Правило «двух минут» и другие приемы для продуктивной работы

Такие понятия, как «продуктивность» и «тайм-менеджмента» – неотъемлемые атрибуты успешного работника. Для современного работодатели и любого владельца бизнеса самым ценным ресурсом является время, поэтому требования к продуктивности работников довольно высоки. В сегодняшнем материале подробнее разбираемся с аспектами максимальной продуктивности и эффективного тайм-менеджмента.

Один из наиболее эффективных приемов для повышения продуктивности. Суть этого правила заключается в том, что любую задачу, которую можно выполнить менее чем за две минуты лучше выполнить ее сразу. Эффективность этого принципа связана с тем, что его использование позволяет избежать накопления мелких дел, которые вырастают в большой ком. Отслеживание состояния большого количества мелких задач требует больше времени, чем оперативная их обработка в самом начале.

Сортировка или уничтожение документов, ответ на сообщение – дела, которые не требует большого временного ресурса. Однако накопление таких задач и откладывание их «на потом» формирует огромную кучу неразобранных дел, к выполнению которой совсем не хочется приступать. В итоге дела не делаются, а стресс и чувство вины растет.

Правило «двух минут» применимо:

• Для снижения нагрузки по мелким задачам. Здесь все просто – дела решаются сразу, «ком» не растет.
• Для решения выполнения масштабной работы. Любое сложное дело можно разбить на этапы, а, соответственно, и на более мелкие задачки и выполнять их, тратя не более нескольких минут. Работая таким образом можно снизить чувство страха, которое одолевает нас на пороге сложной работы и приступить к ее выполнению, начав с простых шагов.

• Оно предотвращает прокрастинацию, не позволив нам погрузиться в это состояние,
• Оно создает мотивацию к дальнейшему действию за счет небольших побед (прохождения небольших этапов),
• Оно формирует привычку сразу приступать к делу.

Далее рассмотрим, какими еще способами можно прокачать эффективность своего труда:

• Планирование и приоритизация задач. Создание списка задач на день или на неделю поможет нам организовать работу и сформировать четкое понимание того, что необходимо сделать. Сортировка задач по их приоритетности поможет сосредоточиться на самых важнейших вопросах и избежать растерянности. Не забывайте также учитывать сроки выполнения работы и оптимизировать свое время в соответствии с ними.
• Разделение времени на блоки. Наш мозг работает лучше, когда мы сосредоточены на одном деле в течение определенного периода времени. После того, как список дел сформирован – можно приступать к их выполнению. Причем на работу по конкретному направлению нужно выделять определенный отрезок времени. Попробуйте разделить свой день на, в течение которых вы будете полностью погружены в выполнение только одной определенной задачи. Между блоками можно предусмотреть небольшие перерывы для отдыха. Этот метод известен также под названием «техника помидора».
• Минимизация отвлекающих факторов. Современные технологии, социальные сети и постоянные уведомления отвлекают и негативно сказываются на продуктивности. Попробуйте установить определенное время, когда вы будете отключены от всех уведомлений и сосредоточены только на своей работе. Создайте специальное рабочее пространство, где вас никто не будет отвлекать, и установите правила для себя, чтобы минимизировать отвлекающие факторы.