7 причин провала проекта и как этого избежать

Мы все были в такой ситуации. Вы начинаете быть очень увлечены проектом, продумываете, проводите исследования, хорошенько планируете, собираете хорошую команду и приступаете к работе. А потом где-то по пути все разваливается. Сроки просрочены. Результаты не оправдывают ожиданий. Заказчики и начальство, мягко говоря, недовольны. Почему?

Но почему так много проектов с таким огромным потенциалом заканчиваются провалами?

Проект становится неудачным, если он не выполняет то, что требовалось, в рамках согласованного бюджета и времени. Однако в большинстве случаев заинтересованные стороны решают, был ли проект успешным или неудачным, на основании их суждений и удовлетворенности результатом.

Общие причины провала проекта:

Некоторые проекты также считаются провальными, если они не соответствуют финансовому прогнозу или не достигают целевого показателя рентабельности инвестиций.(прочитать подробнее можно о ссылке)

Есть ряд причин, и хорошая новость заключается в том, что вы можете устранить каждое препятствие и добиться успеха в следующем проекте (а также в следующем и последующем) с помощью руководства по управлению проектами, управляя проектами.

Вот некоторые причины неудач проекта и то, что вы можете сделать, чтобы изменить ситуацию.

Один из способов практически гарантировать провал проекта — начать работу без четких целей и задач проекта. В конце концов, невозможно узнать, добились ли вы успеха, если вы не совсем уверены в том, чего пытаетесь достичь.

Возьмем простой пример на личном уровне. Допустим, вы решили «привести себя в форму». Что это значит?

Хотите сбросить несколько килограммов? Нарастить мышечную массу? Развить выносливость?

Если вы просто начнете тренироваться и / или лучше питаться — что мы все должны делать, если честно, — ваше физическое состояние улучшится, но вы не будете точно знать, добились ли вы успеха. Вам нужны четко определенные цели. Неясные цели в профессиональной жизни также могут привести к неудаче.

Как этого избежать:

Существует несколько популярных структур для постановки целей, таких как цели SMART и CLEAR, но суть в том, что ваши цели должны быть измеримыми и реалистичными. Не просто говорите, что хотите «похудеть», скажите, что вы хотите похудеть на 15 килограмм за следующие четыре месяца. Это измеримо и реально. Проекты, которыми вы управляете, более сложны, поэтому еще более важно четко определить свои цели.

Планируем сроки. Планируем встречи. Планируем структуру и темы и интерфейсы. Но иногда, в разгар всего этого планирования проекта, мы забываем спланировать наши ресурсы. Это большая причина того, почему проекты терпят неудачу. Управление проектами включает управление ресурсами, часто с учетом других проектов. Большинство из нас знает, что планирование финансовых ресурсов важно.

Вот несколько вопросов, которые вы можете задать при планировании других ресурсов в вашем следующем проекте:

Какие человеческие ресурсы требуются? Какие люди и как долго? Кто-нибудь из них в настоящее время работает над другим проектом или их можно будет отозвать до завершения моего проекта?

Какие средства необходимы? Есть ли у нас офисные помещения, столы, компьютеры, конференц-залы и производственные помещения, необходимые для успеха этого проекта?

На каких сторонних поставщиков мы будем полагаться? Каковы их временные рамки и ограничения?

Каких ресурсов знаний нам может не хватать? Могу ли я пригласить эксперта или провести обучение, чтобы развить у моей команды необходимые навыки управления проектами?

Независимо от того, насколько хорошо спланирован ваш проект, отсутствие прозрачности может быстро привести к провалу. Очень важно создать систему, которая обеспечивает видимость не только для руководителя проекта, но и для всех членов команды. Видимость включает в себя прозрачность проекта статуса задачи, четкую коммуникацию и хорошее управление документами.

Как этого избежать:

Когда все знают статус каждой задачи проекта, они могут помочь или внести соответствующие коррективы. Он поощряет активную работу и решение проблем. Управление документами не должно быть сложным. Фактически, наличие централизованного цифрового хранилища для всех проектных документов облегчает вашу работу в качестве менеджера проекта, а также способствует наглядности.

Само собой разумеется, но общение в управлении проектами является ключевым. Инструменты, которые ваша команда использует для общения, должны быть объяснены и реализованы с самого начала вашего проекта.

Как этого избежать:

Будь то электронная почта, текстовые сообщения, чат или другое сочетание вещей, убедитесь, что все в команде понимают, чего от них ждут, и могут использовать выбранную вами технологию. Помимо метода коммуникации, убедитесь, что вы установили четкие ожидания и руководящие принципы в отношении видов информации, которую необходимо передать.

Узнайте 12 простых способов улучшить командную работу на рабочем месте

Поначалу это кажется таким невинной причиной. Простой запрос клиента на добавление элемента сюда, блестящая идея для расширения услуги там, и, прежде чем вы это узнаете, объем вашего проекта перерос, а ваша команда чрезмерно расширена. Вот и все, произошел полный перевес задач над настоящими требованиями и происходит отклонение от цели.

Параметры проекта не были четко определены с самого начала или

существует внутреннее давление со стороны команды или извне со стороны заказчиков или руководителей, чтобы они взяли на себя задачи, которые не были частью первоначального плана проекта.

Как этого избежать:

Проблема смещения объема работ заключается в том, что оно часто приводит к провалу проекта. Вы не предусмотрели в бюджете время или ресурсы, необходимые для выполнения дополнительных задач, поэтому то, что могло быть ошеломляющим успехом, оборачивается разочаровывающей неудачей.

Иногда замаскированные под нереалистичный оптимизм нереалистичные ожидания разрушили многие проекты. Руководителю проекта необходимо иметь четкое представление о том, чего ваша команда может достичь и в какие сроки. Как только вы согласовали свои ожидания с реальностью, вы должны сообщить о них покупателю, а зачастую и своему начальству.

Как этого избежать:

Имея реалистичные ожидания и понимаемые всеми участниками проекта, ваша команда имеет гораздо больше шансов на успешное завершение проекта.

Лидерство имеет решающее значение и является общей точкой успеха или неудачи. Менеджер проекта не может жаловаться на то, что команда вышла из-под контроля. И команда не должна оставлять чувство, что они не знают, что делать или чего ожидать от одного дня до следующего — это огромный рецепт неудачи. Убедитесь, что все знают, чего от них ждут, и возложите на них ответственность за достижение этих целей или выполнение этих задач. Подавайте пример — если вы не опаздываете на собрания, членам вашей команды тоже нет оправдания!

Если вы делаете все возможное, чтобы хорошо руководить командой, но у вас есть члены команды, которые постоянно отстают, не отвечают на отзывы и что-то просто не работает — тогда вы все равно обязаны поднять флаг, который вам нужно заменить члена команды или членов команды и подтолкнуть к этому. Менеджер проекта, который отрицает свое собственное лидерство, не сможет заслужить уважение и поддержку со стороны членов своей команды, и, скорее всего, ему будет труднее управлять кораблем.

Оценка и восстановление провалившегося проекта может быть одной из самых сложных задач для менеджера проекта в организации. Однако отдача может быть огромной, поскольку проект, реализованный в результате неудачи, может принести фирме значительную ценность. Семь факторов, описанных в этом документе, имеют решающее значение для оценки производительности неудачного проекта и планирования корректирующих действий, чтобы сделать проект успешным. Для успеха необходимы все семь факторов. Когда один фактор становится отрицательным и не исправляется, катастрофа неизбежна.