Как писать четкие ТЗ программистам, дизайнерам и даже себе

Составить техническое задание так, чтобы человек понял, что от него требуется и у него появилась внутренняя мотивация решить твою задачу, — это не особое искусство или магия, а конкретный скилл, который можно и нужно вырабатывать.

У меня 8-летний опыт в проектном менеджменте, работе с дизайнерами, программистами и в постановке задач для них. А последние 3 года я руковожу собственной digital-студией «Пекло». Поэтому с уверенностью говорю, что неважно, работаешь ты с придирчивым разработчиком-перфекционистом или супер-творческим десигнером, подход к формированию задачи одинаковый, за исключением нескольких мелочей.

В этой статье я поделюсь советами и приемами, которые я использую в работе сам: как составить ТЗ так, чтобы вашим коллегам, подрядчикам, партнерам было приятно и комфортно принимать и осуществлять ваши задачи. А это залог эффективной командной работы, выполненных планов, заработанных денег. Поехали!

Хорошие примеры:

• Разработать дизайн анимированных баннеров для FB/Insta & Google для {CLIENTNAME}
• Исправить отображение страницы /pricing на мобильных устройствах

Плохие примеры:

• Баннеры для {CLIENTNAME}
• Верстка на странице цен

В чем соль:

• Ответ на вопрос «что сделать?» уже подразумевает действие и побуждает к нему
• В хорошо сформулированной задаче должен быть видимый/ощутимый результат
• Когда ты понимаешь желаемый результат — в итоге меньше прокрастинации и больше готовности приступить к задаче и сделать ее

Хорошие примеры:

• Сделать ХХ ресайзов готового дизайна под площадки для {CLIENTNAME}
• Сделать адаптивную верстку личного кабинета для {CLIENTNAME}

Плохие примеры:

• Дизайн для {CLIENTNAME}
• Сайт для {CLIENTNAME}

В чем соль:

• Если задача слишком объемная и «необъятная», то в итоге непонятно, с какой стороны к ней приступить, с чего конкретно начать и поэтому возникает стресс и прокрастинация
• Надо постараться передать конкретный объем работы + если задача крупная, то обязательно должна содержать подзадачи, с которых нужно начать делать большую задачу

Задача, «подкрепленная» дедлайном более приоритетная и важная к исполнению. Задача без дедлайна получает статус «ну, когда-нибудь хорошо было бы ее сделать».

Если вы ставите задачу партнерам и вы не рулите приоритетами их задач, то обязательно уточняйте, когда ее смогут выполнить.

Описание задачи необходимо для крупных и объемных задач, где нужно передать весь контекст проекта и понимание ситуации. Обычно описание задачи состоит из нескольких логичных последовательных блоков (это важно!):

• Краткое описание проблемы и ее масштаба
• Видение ее решения (или описание конкретных действий)
• Профит и польза проекту/команде/всем от выполненной задачи

Но помните, что не нужно писать летописи-лонгриды из ваших user story при описании багов. Краткость — сестра таланта. Плюс текст отформатированный, с расставленными акцентами, логично распределенный на абзацы.

IT-шный пример

Заголовок: Задать подготовленные мета-данные для страниц сайта

Мы обнаружили, что на сайте не сформулированы titles & meta descriptions. У части страниц они не заполнены, половина страниц — дубли, а оставшаяся часть сформулирована без использования ключевых слов и некликабельно. Это критическая ошибка, так как без корректных мета-данных сайт не может расти в поисковой выдаче.

Мы составили таблицу в Google Docs с прописанными мета-данными для каждой статической страницы сайта, а также с шаблонами для динамически генерируемых страниц. Ссылка на документ: {link}. Так как у проекта нет админки, где мы могли бы все настроить своими руками, просьба вставить метаданные из документа на страницы сайта:

• Для статических страниц данные вносятся копипастом
• Для динамических страниц используются переменные. Например:%НазваниеТовара% за %price% от интернет-магазина BRANDNAME.COM. То есть, для каждой конкретной страницы сайта должно подставляться ее содержимое. Весь список переменных также находится в таблице.

Просьба это сделать ASAP, так как от этого зависит вся дальнейшая работа по оптимизации. После реализации задачи, мы отправим сайт на переиндексацию и сразу получим увеличение показов и кликов в выдаче! Если в ходе работы возникнут вопросы — без проблем спрашивайте!

Пояснение: кратко описываем проблему, подготавливаем всю необходимую информацию для разработчика (таблица), далее описываем решение задачи, объясняем подводные камни с «переменными». В конце обозначаем важность задачи, желаемые сроки и профит, который будет от решенной задачи. Также мы добавляем, что мы если что рядом и готовы оперативно ответить и помочь (снижает стресс при получении незнакомой задачи).

Дизайнерский пример

Заголовок: Разработать landing page для {clientname}

К нам обратились ребята из ХХХ. Они организуют ивенты и тусовки для крупных компаний, и за два года стали лидерами. Текущий лендинг — унылое говно и не соответствует их компании.

Мы узнали собрали всю инфу и контент у клиента:

• {ссылка на гуглдок} — это ссылка на ТЗ с примерной последовательностью блоков и черновиками текстов. В случае, если появятся идеи и предложения — можно отойти от ТЗ и предложить свое решение.
• {ссылка на гуглдиск} — собрали в папку все необходимое для проекта: исходники лого, фотографии с тусовок и командные фото
• Вот подборка ссылок на хорошие сайты, которые можно изучить перед работой:

Помни: рисуем mobile-first, так как 90% трафика — мобильные устройства!

Предлагаю перед стартом работ встретиться и обсудить детали работ, я детальнее расскажу про компанию и структуру лендинга, которую мы продумали. По срокам — нужно показать макет до ХХХ, так что время на подумать есть. Контент дали хороший, заказчик адекватный — так что уверен, сможем сделать круто!

Пояснение: рассказываем о сильных сторонах клиента и о проблеме, даем всю необходимую информацию для старта работ и показываем важные технические нюансы. Из моего опыта, дезигнеры, как правило, не любят много букв, текст читают и копипастят невнимательно, поэтому с ними чаще всего нужно обсуждать задачу голосом. В конце, опять же, говорим о положительных нюансах и намерении сделать круто. Однако, жизнь, тяжелая и непредсказуемая штука: может прилететь говняный проект, и вы понимаете, что уже не отвертеться, его нужно сдать и забыть как страшный сон. В таком случае не обманывать коллегу и говорить честно: «Брат, мы должны сделать эту грязную работу!».

Некоторые из советов (вроде написания заголовков задач) вообще не требуют дополнительного времени на постановку, а вот насколько развернутые и детально описанные должны быть ТЗ — определяет контекст задачи. Перед постановкой задачи обязательно:

• Поймите, насколько исполнитель знаком с проектом, для которого делается задача?
• Учитывайте, делал ли он раньше аналогичные задачи с вами или вообще с кем-то
• И если есть сомнения, что вы хорошо друг друга поймете — созвонитесь и синхронизируйтесь

В результате вы сэкономите всем время, нервы, быстрее и круче решите задачу, получите каеф от гладкого процесса.

С каждым человеком у нас складываются определенные взаимоотношения и стиль общения. И чтобы задача лучше читалась и воспринималась исполнителем, можно этот нюанс учитывать и отходить от официоза, канцеляризмов и написать текст на «вашем» языке, что тоже будет комфортнее для восприятия информации

Еще небольшая фишка: когда задача уже сформулирована по феншую. Ее нужно ПРОДАТЬ исполнителю:

• Привлечь внимание
• Вызвать интерес
• Вызвать желание
• СДЕЛАТЬ ЕЕ

Прямо по канонам AIDA получается, да? :)

Хороший пример:
Вася, привет! В процессе аудита сайта мы обнаружили серьезную ошибку — которая мешает росту сайта. Нужна твоя помощь. Посмотри, пожалуйста, ее сегодня — {ссылка на тикет}!

Плохой пример:
Всем привет! Завели новую задачу: {ссылка на тикет}

• Я прочитал книгу Getting Things Done Дэвида Аллена, и внедрил (и продолжаю это делать) методологию GTD на N% в свою жизнь и стал работать эффективнее и с меньшим стрессом. Очень ее рекомендую.
• Используйте Главред для написания текста
• Не ставьте задачи голосовыми сообщениями! %)

Главное, сформировать у себя привычку писать задачи по феншую — это перестанет быть для вас стрессом, нагрузкой и перестанет занимать дополнительное время. Зато будет порядок в процессах и в эффективности работы!