5 советов о том, как эффективно управлять командой и большим бизнесом онлайн

Пандемия показала всему миру, что не всегда для эффективной работы команда должна физически присутствовать в одном месте. В мае 2020 года ВЦИОМ обнаружил, что удаленных работников в стране стало в восемь раз больше, чем до пандемии. Когда пандемия пошла на спад, осенью 2021 года, Минтруд РФ насчитал около 3 млн человек, работающих не в офисе.

Во время того, когда компании вынужденно переходили на удаленный формат работы, мало кто думал, что этот опыт глобально изменит отношение к работе из дома — теперь возможность нерегулярно появляться в офисе стала обыденностью для сотрудников. К 2023 году удаленная форма работы прочно закрепилась не только на Западе, но и в России.

«Почти треть (30%) опрошенных представителей компаний заявили, что работают из офиса менее пяти дней в неделю, еще 9% осуществляют свою деятельность полностью удаленно. Более половины респондентов (61%) сообщили, что по-прежнему присутствуют в офисе стандартные пять дней в неделю, однако лишь 12% участников опроса устраивает такой график», — говорится в результатах опроса Ассоциации менеджеров и компании Pridex. В опросе приняли участие более 100 российских и международных компаний с выручкой от 1 млрд руб. из разных отраслей бизнеса.

Интересно, что увеличивается не только число сотрудников на удаленке, но и количество высших руководителей с удаленным и гибридным режимом работы. Так, если в 2021 году только 2,2% CEO компаний приглашали работать удаленно, в 2023 году доля таких предложений — 4,2%. Еще 1,6% компаний предлагают гибридный режим (в 2021 их было только 0,1%) для генеральных/исполнительных директоров.

Однако удаленное управление командой для СЕО становится непростой задачей, а в бизнес-процессах «издалека» могут возникать самые разные проблемы: недостаток контроля, разный уровень диджитал-навыков сотрудников, уменьшение скорости операционных процессов, трудности со структурированием работы и просто отсутствие возможности «проговорить вопрос голосом».

Практическую любую проблему удаленного бизнеса можно решить, если правильно выбрать управленческую стратегию и инструменты.

Эффективные диджитал-инструменты

Если работа ушла в онлайн, очевидно, руководителю следует выбрать самые эффективные и актуальные диджитал-инструменты для каждого звена в бизнесе.

Сейчас рынок предлагает широкий выбор технологий для работы - остается только выбрать, что подходит конкретному бизнесу:

• Таск-менеджер — один из главных инструментов, который помогает структурировать работу удаленной команды. Это диджитал-органайзер,в котором можно планировать работу и ставить задачи сотрудником, задавать определенные сроки и отслеживать выполнение/результаты. планируют и ставят задачи сотрудникам, задают сроки, следят за их выполнением и результатами. Самый популярный таск-менеджер — Notion — понятное приложение с досками, галереями, чек-листами и журналами, которые легко оптимизировать под любые потребности. Еще привести работу на удаленке в порядок можно в популярных таск-менеджерах Trello, Basecamp, Asana, Trello.

• Mind Map — так называемые ментальные или интеллект-карты, которые помогают визуализировать и структурировать мысли, планировать задачи, воспринимать кейс в целом, выявляя нужные взаимосвязи. Психологи уже доказали, что мозг намного легче воспринимает данные на интеллект-карте, потому что и окружающий мир мы видим подобно карте: центральный образ и детали рядом. Самые популярные инструменты для создания интеллект-карт — онлайн-платформа Miro и доски FigJam. Оба сервиса предлагают сотни досок для планирования, построения пользовательского пути и визуализации любых задач и процессов.

Гайды и методички

Лучший способ выстроить работу так, как вам это требуется — нормально коммуницировать и объяснять ее сотрудникам. Поэтому грамотному СЕО на удаленке вместе с HR стоит поставить цели и задачи для каждого сотрудника, создать гайды и методические рекомендации по работе с различными инструментами.

Многие советуют делить бизнес-процессы на «частицы» — то есть на звенья. Каждое значимое звено должно быть четко и понятно регламентировано. Сотрудник с понятным гайдом с большей вероятностью решит задачу правильно и в нужные сроки.

Кроме того, оптимизация рабочего процесса удаленной команды особенно полезна при приеме новых специалистов. Когда вы разрабатываете четко изложенные гайды и методички, вы ускоряете процесс адаптации и помогаете новым сотрудникам гораздо быстрее интегрироваться в команду.

«Кодекс встреч»

Чтобы дистанция между вами и сотрудниками не влияла на рабочие процессы, можно разработать «кодекс встреч» для эффективного общения с командой — основные правила коммуникации онлайн. Например, вы можете определить, когда и с помощью какого диджитал-инструмента сотрудники сигнализируют о начале своей работы, сообщают о перерывах, как ведут коммуникации. Стоит также создать график созвонов-летучек — можно, например, организовывать раз в неделю большую летучку, на которой легко подвести итоги, задать вопросы руководителю, обсудить планы и в целом сблизиться с коллективом.

Фидбэк в технике бутерброд

Для того, чтобы удаленная работа процветала, руководитель должен быть готовым ответить на любые вопросы, возникающие в течение рабочего дня — с вами должно быть легко связаться. Кроме того, для каждого сотрудника важно получать фидбэк от руководителя по глобальным задачам.

Фидбэк принесет результат, если он будет конкретным, то есть стоит комментировать только конкретный факт или действие сотрудника, и своевременным — давайте обратную связь как только заметили ошибку или, наоборот, хвалите за успешно выполненную задачу вовремя — так у сотрудника повысится мотивация.

Кроме того, фидбэк должен быть бережным. Важно понимать, что мало кому приятно разговаривать о своих ошибках. Поэтому стоит дать сотруднику понять, что вы стремитесь помочь ему стать успешнее.

Еще специалисты используют так называемую «технику бутерброда», то есть фидбэк по схеме «плюс — минус — плюс». Сначала СЕО говорит о положительных результатах, а потом предлагает что можно улучшить и предлагает варианты решения. Затем снова говорит о плюсах, поддерживает и мотивирует.

Отчетность всему голова

При удаленной работе многие руководители отмечают сложности в отслеживании результатов. При этом, согласно исследованиям, установление подотчетности является ключом к повышению производительности труда. Так, исследование, проведенное ASTD, показало, что обязательство перед кем-то достичь цели на самом деле увеличивает шансы на успех до 65%.

Здесь важно наладить систему оценки, отслеживая ключевые показатели эффективности (KPI). Для этого можно каждую неделю проводить собрание команды для рассмотрения ключевых показателей эффективности каждого участника. При просмотре списка стоит спросить каждого участника достиг ли он своих целей. Ответы должны быть «Да» или «Нет» без объяснения причин. Если существует тенденция, когда все члены команды не достигают определенной цели, стоит обсудить, какие ресурсы помогут им стать эффективнее.

Естественно, когда вы ознакомите сотрудников с системой оценки и отслеживания своего прогресса, им будет гораздо легче сохранить их мотивацию и достичь эффективности.

Также, чтобы управлять своими командами издалека, вы можете использовать специальные инструменты управления проектами, которые позволяют отслеживать состояние задач и всегда быть в курсе прогресса вашей команды.