Как фрилансеру организовать рабочий процесс: пошаговое руководство

Фриланс — не только удаленный труд, но и популярная форма организации работы. Данные от биржи Kwork показывают, что количество специалистов в этой сфере увеличилось на 19,3% по сравнению с прошлым годом, что указывает на резкий рост популярности.

Несмотря на привлекательность фриланса, исполнителям необходимо хорошо организовывать свою работу и постоянно развивать hard и soft skills . Вместе с EasyStart разбираемся, каким образом фрилансеры могут удержать своих заказчиков и достичь успеха.

Первым шагом в организации рабочего процесса является определение четких целей и задач проекта. Важно правильно расставить приоритеты и не забывать использовать различные методы планирования, от небольших списков дел до визуализации. Вот несколько методов планирования, которые я регулярно применяю при работе над проектами.

Метод планирования SMART — это инструмент, который помогает установить конкретные и достижимые цели, а также разработать план действий для их достижения. Сокращение SMART расшифровывается следующим образом.

- Специфичные цели (Specific): цели должны быть ясными и конкретными.

Пример:

• повысить продажи продукта X на 10% в текущем квартале;
• завершить написание технического задания до конца недели.

- Измеримые (Measurable): цели должны быть измеряемыми, чтобы выяснить, достигнуты они или нет. Это помогает отслеживать прогресс и понимать, сколько работы осталось.

Пример:

• увеличить количество подписчиков на Linkedin на 100 человек в течение месяца;
• снизить расходы на электроэнергию в офисе на 20% в течение года.

- Достижимые (Attainable): цели должны быть реалистичными и достижимыми. Нужно убедиться, что у вас есть необходимые ресурсы для выполнения задачи Пример:

• пополнить сберегательный счет в банке на сумму 200 000 рублей до конца года.

- Релевантные (Relevant): цели связаны с вашими ценностями, приоритетами и стратегией. Они должны иметь смысл для вашего общего плана или проекта.

Пример:

• улучшить навыки коммуникации и лидерства для лучшей эффективности работы.

- Определенные по времени (Time-bound): цели должны иметь конкретные сроки выполнения. Это помогает вам сосредоточиться и организовать работу так, чтобы развить тайм-менеджмент.

Пример:

• подготовиться к презентации на конференции, запланированной на 15 марта.

Допустим, у вас есть проект по созданию веб-сайта. Вот как может выглядеть план-график проекта, созданный с использованием метода Ганта.

Задача 1: сбор требований (1-3 дня)

- Интервьюирование клиента

- Анализ конкурентов

- Определение требований к функциональности и дизайну

Задача 2: разработка дизайна (2 недели)

- Создание макетов главной страницы

- Создание макетов внутренних страниц

- Утверждение дизайна с клиентом

Задача 3: разработка фронтенда (2 недели)

- Верстка главной страницы

- Верстка внутренних страниц

- Интеграция с CMS

Задача 4: разработка бэкенда (2 недели)

- Создание базы данных

- Написание серверной логики

- Разработка административной панели

Задача 5: тестирование и отладка (3 дня)

- Проведение функциональных тестов

- Исправление ошибок и багов

- Проверка на соответствие требованиям и дизайну

Задача 6: запуск и обучение (2 дня)

- Выгрузка сайта на хостинг

- Обучение клиента использованию сайта

Каждая задача представлена в виде полоски на графике. Высота полоски показывает продолжительность выполнения задачи, а положение полоски на временной шкале показывает, когда задача должна быть выполнена.

Он был разработан японской компанией Toyota в 1940-х годах и стал одним из основных инструментов "Toyota Production System".

Принципы метода основаны на использовании визуальных досок или карточек, называемых канбанами. Каждый канбан представляет собой сигнал, который говорит о необходимости взять новую задачу или передать ее на следующий этап работы. За счет этого система обеспечивает прозрачность и контроль процессов.

Пример: управление задачами в IT-компании. Визуальная доска разделена на колонки, представляющие этапы работы (например, "В ожидании", "В работе", "Завершено"). Каждая задача представлена карточкой с деталями о ней, и они перемещаются по доске в зависимости от статуса задачи.

Вместо того, чтобы начинать с пункта А и продвигаться к пункту В, мы начинаем с пункта В и разрабатываем план действий, чтобы достичь его.

Пример: проектное управление. Вместо того, чтобы начинать с описания всех задач и этапов проекта, вы начинаете с конечного срока и работаете назад, чтобы определить, какие задачи должны быть выполнены и когда.

Я работаю на удаленке, и мои задачи по проектам могут быть очень разнообразными. Чтобы менять обстановку, но при этом не терять эффективности из-за отвлекающих факторов, я создала два рабочих места.

Для этого, например, можно использовать часть спальни. Если у вас нет возможности отделить рабочую зону от спальной, можно разместить стол так, чтобы спинка кровати служила своеобразной перегородкой. Не забудьте также удостовериться, что у вас хорошая обстановка для видеоконференций и достаточное освещение.

Совсем не обязательно строить отдельные стены для разделения рабочего пространства. Можно просто создать уютное место, используя стильные ширмы, раздвижные перегородки, стеллажи или шкафы, которые также могут быть использованы для хранения.

Рейки или гипсовые конструкции могут быть полезны для этой цели. Украсьте рабочую зону фотообоями или выделите ее ярким цветом. Также можно повесить грифельную доску для важных записей или украсить стену мотивирующими постерами.

Не забывайте о порядке: избегайте скопления чашек, тарелок и бумаг на рабочем столе. Разработайте систему хранения, используя папки, органайзеры, контейнеры, разделители для ящиков и коробки для канцтоваров. И, конечно же, не забудьте о правильной и удобной мебели: стол нужной высоты и удобное кресло.

Существует несколько общих стратегий, которые фрилансеры могут применять для определения своего рабочего графика.

Это подходит для тех, кто умеет хорошо организовывать свое время.

Другой вариант — утренний график. Некоторые фрилансеры предпочитают начинать работу рано утром, когда они могут сосредоточиться на самых важных задачах.

Это особенно хорошо подходит для тех, кто является «жаворонками».

Еще одна стратегия — вечерний график. Некоторые фрилансеры предпочитают работать поздно вечером или даже ночью, когда мир становится тише, и нет никаких отвлекающих факторов.

Я лично предпочитаю делить свой день на временные блоки и выделять определенные часы для задач, таких как работа над проектами, общение с клиентами и личные дела. Вне зависимости от совещаний и рабочих групп я всегда начинаю свой рабочий день в 9 утра и стараюсь закончить более интенсивную часть работы к 19 часам.

Однако, учитывая то, что моя команда находится в странах с разницей в часовых поясах до 6-7 часов, я часто использую гибридный график, чтобы эффективно использовать мое время и время коллег.

Существует ряд инструментов и приложений, которые могут помочь фрилансерам в управлении своей работой. Они включают программы для отслеживания времени, управления проектами, организации задач и коммуникации с клиентами. Вот несколько популярных программ, которые могут быть полезны для фрилансеров.

это простая и удобная программа для отслеживания времени. С ее помощью вы можете создавать проекты, задачи и запускать таймер для каждой из них. Кроме того, Toggl предоставляет подробные отчеты о затраченном времени, что поможет вам оценить эффективность своей работы.

предлагает широкий спектр функций, включая возможность создания счетов, отправки платежей и анализа затраченных часов. Harvest также обладает удобным пользовательским интерфейсом, который делает работу с программой максимально удобной и интуитивно понятной.

предоставляет функции отслеживания времени, отчеты о продуктивности и проектах. Мониторинг активности и скриншоты могут быть особенно полезны для фрилансеров, работающих с удаленными командами.

инструмент, который предназначен для учета времени в рамках программ управления проектами, таких как Trello, Asana и другие. Он интегрируется напрямую с этими приложениями и предоставляет возможность отслеживать время непосредственно в рамках задач и проектов.

Стратегия поддержания связи с клиентами и ответов на их вопросы играет важную роль в успешной работе. Чтобы достичь этой цели, следуйте нескольким простым шагам.

1. Важно начать с предварительного созвона или встречи с клиентом. Это поможет вам лучше понять его требования и ожидания, а также сформулировать все договоренности. Таким образом, вы избежите путаницы и несоответствия во время выполнения задания.

2. Установите ясные цели и сроки. Предоставьте клиенту подробное описание вашего плана работы и определите конкретные сроки выполнения. Это позволит избежать недоразумений и несоответствия ожиданиям.

3. Используйте различные каналы коммуникации. Узнайте, какой метод связи предпочтителен для каждого клиента: электронная почта, телефонные звонки, сообщения в мессенджерах и т. д. Будьте готовы общаться через разные каналы, чтобы клиент мог выбрать наиболее удобный для него.

4. Будьте доступными и отзывчивыми. Очень важно отвечать своевременно на вопросы и сообщения клиентов. Ваша скорость реакции и готовность помочь — ключевые предпосылки успешной коммуникации.

5. Задавайте вопросы. Как профессионалу вам важно полностью понять требования клиента. Поэтому не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы.

6. Завершите работу обратной связью. По окончании проекта попросите клиента оставить отзыв о вас и вашей работе. Это может помочь улучшить свою репутацию и привлечь новых клиентов.