Секретари, офис-менеджеры, курьеры, кофе-леди, клинеры – все это незначительные, казалось бы, участники бизнеса, но без них работа офиса невозможна. Однако есть способы сэкономить на административных сотрудниках, причем без потери качества их работы. Какие именно? Разбираемся с директором Office Line Юлией Анисимовой.
Развязать руки HR’у
Чаще всего даже в крупных компаниях руководство административным штатом ложится на HR-подразделение. И самая большая сложность для его сотрудников заключается в том, что именно младшие офисные кадры склонны внезапно увольняться. Например, секретарь работает в компании в среднем 6–9 месяцев и, если не видит перспектив роста, уходит. Курьеры, клинеры меняются еще чаще. В результате HR тратит огромное количество ресурсов на поиск линейного административного персонала, вместо того чтобы сконцентрироваться на более важных делах: мотивации кадров, обучении, развитии… Поиск высококвалифицированных специалистов тоже требует много времени и усилий.
Если в штате административных офисных сотрудников более трех секретарей, а еще и офис-менеджеры, курьеры и, допустим, кофе-леди, которые часто меняются, то выгоднее отдать подбор и управление этими сотрудниками на аутсорсинг. Тогда HR-менеджер получит возможность заниматься своими прямыми обязанностями, а непрерывность процессов (новый секретарь, курьер, офис-менеджер выйдут на работу на следующей день после увольнения своих предшественников), обучение и внедрение новых сотрудников обеспечит подрядчик.
Ликвидировать завалы
Когда перед компанией стоят амбициозные бизнес-задачи, ресурсов на организацию работы административных служб часто не остается. И вроде бы в целом все работает, но есть ощущение какой-то несобранности. Нет четкого понимания движения документов в компании, подписание их происходит по непонятному графику, регулярно образуются завалы. Все процессы можно было бы выстроить логичнее и эффективнее, но руки не доходят.
Сейчас абсолютное большинство компаний стремится к технологизации процессов. И наименее автоматизированными остаются процессы в административно-хозяйственном отделе. Проведенный недавно Office Line опрос показал, что 56% респондентов считают самым сложным этапом своей работы обработку запроса (сборка решения, поиск поставщика, утверждение конечного варианта), 18% – процедуры согласования расходов и размещения заказов у поставщика, а 4% – организацию и контроль выполнения работ подрядчиком. Считают сложными все рабочие процессы 4% опрошенных респондентов.
Работу административно-хозяйственного отдела можно оптимизировать, например разработав для компании программный продукт.
Одно из таких решений, внедренное командой Office Line в компании клиента, сэкономило до 20% времени обработки заявок; снизился процент потери документов, и сотрудники, получая уведомление о статусе работы с документами, стали меньше звонить с уточняющими вопросами. Программа позволила в едином интерфейсе работать как с заявками внутренних сотрудников, так и с корреспонденцией: вести учет, архивировать, отслеживать статус доставки. В результате автоматизации удалось снизить численность персонала на этом участке работы.
Ввести режим разумной экономии
Небольшая, но стабильная утечка бюджетов не всегда связана непосредственно с организацией работы административного штата сотрудников. Дело в том, что в задачи, например, офис-менеджера входит заказ канцелярии, кофе, воды, расходных материалов для мелких ремонтных работ и т.д. И у него не всегда хватает компетенции выбрать оптимальные предложения по закупкам, а также просто провести учет с аналитическими выводами. При грамотном управлении штатом административных сотрудников даже такие мелочи учитываются: «Копейка рубль бережет».
Проводя аудит в крупной международной FMCG-компании, проектная команда Office Line собрала данные о том, какой объем корреспонденции отправляется сотрудниками компании за год, по каким направлениям и с какой тарифной ставкой. Были тщательно проанализированы действующие стандарты и политики по работе с курьерскими компаниями.
Выяснилось, что выбор единственной курьерской компании и снижение тарифов за счет увеличения объема позволит сэкономить более 23% затрат. И выгода здесь не только в прямой работе по договорам с установленными тарифами, но и в снижении ресурса по администрированию процессов бухгалтерами и финансистами.
Готовить свои кадры
Зачем тратить ресурсы на поиск кадров на рынке, если можно вырастить свои? Когда секретарь внутри компании получает возможность учиться, то во-первых, он работает на своей позиции не 6–9 месяцев, а год-полтора. А во-вторых, затем не уходит на рынок в поиске новых возможностей, а продолжает приносить компании пользу на позиции ассистента в одном из отделов.
Как показывает практика, секретари растут в рамках компании, не только оставаясь в административном отделе, но и успешно переходят в HR-подразделение (они знают сотрудников и понимают функционал каждого), в маркетинг (уже есть четкое осознание задач и целей компании), иногда в юридический или экономический отделы, если высшее образование соответствует требованиям компании.
Младшие административные сотрудники несут в себе огромный потенциал для компании, ведь базовое обучение уже пройдено, адаптация успешно завершена, а внутренние стандарты изучены и применяются в работе. Секретарь, сотрудник зоны ресепшн и ассистент – стартовые позиции в любой карьере и любом бизнесе. Немногие знают, что нужные на этих позициях качества включают базовые компетенции для любой должности. Именно поэтому такие сотрудники могут легко расти и развиваться внутри компании.
Но на структурный подход к их обучению и карьерному развитию HR-подразделению часто просто не хватает времени.
Вариант решения проблемы – программа развития личной эффективности. Ее цель – сделать так, чтобы сотрудники хотели и могли применять полученные знания на практике во время работы на проектах, а выстроенный график обеспечивал непрерывность процесса обучения и возможность входа в него в любой момент. А программа карьерного развития в комфортном режиме позволит подготовить сотрудников к переходу на следующую позицию.
В результате внедрения такой программы более 70% сотрудников административного отдела, которыми управляла Office Line по аутсорсинговой модели, постепенно перешли на внутренние позиции, продолжив свой профессиональный путь в других отделах.
Но прежде чем принимать любое решение – о самостоятельной работе со штатом административно-хозяйственных сотрудников или об аутсорсе, нужно в любом случае посчитать все расходы, в том числе и скрытые. Тогда экономия будет действительно экономной.