Опыт: как работать дистанционно и оставаться при этом командой

Многие компании экстренно перешли к дистанционному формату работы. Для кого-то это будет шанс открыть для своей команды новые возможности, а для кого-то будет грустный опыт и потеря командного духа. Рассказываю про многолетний опыт Velvica по организации дистанционной командной работы.

В закладки

Я менеджер b2b продукта Velvica — платформа для автоматизации дистрибуции периодических облачных услуг и цифровых продуктов. Наша продуктовая команда работает дистанционно уже 7 лет, сейчас в команде 25 человек. У нас низкий уровень текучки кадров, нет склок, высокий уровень взаимопомощи — я такой сплочённости не ощущал, работая в офисном формате.

Делюсь практиками, которые помогут вынужденным удалёнщикам сохранить командный дух и не потерять на удалёнке, а приобрести.

1. Все сотрудники используют подходы дистанционного формата

Есть форматы, когда дистанционно работают все, а есть гибридные форматы: когда часть работает в офисе, а часть удалённо. Так вот, если используется гибридный формат, то к дистанционным инструментам взаимодействия должны перейти даже те, кто остался в офисе.

Что это значит: уже нельзя забывать об удалёнщиках при организации встреч и планёрок. Нельзя по-быстрому в офисе обсудить какой-то вопрос, в который погружен удалённый сотрудник. И т.д.

Всё! Вы команда с дистанционным форматом работы: пора использовать соответствующие инструменты и не забывать о дистанционных коллегах. Если так не сделать, то дистанционные сотрудники не будут ощущать себя частью команды и постепенно отвалятся. Точно также офисные сотрудники не будут ощущать, что в их команде есть дистанционные коллеги.

2. Определите режим работы команды

Дистанционные сотрудники — это не тоже самое, что фрилансеры, нанятые для решения конкретных задач. Если нужна эффективная дистанционная команда, то команда должна работать в общем рабочем режиме. Мы работаем в синхронном режиме с 10 до 19.

Общий режим означает, что в рабочее время можно звонить и писать любому участнику команды и ожидать оперативный ответ. Должно быть также удобно, как в офисе: подойти к коллеге и что-то у него прояснить.

Конечно, есть отклонения, о которых заранее известно:

  • если отлучаешься на час и более — предупреди, так как коллегам не видно, что ты не на месте.
  • у нас разные часовые пояса и у некоторых рабочий день смещён, но не более 2 часов.

3. Больше прозрачности в задачах и графике работы

Так как у коллег по команде теряется физическая близость, то они улавливают меньше информации о событиях в команде. Что мы делаем, для повышения прозрачности работы:

  • Каждое утро начинается со статусной встречи в zoom. Это стандартный командный статус: что делал вчера, что буду делать сегодня, какие есть вопросы.
  • Мы используем общий Гугл-Календарь (в рамках G Suite) для планирования общих встреч и просмотра свободных окон у коллег.
  • У нас заведена доска (spreadsheet в том же Гугле), на которую мы записываем плановые встречи и командные обсуждения. Каждый, кому есть, что сказать, может поучаствовать. Плановые встречи не оперативны: записываем темы встреч, а сами встречи планируем при формировании следующего спринта (см. п4).

4. Общие встречи и ретроспективы

Еженедельно по средам мы проводим расширенную общекомандную встречу-ретроспективу. Коллеги демонстрируют друг другу достижения прошедшей недели, проводим совместную ретроспективу, планируем дела на будущий недельный спринт. Такая встреча позволяет всей команде синхронизироваться в части достижений, провалов и вопросов.

5. Упор на голосовые обсуждения

Чаты с длинным выяснением вопросов у нас не в почёте — это зло. Если переписка затянулась — надо звонить.

Если в процессе созвона приняты какие-то существенные решения, то их надо зафиксировать в виде записки и сложить в соответствующее место Гугл-Диска или записать в корпоративную Wiki.

В течение рабочего дня любой может любому позвонить по любому вопросу. Кто-то подумает, что это дерготня и отвлечения, но есть поправка: не можешь ответить — отклони вызов. Всё как в офисе: если не можешь отвлечься на чей-то вопрос, то говоришь, что пока занят.

6. Грамотная организация "встреч"

У дистанционной команды встреча — это созвон по какому-то вопросу. Выше я уже писал, что мы заранее планируем групповые встречи-созвоны.

Чтобы от встречи был максимальный эффект:

  • Проводить встречи в режиме видео звонка — призываем включать камеры. Мы используем zoom или скайп.
  • На встречу приходят только те, кому есть, что сказать по теме.
  • У встречи есть повестка — зачем мы вообще созваниваемся и какой вопрос хотим решить.
  • У встречи есть ведущий, который формирует резюме встречи: когда был созвон, кто участвовал, какие вопросы подняты, какие решения приняты.
  • Во время встречи ведущий (или кто-то другой) демонстрирует экран с формируемым здесь и сейчас резюме встречи, зарисовками (используем draw.io), и т.п.. Такой подход позволяет всем участникам оставаться на одной и той же странице и не скучать у монитора. Вообще, возможность демонстрировать экран — это самый большой плюс в дистанционной работе и его надо использовать на полную катушку.

7. Мотивация к взаимопомощи

У нашей команды есть ряд принципов, с которыми мы знакомим сотрудников при погружении в команду. В том числе есть принцип взаимопомощи:

  • если к тебе обращаются с вопросом, то надо максимально вложиться в помощь: не отделаться от вопроса, а помочь его полностью решить.
  • если ты застопорился с задачей, то не надо геройствовать — обращайся за помощью. Командная работа — это не долгие одиночные победы, а быстрое решение задачи сообща.

В офисе легче обратиться за помощью и больше вероятность, что кто-то по твоему лицу заметит, что ты завис. На удалёнке такой контакт теряется — надо напоминать.

8. Открытый обмен обратной связью

В дистанционном формате работы теряются взгляды, поведенческие нотки и т.п. Очень важен обмен обратной связью.

Для обмена обратной связью у нас есть ежемесячные встречи в формате one-on-one. А при погружении новых сотрудников встречи для обмена обратной связью проводятся еженедельно.

9. Чаты и почта

Наши зафиксированные чаты

У нас несколько стандартных чатов, а не один.

Есть чаты для аналитиков, для инженеров, для менеджеров — несколько чатов уменьшает количество общекомандной дерготни. Общий чат используется только для общих тем. Но в целом, решение вопросов в чатах — это зло (писал в п5).

Для общения "у кулера" мы используем отдельный чат "Постелька", необязательный к прочтению, но порой весьма увлекательный. Также могут создаваться отдельные рабочие чаты, когда какая-то группа коллег работает над одной задачей. Это как сходить небольшой группой в переговорку.

Если вопрос не срочный, то используем почту.

10. Митапы

Не часто, но проводим корпоративные митапы (тоже дистанционно). Всё как в оффлайне: кто-то готовит тему и рассказывает про неё команде, потом обсуждаем. Здорово склеивает, особенно, если тема резонансная для команды.

Планируем проводить чаще.

Частые вопросы по командной работе в дистанционном формате

Ещё до всеобщей дистанционности ко мне поступали вопросы из команд, которые работают очно, но задумываются об удалёнке. Что обычно интересует:

Всем ли подходит дистанционный режим?

Не всем. Помимо технических ограничений (должен быть нормальный домашний офис), могут быть и моральные. Некоторым людям очень тяжело даётся самоконтроль и дистанционный формат их расслабляет — такое бывает даже со зрелыми специалистами. Мы очень внимательно относимся к погружению в команду, чтобы вовремя рассмотреть человека и его готовность к работе в режиме самодисциплины. Если самодисциплина хромает — это быстро видно и мы либо устраняем хромоту, либо расстаёмся.

Также у нас есть определённые ожидания от того, как сотрудники организуют свой домашний офис:

  • Доступность в течение рабочего дня.
  • Качество связи и гарнитуры, достаточное для стабильного голосового общения.
  • Возможность голосового общения (вокруг не должно быть шумно: дети, соседи, звери и т.п.).
  • Информационная и физическая безопасность рабочего места.
  • Современность рабочего места и актуальность программного обеспечения.

Как вы контролируете работу?

Недавно увидел интересный термин "жопочасы" — часы, проведённые в течение дня на "работе" в офисе.

Так вот, нас жопочасы не интересуют. У нас есть отчёты по часам в Jira, но при этом нет жёсткого контроля по этим отчётам.

А что есть? Есть фронт работ на неделю. О прогрессе ты рассказываешь на ежедневных статусах, а через неделю на общей встрече ты показываешь итог по этим работам. Фронт работ, конечно, определяется исходя из оценок и продолжительности рабочего времени, но дальше ты сам ему хозяин.

Если прогресс не устраивает, то в рамках one-on-one эти вопросы прорабатываются индивидуально.

Как обходиться без живого общения

Никак.

Дистанционный формат не подразумевает отказ от живого общения.

Конечно, теряется тактильный контакт, но в офисе тоже не всегда обнимашки.

Во время созвонов мы прекрасно обсуждаем и нерабочие темы: шутим, обсуждаем котиков, хвастаемся городами и т.п. — это всё не теряется, если мотивировать команду к созвонам.

Пожалуй, всё. Я понимаю, что сейчас много советов о том, как начать работать удалённо, но когда вы резко меняете свой уклад, то чужой положительный опыт будет не лишним.

Если есть вопросы — пишите в комментариях, с удовольствием отвечу.

Также подписывайтесь на мой телеграм-канал Про удобство с советами по продуктовому менеджменту и работе в дистанционной команде.

Удачи!

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Михаил Греков", "author_type": "self", "tags": ["\u0443\u0434\u0430\u043b\u0435\u043d\u043d\u0430\u044f\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430"], "comments": 1, "likes": 2, "favorites": 20, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 113081, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 18 Mar 2020 13:54:08 +0300", "is_special": false }
Создать объявление на vc.ru
Дизайн
Как мы заработали 1,17 млн рублей на росписи стен за три месяца
Привет. Мы компания по росписи стен за один день «Нимбус». С октября по декабрь 2019 года нам удалось заработать 1…
0
1 комментарий
Популярные
По порядку
1

Я тоже работаю в этой команде и подтверждаю, что всё написанное автором так! Приходя в новую компанию ты несколько месяцев постепенно знакомишься со своим окружением и через год, возможно, кто чем живёт. У нас иначе. Сотрудник приходит, и все ему показывают себя, говорят кто откуда, чем увлекаются помимо работы, и даже котов и собак показывают. И ты уже чувствуешь себя в реальном коллективе. А не с "говорящими головами" из опен спейс.

Ответить

Прямой эфир