Как эффективно применять SWOT-анализ в управлении компанией

Все мы знаем, что мечта любого управленца – принимать максимально взвешенное решение в отношении любой задачи или проекта. И при этом, конечно, опираться на самые актуальные данные, учитывать возможные риски и форс-мажорные обстоятельства.

Где-то в идеальном мире идеальные руководители принимают именно такие решения, но в реальности всё бывает сложнее. Всегда найдутся факторы, которые сбивают с толку, а иногда исходные данные сами по себе вызывают сомнения. Но свет в конце тоннеля всё же есть! А именно есть инструменты, которые помогают сразу учитывать множество условий и принимать наиболее сбалансированные решения. Одним из таких является SWOT-анализ. Рассказываем, что это такое и как его применять в управлении.

Для начала давайте разберемся с расшифровкой английской аббревиатуры SWOT:

• Strengths (сильные стороны)
• Weaknesses (слабые стороны)
• Opportunities (возможности)
• Threats (угрозы)

При этом сильные и слабые стороны — это внутренние факторы, которыми вы можете управлять. А вот возможности и угрозы находятся вне вашего контроля, могут оказывать как положительное, так и отрицательное влияние на ситуацию.

В разных областях люди используют SWOT-анализ для планирования — от бизнеса до личных целей. Но, пожалуй, главное понимать, что SWOT не создает планы, а помогает собрать информацию для принятия решений. Такой подход дает полное понимание ситуации и помогает выделить лучшие решения, учитывая все аспекты. В конечном счете, вы получаете наглядную картину, что позволяет принимать обдуманные решения.

Визуально SWOT-анализ представляет собой таблицу из четырех квадратов. В одной части вы записываете внутренние факторы (как плюсы, так и минусы), а в другой — внешние (возможности и угрозы). Порядок расположения столбцов не строгий. Главное, чтобы вам было удобно и понятно, где что.

Да, SWOT-анализ может быть разным в зависимости от ваших целей и времени, которые вы готовы потратить на исследование.

1. Экспресс-анализ. Это когда вы делаете таблицу со своими сильными и слабыми сторонами, без учета внешних факторов. Так вы быстро сможете понять, на чем можно сделать ставку и выделить точки роста.
2. Сводный анализ. Здесь вы сравниваете свои сильные и слабые стороны с конкурентами. Это позволяет понять, где вы выигрываете или проигрываете и как можно улучшить свою позицию.
3. Комплексный анализ. Это самый подробный анализ, который учитывает как внешние, так и внутренние факторы. Здесь используются числовые данные и другие показатели для большей точности.

В зависимости от того, насколько глубоко вы хотите копать и какие факторы исследовать, анализ может быть качественным, количественным или корреляционным. А если говорить о том, на что направлен анализ, то он может быть только внутренним (оценка ваших собственных сильных и слабых сторон), только внешним (оценка внешних возможностей и угроз) или включать в себя оба типа факторов.

SWOT-анализ может быть полезным практически во всех областях жизни. Вот несколько примеров:

• в маркетинге: чтобы понять, какие преимущества и недостатки есть у вашего продукта или услуги, и какие возможности и угрозы есть на рынке
• в планировании: как стратегическом, так и оперативном, чтобы оценить текущее положение и разработать планы
• в науке и медицине: для изучения факторов, влияющих на результаты исследований или лечения
• в управлении проектами: чтобы оценить риски и возможности на каждом этапе
• в политике: для анализа ситуации и разработки политической кампании
• в личной жизни: чтобы понять свои сильные и слабые стороны, принять верное решение о смене работы или грамотно спланировать самостоятельное путешествие

Подытожим, что еще можно с помощью SWOT-анализа:

• получить объективную картину ситуации и оценить свой потенциал
• оценить имеющиеся ресурсы и предвидеть последствия решений
• разработать планы быстрого реагирования или стратегии на длительный срок
• выявить сильные и слабые стороны, как у себя, так и у конкурентов
• подготовить презентацию продукта или услуги для инвесторов или покупателей
• эффективно решать проблемы и повышать эффективность управленческих решений
• повышать эффективность любых управленческих решений и планов

При этом SWOT-анализ, как и любой другой инструмент в планировании и управлении проектами, имеет свои плюсы и минусы, давайте разберемся.

Преимущества SWOT-анализа

• простота и наглядность: этот метод легко понять и использовать, потому что все факторы собраны в одной таблице.
• универсальность: SWOT-анализ применим в любых сферах жизни, не только в стратегическом планировании.
• гибкость: вы сами выбираете уровень детализации в зависимости от задачи или проблемы. Если нужно, вы можете внести в анализ количественные и качественные показатели и сложные расчеты для более точного представления о ситуации.
• легкость в использовании: для составления SWOT-таблицы вам не нужны специальные знания или инструменты, подойдет просто лист бумаги или доска.

Недостатки SWOT-анализа:

• отсутствие плана действий: на выходе SWOT-анализ не дает вам списка конкретных задач к выполнению, это просто инструмент для анализа текущей ситуации.
• отсутствие динамики: как правило, с помощью SWOT вы анализируете какое-то конкретное состояние – в прошлом, в настоящем или в будущем. Никакой динамики он отобразить не может.
• ограничение на один объект: таблица SWOT относится только к конкретному объекту, поэтому при наличии множества объектов связь между ними может быть легко утеряна. При этом, чем больше факторов учитывается, тем сложнее воспринимать и анализировать информацию, что может привести к потере каких-то важных нюансов.
• ограниченность качественной информации: SWOT-анализ склонен к оценке качественных характеристик объектов, что может быть недостаточно информативным.
• необходимость в объективной аналитической базе: чтобы учесть все факторы, необходим опыт и аналитические навыки, иначе могут возникнуть ошибки из-за неполной картины.
• риск потери эффективности при ситуативном использовании: многие руководители применяют SWOT-анализ только на начальном этапе, забывая о его дальнейшем использовании, что снижает его эффективность.

Ловите краткий гайд о том, как эффективно применять SWOT-анализ в компании:

• привлекайте профильных специалистов: это гарантирует адекватность исходных данных. Не нужно анализировать то, что вы не понимаете. Если речь идёт о финансовых показателях, привлекайте финансиста. А если ваша цель – оптимизировать производственные процессы, сразу идите в цех к главному инженеру.
• проверяйте актуальность и адекватность данных. Перед записью в таблицу удостоверьтесь, что информация актуальна и соответствует реальной ситуации. Лучше всего подкреплять факты числовыми данными, если это возможно.
• выбирайте конкретные и достижимые цели. SWOT-анализ не сотворит чуда, если вы сами пока не понимаете, что вам нужно сделать и в какие сроки.
• фокусируйтесь на главном: выделяйте основные аспекты и концентрируйтесь на них. Не нужно писать в таблицу всё подряд – это может перегрузить ваше восприятие и отвлечь от важного.
• принимайте решение после анализа: SWOT нужен для того, чтобы выработать, подтвердить или опровергнуть такое решение. А не наоборот.

Надеемся, мы смогли вам показать, в чем состоит практическая ценность SWOT-анализа для управленцев. Когда вы сталкиваетесь с трудной проблемой или задачей, делайте список сильных и слабых сторон, а также возможностей и угроз, связанных с этой ситуацией. Это поможет вам понять, какие могут быть последствия. Если все хорошо, то можно принимать решение. Если нет, ищите другое решение, и тогда новый SWOT-анализ вам в помощь!

В заключении хотим еще раз вам напомнить, что SWOT-анализ не умеет вырабатывать никаких решений или планов, он только помогает их принимать. Если вам нужен более функциональный инструмент для планирования задач и отслеживания динамики работы бизнеса, то лучше обратиться к специальным программам или сервисам. У нас есть такое решение – это сервис Projecto. Напишите нам, чтобы больше узнать о его возможностях.