Опыт: как работать дистанционно и оставаться при этом командой

Многие компании экстренно перешли к дистанционному формату работы. Для кого-то это будет шанс открыть для своей команды новые возможности, а для кого-то будет грустный опыт и потеря командного духа. Рассказываю про многолетний опыт Velvica по организации дистанционной командной работы.

Я менеджер b2b продукта Velvica — платформа для автоматизации дистрибуции периодических облачных услуг и цифровых продуктов. Наша продуктовая команда работает дистанционно уже 7 лет, сейчас в команде 25 человек. У нас низкий уровень текучки кадров, нет склок, высокий уровень взаимопомощи — я такой сплочённости не ощущал, работая в офисном формате.

Делюсь практиками, которые помогут вынужденным удалёнщикам сохранить командный дух и не потерять на удалёнке, а приобрести.

Есть форматы, когда дистанционно работают все, а есть гибридные форматы: когда часть работает в офисе, а часть удалённо. Так вот, если используется гибридный формат, то к дистанционным инструментам взаимодействия должны перейти даже те, кто остался в офисе.

Что это значит: уже нельзя забывать об удалёнщиках при организации встреч и планёрок. Нельзя по-быстрому в офисе обсудить какой-то вопрос, в который погружен удалённый сотрудник. И т.д.

Всё! Вы команда с дистанционным форматом работы: пора использовать соответствующие инструменты и не забывать о дистанционных коллегах. Если так не сделать, то дистанционные сотрудники не будут ощущать себя частью команды и постепенно отвалятся. Точно также офисные сотрудники не будут ощущать, что в их команде есть дистанционные коллеги.

Дистанционные сотрудники — это не тоже самое, что фрилансеры, нанятые для решения конкретных задач. Если нужна эффективная дистанционная команда, то команда должна работать в общем рабочем режиме. Мы работаем в синхронном режиме с 10 до 19.

Общий режим означает, что в рабочее время можно звонить и писать любому участнику команды и ожидать оперативный ответ. Должно быть также удобно, как в офисе: подойти к коллеге и что-то у него прояснить.

Конечно, есть отклонения, о которых заранее известно:

• если отлучаешься на час и более — предупреди, так как коллегам не видно, что ты не на месте.
• у нас разные часовые пояса и у некоторых рабочий день смещён, но не более 2 часов.

Так как у коллег по команде теряется физическая близость, то они улавливают меньше информации о событиях в команде. Что мы делаем, для повышения прозрачности работы:

• Каждое утро начинается со статусной встречи в zoom. Это стандартный командный статус: что делал вчера, что буду делать сегодня, какие есть вопросы.
• Мы используем общий Гугл-Календарь (в рамках G Suite) для планирования общих встреч и просмотра свободных окон у коллег.
• У нас заведена доска (spreadsheet в том же Гугле), на которую мы записываем плановые встречи и командные обсуждения. Каждый, кому есть, что сказать, может поучаствовать. Плановые встречи не оперативны: записываем темы встреч, а сами встречи планируем при формировании следующего спринта (см. п4).

Еженедельно по средам мы проводим расширенную общекомандную встречу-ретроспективу. Коллеги демонстрируют друг другу достижения прошедшей недели, проводим совместную ретроспективу, планируем дела на будущий недельный спринт. Такая встреча позволяет всей команде синхронизироваться в части достижений, провалов и вопросов.

Чаты с длинным выяснением вопросов у нас не в почёте — это зло. Если переписка затянулась — надо звонить.

Если в процессе созвона приняты какие-то существенные решения, то их надо зафиксировать в виде записки и сложить в соответствующее место Гугл-Диска или записать в корпоративную Wiki.

В течение рабочего дня любой может любому позвонить по любому вопросу. Кто-то подумает, что это дерготня и отвлечения, но есть поправка: не можешь ответить — отклони вызов. Всё как в офисе: если не можешь отвлечься на чей-то вопрос, то говоришь, что пока занят.

У дистанционной команды встреча — это созвон по какому-то вопросу. Выше я уже писал, что мы заранее планируем групповые встречи-созвоны.

Чтобы от встречи был максимальный эффект:

• Проводить встречи в режиме видео звонка — призываем включать камеры. Мы используем zoom или скайп.
• На встречу приходят только те, кому есть, что сказать по теме.
• У встречи есть повестка — зачем мы вообще созваниваемся и какой вопрос хотим решить.
• У встречи есть ведущий, который формирует резюме встречи: когда был созвон, кто участвовал, какие вопросы подняты, какие решения приняты.
• Во время встречи ведущий (или кто-то другой) демонстрирует экран с формируемым здесь и сейчас резюме встречи, зарисовками (используем draw.io), и т.п.. Такой подход позволяет всем участникам оставаться на одной и той же странице и не скучать у монитора. Вообще, возможность демонстрировать экран — это самый большой плюс в дистанционной работе и его надо использовать на полную катушку.

У нашей команды есть ряд принципов, с которыми мы знакомим сотрудников при погружении в команду. В том числе есть принцип взаимопомощи:

• если к тебе обращаются с вопросом, то надо максимально вложиться в помощь: не отделаться от вопроса, а помочь его полностью решить.
• если ты застопорился с задачей, то не надо геройствовать — обращайся за помощью. Командная работа — это не долгие одиночные победы, а быстрое решение задачи сообща.

В офисе легче обратиться за помощью и больше вероятность, что кто-то по твоему лицу заметит, что ты завис. На удалёнке такой контакт теряется — надо напоминать.

В дистанционном формате работы теряются взгляды, поведенческие нотки и т.п. Очень важен обмен обратной связью.

Для обмена обратной связью у нас есть ежемесячные встречи в формате one-on-one. А при погружении новых сотрудников встречи для обмена обратной связью проводятся еженедельно.

У нас несколько стандартных чатов, а не один.

Есть чаты для аналитиков, для инженеров, для менеджеров — несколько чатов уменьшает количество общекомандной дерготни. Общий чат используется только для общих тем. Но в целом, решение вопросов в чатах — это зло (писал в п5).

Для общения "у кулера" мы используем отдельный чат "Постелька", необязательный к прочтению, но порой весьма увлекательный. Также могут создаваться отдельные рабочие чаты, когда какая-то группа коллег работает над одной задачей. Это как сходить небольшой группой в переговорку.

Если вопрос не срочный, то используем почту.

Не часто, но проводим корпоративные митапы (тоже дистанционно). Всё как в оффлайне: кто-то готовит тему и рассказывает про неё команде, потом обсуждаем. Здорово склеивает, особенно, если тема резонансная для команды.

Планируем проводить чаще.

Ещё до всеобщей дистанционности ко мне поступали вопросы из команд, которые работают очно, но задумываются об удалёнке. Что обычно интересует:

Всем ли подходит дистанционный режим?

Не всем. Помимо технических ограничений (должен быть нормальный домашний офис), могут быть и моральные. Некоторым людям очень тяжело даётся самоконтроль и дистанционный формат их расслабляет — такое бывает даже со зрелыми специалистами. Мы очень внимательно относимся к погружению в команду, чтобы вовремя рассмотреть человека и его готовность к работе в режиме самодисциплины. Если самодисциплина хромает — это быстро видно и мы либо устраняем хромоту, либо расстаёмся.

Также у нас есть определённые ожидания от того, как сотрудники организуют свой домашний офис:

• Доступность в течение рабочего дня.
• Качество связи и гарнитуры, достаточное для стабильного голосового общения.
• Возможность голосового общения (вокруг не должно быть шумно: дети, соседи, звери и т.п.).
• Информационная и физическая безопасность рабочего места.
• Современность рабочего места и актуальность программного обеспечения.
  

Как вы контролируете работу?

Недавно увидел интересный термин "жопочасы" — часы, проведённые в течение дня на "работе" в офисе.

Так вот, нас жопочасы не интересуют. У нас есть отчёты по часам в Jira, но при этом нет жёсткого контроля по этим отчётам.

А что есть? Есть фронт работ на неделю. О прогрессе ты рассказываешь на ежедневных статусах, а через неделю на общей встрече ты показываешь итог по этим работам. Фронт работ, конечно, определяется исходя из оценок и продолжительности рабочего времени, но дальше ты сам ему хозяин.

Если прогресс не устраивает, то в рамках one-on-one эти вопросы прорабатываются индивидуально.

Как обходиться без живого общения

Никак.

Конечно, теряется тактильный контакт, но в офисе тоже не всегда обнимашки.

Во время созвонов мы прекрасно обсуждаем и нерабочие темы: шутим, обсуждаем котиков, хвастаемся городами и т.п. — это всё не теряется, если мотивировать команду к созвонам.

Пожалуй, всё. Я понимаю, что сейчас много советов о том, как начать работать удалённо, но когда вы резко меняете свой уклад, то чужой положительный опыт будет не лишним.

Если есть вопросы — пишите в комментариях, с удовольствием отвечу.

Также подписывайтесь на мой телеграм-канал Про удобство с советами по продуктовому менеджменту и работе в дистанционной команде.

Удачи!

#удаленнаяработа