90% задач бизнеса не требуют участия руководителя: опыт владельца фабрики хоккейной экипировки Михаила Витокина
Привет, это Квант. В этой статье поговорим о том, почему 90% бизнес-задач на самом деле не требуют контроля руководителя и объясним, как их можно делегировать с помощью простых инструментов управления. Будет полезно руководителям, которые устали перебирать бумажки и контролировать сотрудников.
"Квант" — система управления бизнесом, которая помогает помогает компаниям масштабироваться, руководителям не тратить время на рутину, а сотрудникам выполнять задачи в срок и работать на результат.
К нам обратилась компания VITOKIN, которая занимается производством и реализацией хоккейной экипировки собственного бренда. Владелец фабрики Михаил Витокин искал систему для постановки и контроля задач своих сотрудников.
Планирование бизнес-задач только в What’s app и блокноте
Изначально в компании Михаила не было выстроено управление.
Руководитель не пользовался сервисами для постановки задач — ни Trello, ни другими аналогами, использовал только What’s app и блокнот.
Михаил хотел выстроить такую систему, чтобы все важные дела – как рабочие, так и личные, постоянно были перед глазами. Он обратился за помощью к нам, и мы начали работать над его кейсом.
Провели клиента «за ручку», а не отправили «на костылях»
В первую очередь мы закрепили за клиентом консультанта. Консультант во время обучения передал клиенту технологию управления бизнесом, помог внедрить инструменты управления и работать в сервисе.
Здесь работа консультанта не заканчивается. После внедрения консультанты и дальше сопровождают Михаила. Они отвечают на управленческие вопросы и помогают дальше строить систему в бизнесе, чтобы у Михаила было как можно больше времени на развитие компании.
Клиент сравнивал внедрение системы «Квант» с внедрением в компанию других систем, например, CRM или 1С:
Консультант контролирует внедрение системы в бизнес, помогает избежать ошибок, а также участвует в обучении персонала работе с «Квантом».
Оптимизация персонала после внедрения «Кванта»
Несмотря на то, что мы стараемся сделать внедрение системы управления максимально комфортным для руководителя и его сотрудников, владелец бизнеса часто сталкивается с сопротивлением со стороны персонала. Этот раз не был исключением.
У Михаила были сотрудники, которые не хотели работать в системе и занимались отписками. Когда к ним присмотрелись, оказалось, что дело было не в незнакомой системе. Они в целом несерьёзно относились к своей работе. Внедрение просто вскрыло давно зреющую проблему
Михаил принял решение уволить этих сотрудников, и дела компании не ухудшились, а даже улучшились.
В итоге приложение помогло не только в организации управления, но и отсеяло недисциплинированных сотрудников.
Массовый наём: наняли 40 новых сотрудников
Система помогла Михаилу не только уволить неподходящих кадров, но и понять, когда нужно нанимать новых сотрудников и какую работу им необходимо делегировать.
Когда компания растёт, увеличивается и количество задач. Если предприниматель всё делает самостоятельно, то рано или поздно он погрязнет в рутинных задачах и не сможет уделять время развитию компании.
При помощи функциональной схемы предприниматель может описать все функции, которые он сейчас выполняет, и увидеть, куда он тратит больше всего времени. Таким образом, он поймёт, для выполнения каких задач ему нужно нанять новых сотрудников.
Чтобы компания росла и развивалась, нужно периодически нанимать новых сотрудников и делегировать им рутинные обязанности. Именно в этом и состоит главная миссия «Кванта»: освободить время руководителя на более важные задачи.
Оказалось, что 90% задач никогда не требовали участия руководителя
Помимо делегирования собственных задач руководителю необходимо делегировать контроль сотрудников.
Так было и у Михаила.
Михаил долгое время был секретарём для своих сотрудников и постоянно напоминал об их задачах. Из-за этого времени на масштабирование бизнеса просто не хватало, всё время уходило на контроль текущих задач.
Сейчас же 90% работы сотрудники выполняют сами, и Михаилу редко приходится напоминать им о текущих задачах. Этого удалось добиться при помощи использования коммуникатора.
Как заменить операционного директора при помощи одного приложения
Коммуникатор – это инструмент приложения «Квант», который помогает контролировать работу сотрудников. Если человек просрочит задачу, то ему напишет или позвонит живой человек, диспетчер нашей компании, а не голосовой робот. Таким образом, у руководителя и у других сотрудников высвобождается кратковременная операционная память.
Сейчас Михаил занимается только постановкой задач и вообще не контролирует их выполнение, только иногда, когда человек просит сдвинуть сроки работы над задачей. Сотрудники видят в программе, когда им нужно сдать задачу, и если им нужно больше времени, то они сами заранее приходят к Михаилу и договариваются о новых сроках.
График работы больше не нужен
График работы – это еще один инструмент «Кванта», в котором показано, какой сотрудник в какие часы над какой задачей должен работать.
В компании Михаила сначала активно пользовались этим инструментом.
Со временем благодаря графику работы у сотрудников вырабатывается дисциплина. Михаил рассказывает, что сейчас этот инструмент им не нужен.
Появилось время для роста компании
Благодаря тому, что Михаилу больше не нужно было уделять много времени контролю сотрудников, у него появилось время для масштабирования компании.
Сейчас Михаил ежегодно планирует рост компании не менее чем на 35%, и на момент нашего разговора с ним он уже приближался к среднему бизнесу, а именно к годовому доходу более 800 млн рублей.
Таким образом, благодаря простому распределению задач, компания смогла значительно приблизиться к переходу из малого бизнеса в средний.
Мы помогаем компаниям масштабироваться, руководителям не тратить время на рутину, а сотрудникам выполнять задачи в срок и работать на результат. Если вы хотите внедрить систему управления в вашу компанию, то вы можете воспользоваться бесплатным пробным периодом на Квант.
Как я понимаю Михаила... у меня всего 5 человек в компании, но уже голова кругом от бесконечных переписок((
Честно говоря, у меня такая же история. Но я что-то не очень верю, что возможно как-то избавиться от переписок
Вот у меня бизнес построен на постоянном общении. Каждую задачу внутрь системы забивать — звучит сложно
Начнём с того, что бизнес на 80 % состоит из регулярных задач, которые должны выполняться с определённой периодичностью.
Мы описываем каждую регулярную задачу за 5 минут, чтобы в последствии вообще не тратить время на постановку и контроль задач.
Тем более мы делаем не всё сразу, а начинаем с тех функций и задач, где предприниматель тратит больше всего времени.
У наших предпринимателей это экономит 40-100 % на операционную деятельность.
Очень рекомендуем вам прийти к нам на экскурсию и разобраться подроюнее.
Подробнее можете изучить по ссылке kvant.app/exp
Наталья, без переписок никуда. Самое главное, чтобы они были по делу и никуда не терялись.
Для этого мы создаём целую систему коммуникаций, где каждая задача под контролем, а вам не нужно подключаться к каждой задаче, ведь это делают наши коммуникаторы (можете посмотреть комментарий выше).
Я правильно понимаю, что коммуникатор — это аналог личного помощника?
Может проще его тогда нанять?
Всё правильно, наш коммуникатор - это человек, который следит за тем, чтобы все задачи выполнены и никто ни о чём не забыл.
Вы, конечно, можете и своего человека взять, но наши коммуникаторы не болеют, работают 24/7 для всех часовых поясов и стоят намного дешевле отдельного человека. Всего 1000 рублей за контроль 1 человека в месяц.
А сколько это стоит вообще?