярными программами стали «Google Диск», «Яндекс Диск», «Облако Mail», OneDrive и Dropbox. Сервисы создают удобную рабочую диджитал-среду, за счет чего ускоряется обмен файлами, а также появляется удобный доступ к проектам в любое время и в любом месте. Но общениечасто все еще осуществляется по старинке —почтой и в мессенджерах.
Приложения для совместной работы наиболее важны, когда речь идет о работе над крупными проектами, когда нужно координировать деятельность команды. Ежедневно сотрудники оперативно обмениваются файлами и документами, обсуждают обновления с коллегами, копируют и пересылают информацию. Все эти трудоемкие процессы требуют качественной командной работы и удобных инструментов для связи и обмена файлами. Если это происходит по электронной почте, то бесконечная цепочка из писем с десятком вложений и объемными прикрепленными файлами становитсянеудобна и неэффективна.
Часто электронную почту совмещают с рабочим чатом в мессенджере. Безусловно, использование мессенджеров делает оперативную связь быстрее и проще, но только если дело касается родительского или какого-либо другого подобного чата в Whatsapp. Но социальные сети и мессенджеры неудобны для командной работы. В чате легко потерять важные комментарии и правки, не говоря о том, что отправление файлов и таблиц в них становится таким же неудобным, как их просмотр в приложении. Сотни пересланных сообщений и уведомлений разной степени важности скапливаются в одну кучу, и настраиваемая сортировка лишь частично решает эту проблему.
Уверены, что в 2020 году продолжится массовое внедрение инструментов, объединяющих коммуникации сотрудников в программах с облаком для хранения файлов. В исследовании Forecast: PublicCloudServices говорится, что мировой рынок подобныхуслуг увеличился в 2019 году до 214,3 млрддолларов, что на 17,5% больше, чем достигнутый в 2017 году уровень в 182,4 млрд долларов.По всему миру идет массовое использование инструментов повышения производительности, которые объединяют общение сотрудников с программным обеспечением в облаке. Самыми популярными из них стали программы MicrosoftTeams, Slack, а также Workplace, которую разработала одна из самых известных социальных сетей в мире — Facebook.
Использование этих инструментов ускоряет общение между командами с помощью сохранения привычной чат-среды. Но, в отличие от мессенджеров, программы изначально сделаны для совместной работы групп, и в них удобно проводить видеоконференции, обмениваться файлами, выполнять совместную работу в многочисленных приложениях и программах. Программы имеют удобный интерфейс и функцию хранения файлов в облаке, что позволяет сотрудникам работать над проектом и иметь доступ к информации в любое время, не пересылая каждый раз новую версию отредактированного файла. Поэтому,вместо того, чтобы отвечать всем отдельно на электронные письма, сотрудники могут самостоятельно создавать центральные чаты для проектов и ограничения для совместного использования файлов.
Перенос данных и проектов в облачные сервисы напрямую связан с удаленной работой сотрудников, которым необходим доступ к рабочим данным в любое время и в любом месте. Основатель Microsoft Билл Гейтс был одним из первых, кто осознал преимущества баланса между работой и личной жизнью и понял, как это может повлиять на производительность труда. Он отметил: «В ближайшие годы конкуренция за то, чтобы нанять лучших сотрудников, возрастет. Компании, которые предоставляют дополнительную гибкость, получат преимущество».
Гибкая работа включает в себя возможность работать удаленно, выбирать рабочее время, которое будет удобно сотруднику, и включать доступ к коворкингу, который находится ближе к дому сотрудника.
Недавний отчет HR стартапа Zenefits показал, что 77% сотрудников при поиске работы в основном предпочитают гибкий график. Также 78% считают, что гибкая работа повышает их продуктивность. Согласно Глобальному исследованию 2019 года, проведенному компанией Regus, 62% компаний во всем мире практикуют возможность гибкой работы. Неудивительно, что под эти запросы подстраиваютсяпровайдеры гибких офисных решений —от коворкингов до конференц-залов. Это позволяет руководителям создавать здоровую рабочую культуру для своих сотрудников и максимизировать их производительность, предоставив свободу использовать свое время эффективно. Это также способствует улучшению самочувствия работников за счет баланса работы и личной жизни.