PRO планерки, совещания, собрания... Где грань между сжиганием времени от общих сборищ и эффективностью?
Планерки и общие собрания несомненно нужны. Тот, кто говорит, что это пустая трата времени, он просто “не умеет их готовить” )))
Любой менеджерский инструмент или технологию нельзя рассматривать в категориях “хорошо” это или “плохо”. В управлении компанией или командой основной вопрос менеджера - это вопрос целесообразности. Правильная категория для оценки и выбора инструмента - это “рентабельно” или “не рентабельно”, ну или упрощенно помогает ли нам то, что мы применяем или нет.
Чтобы ответить на вопрос “нужны” или нет собрания и планерки, достаточно посмотреть на ваши цели и ответить на вопрос “помогают ли они” прийти к результатам или нет. Чтобы ответить на вопрос грани между сжиганием времени и эффективности от этих мероприятий, нужно посмотреть на вопрос рентабельности, т.е. цены вопроса: “а это стоит того?”.
Например, если CEO компании собирает команду ТОП менеджеров для того, чтобы просто об них подумать, то это очень дорогое удовольствие с сомнительным результатом. Представьте, в переговорной комнате сидит 8-10 уважаемых господ с общим ФОТ выше 10 млн рублей, чтобы генеральный директор несколько часов (на регулярной основе) просто размышлял вслух в разговоре с ними. Использовал их как собеседников которые ему помогают думать, радоваться новым классным идеям, самоутверждаться и т.п. *реальная история. Это бешеная растрата времени и ресурса!
С другой стороны, когда руководитель собирает команду из этих же 8-10 высокооплачиваемых руководителей, чтобы выработать с ними единое понимание куда мы идем, что мы делаем и какую компанию строим. Формирует один управленческий язык, вырабатывает общий план в который все верят. При этом последствия такой инвестиции окупаются кратно. Компания может получить синхронизацию усилий всех руководителей (функций), сокращение времени на коммуникацию и понимание друг с другом, прозрачность и ясность всех ожиданий, целей и задач. Представьте, сколько компания может потерять денег только потому, что 2 ключевых руководителя (функции) несколько месяцев не могут договориться о том, что и кто делает в ключевом проекте.
Для решения каких задач практически всегда рентабельно проводить собрания и летучки:
- Поиск, выработка и принятие решений
- Синхронизация в целях и задачах
- Прояснение ожиданий, отношений, ролей, целей и задач друг друга
- Предоставление обратных связей
- Обучение и развитие
- Контроль ключевых процессов и проектов
Все собрания, планерки и летучки можно разделить на 2 класса:
- СРОЧНО - Операционное - тактическое (менеджмент задач).
- ВАЖНО - Предпринимательское - Стратегическое (генерация идей, мозговые штурмы).
Эффективное соотношение двух классов собраний ВАЖНО / СРОЧНО должно быть в районе 30% / 70%
Дальше весь вопрос в том, как не превратить полезное и рентабельное, правда необходимое, собрание в сжигание и трату времени.
Это вопрос качества и культуры их проведения.
Как часто нужно проводить собрания и планерки?
1. Стратегические сессии (собрания) - один раз в год обязательно (2-3 дня); или 1 раз каждые пол года (длительностью 1-2 дня); или 1 раз в квартал (1 день) - ВАЖНО
2. Операционные (еженедельно: один раз в неделю; или 2 раза в месяц) - СРОЧНО
3. Ретроспективные встречи (один раз в месяц или раз в квартал) - ВАЖНО
4. Летучки (до 30 минут), стендап формат (1-2 раза в неделю) - СРОЧНО
5. Тет-а-тет (121) - в соответствии с индивидуальными договоренностями. - СРОЧНО / ВАЖНО
6. Мозговые штурмы / творчество и новаторство - разная частота, в зависимости от целей, задач бизнеса и ситуации, а также подразделения: может быть 1 раз в месяц - а может 1 раз каждые пол года - ВАЖНО
В ситуации с собраниями типа ВАЖНО вам не нужно заботиться о том, сколько это отнимает времени, польза кратно превышает затраты. В случаях с собраниями типа СРОЧНО, усредненным бэнчмарком является совокупно на все собрания этого типа не больше 4 часов в неделю.
Что точно должно быть, чтобы летучки и собрания не были тратой времени?
- Подготовка к собранию / встречи
- Наличие всех необходимых людей: Capi* (Людей с достаточным уровнем Власти Влиятельности и Полномочий по решаемому вопросу). *Coalesced authority power influence, методология И.Адизеса
- Обязательная модерация собраний (наличие правил, алгоритма / процедуры конкретного типа собрания)
- Правильная / подходящая атмосфера (в соответствии с типом собрания)
- Фиксация договоренностей (на ком следующие шаги и какие они - все понимают одинаково)
Вопрос раскрыл сооснователь сообщества профессиональных менеджеров PRO Active Михаил Гриценко.
Расскажите пожалуйста, как часто в вашей компании проводятся планерки/ собрания?