Никто не мог ожидать, что в мире произойдет глобальный переворот привычных нам форматов ведения бизнеса и управления персоналом. Пандемия COVID19 и всеобщий карантин вынуждают работодателей и их сотрудником всерьез пересматривать привычный подход к рабочим процессам и самоорганизации. В текущей ситуации ключевую роль в продуктивности удаленной работы сотрудников играет мотивация персонала и благоприятные рабочие условия.
Многим компания, достаточно сложно быть гибкими в этих условиях и быстро перестроиться на новый формат удаленного менеджмента. Ключевыми факторами сложности, с которыми сталкиваются менеджмент, это: рабочее оборудование для каждого сотрудника, программное обеспечение под требования проекта, вопросы комплаенса и защиты данных, организационные вопросы с удаленным доступом и менеджмент удаленных команд. Также к вышеперечисленному можно добавить продуктивность и мотивацию сотрудников в условиях удаленной коммуникации.
И все же, если ваш проект не закрыли и компании удалось перевести команду на удаленный формат сотрудничества, вы имеете уникальную возможность получить ценный опыт удаленного менеджмента.
1. Настройка доступов
Первое с чего стоит начать, это проверить чтобы у всех участников команды были доступы к рабочим материалам, настроено оборудование, установлены все необходимые программы и удаленные условия позволяют им беспрепятственно выполнять свою работу.
2. Синхронизация с командой
Заведите в онлайн календаре (Google or Outlook Calendar) митинги с названиями проектов и описанием задач с прикрепленными ссылками на борды инструментов, которыми вы пользуетесь для управления проектов. Убедитесь, что в графе "место встречи", в календарь прикреплена ссылка на Recurring Meeting или ссылка на чат для ежедневной синхронизации с командой. Фиксируйте в чате или в письме результаты готовности команды к митингу. По завершению обязательно сбрасывайте recap or follow up ваших договоренностей с командой. Также, самая распространенная ошибка удаленной работы, это завязывать все процессы на одном человеке. Научите команду дополнять друг-друга и перестраховывать в случае необходимости. Кросс-функциональные команды быстрее достигают проектных целей. Все решения или изменения в проекте должны, как минимум, проговариваться на общем митинге.
3. Внутренние договоренности
Как показывает мой опыт работы с командами по 15-20 человек, свод внутренних правил - это залог успеха во избежание конфликтных ситуаций. Поэтому, важно убедиться, что команда понимает важность присутствия на митинге и никто из участников проекта не опаздывает ни под каким предлогом. Созванивайтесь с командой минимум 1-2 раза в день и следите за дедлайнами утвержденных задач.
4. Искренность в коммуникации
Интеграция определенных процессов требует времени, но без помощи вашей команды вам не удастся быстро адаптироваться в новых условиях.
Тут, как говорится: "Один в поле не воин!”. Постарайтесь максимально открыто доносить команде все сложности, с которыми сталкивается компания и вы непосредственно в своей работе. Начинайте коммуникацию с рассказа о том, как проходит ваш рабочий день и какие достижения на проекте произошли в течение вчерашнего дня и в целом. Уделите внимание каждому участнику проекта, дайте всем возможность высказаться, проговорить текущие задачи и описать пайплайн их реализации. В удаленных условия вашим сотрудникам очень не хватает личного общения с коллегами, постарайтесь компенсировать им этот фактор, продлив время митинга на 30 минут дольше обычной синхронизации в офисе. Включайте камеру, это сближает.
5. Как держать команду в тонусе
В данной ситуации задача Project Manager-а постоянно быть на связи с командой, мониторить их психологическое состояние и мотивацию работать. Находить инструменты для повышения продуктивности своей команды в удаленных условиях и выступать в роли психолога (на случай если у вас в компании нет такой должности).
Делюсь простыми советами исходя из личного опыта удаленного менеджмента:
- Не забывайте хвалить команду на ежедневной основе, им нужна ваша поддержка, как никогда.
- Интересуйтесь, как у них дела и как они переживают текущую ситуацию и новые условия работы.
- Организовывайте вебинары, это поможет не только профессионально развивать ваших сотрудников, но отвлечет их от ежеминутного погружения в новостные ленты.
- Разбавляйте ваше общение историями совместно проведенных тимбилдингов или корпоративов.
- Празднуйте дни рождения онлайн всем коллективом, это очень сближает.
- Напоминайте им, что все это временно и скоро вы все вернетесь к привычному образу жизни.
- Не унывайте сами и ваша команда всегда будет в позитивном настроении.
Autor: PM Iryna Vishnetskaia