{"id":13466,"url":"\/distributions\/13466\/click?bit=1&hash=891d339b00b86120568ea8e4296ded112a42876a976e2fd335004400f35cbd30","title":"\u0427\u0442\u043e \u0441\u043c\u043e\u0442\u0440\u044f\u0442, \u0447\u0438\u0442\u0430\u044e\u0442 \u0438 \u043a\u0443\u0434\u0430 \u0445\u043e\u0434\u044f\u0442 \u0432\u0430\u0448\u0438 \u043a\u043b\u0438\u0435\u043d\u0442\u044b?","buttonText":"\u0423\u0437\u043d\u0430\u0442\u044c","imageUuid":"24bb823c-c595-5fc8-be0f-fba9e89237c2","isPaidAndBannersEnabled":false}

Деловая переписка: основы

Что такое деловое письмо? Деловая переписка ведется с сотрудниками и партнерами. Так как мы ведем переписку от лица компании, письмо представляет именно ее. А значит такое письмо должно формировать положительный имидж компании.

Каким должно быть деловое письмо?

– достаточно коротким

– простым для восприятия (короткие предложения, отсутствие терминологии и сленга, стилистическая нейтральность)

– грамотно написанным

– аккуратно оформленным

– касаться одного вопроса, чтобы внимание получателя не распылялось

Просто, да не совсем. По сути, ваше письмо – та же презентация, только сопроводить ее голосом и жестами у вас нет возмож, у вас есть только текст. Значит, к тексту должно быть особенное внимание.

Самое главное в деловом письме – стиль и структура.

Стиль

Как можно произнести фразу «Что еще от меня нужно?»

– Со спокойным интересом, чтобы собеседник изложил список действий.

– С раздражением: сколько можно загружать вас бесполезными задачами?

Какой из этих вариантов дорисует у себя в голове адресат письма, увидев этот вопрос? Если он будет в плохом настроении – пиши пропало. Лучше перефразируйте фразу, сделав ее более нейтральной: «Чем еще я могу помочь?»

Структура делового письма

1. Начало письма

Чтобы письмо открыли – указывайте тему. К примеру, вы организуете благотворительную поездку в собачий приют. Чтобы не потерять письма в бездне под названием «Благотворительность», уточняйте аспекты в теме: «Приют – сбор средств» или «Приют – время выезда».

Элементарной вежливостью – приветствием и обращением – пренебрегать не стоит: вы все-таки не пишете письмо просто так, вам что-то нужно от адресата. «Добрый день, Алена! Вышлите, пожалуйста, образец договора». Будьте внимательны к именам: не называйте Алексеев Александрами, Марин – Мариями, а Алён – Еленами. Наталья и Наталия тоже могут обидеться.

Кстати, забудьте формулу «Доброго времени суток» – если, конечно, не хотите вернуть адресату его 2001-й. «Добрый день» или «Здравствуйте» – достаточно нейтральны.

Прежде чем приступить к разговору о деталях, напомните, зачем вы пишете. Дайте адресату понять, вы что-то предлагаете или сообщаете, просите совета или помощи. Например: «Я пишу по вопросу…» или «Направляю ответ на ваше обращение от…».

2. Основная часть

Не начинайте издалека. Если вы пишете: «Сообщаю, что ваш заказ отправлен со склада и передан в службу доставки…», а заканчиваете сомнениями, что адресат получит свой товар вовремя – это вызовет раздражение. Пишите прямо, начинайте с сути: «Сообщаю, что ваш заказ может поступить на ПВЗ позднее обозначенной даты» – а дальше излагайте подробности.

Что еще важно?

– В основной части письма должно быть 1-3 и более абзацев.

– Каждый абзац – 1-3 предложения.

– Предложения внутри абзаца должны быть связаны по смыслу и стилистически.

– Не пишите предложения по три строки, будьте кратки.

– Дозируйте количество смайлов.

3. Заключение

Это буквально один абзац, пара предложений. Подведите итог письма, резюмируйте написанное ранее, призовите к действию. Например: «Надеюсь получить от вас документы…»

4. Подпись

Оставлять в подписи имя, должность, контакты и логотип компании – не только то же самое, что дать визитку. Это хороший тон и показатель наличия корпоративной культуры.

***

Вот и все. Перечитайте письмо и проверьте его на ошибки – чтобы не испортить впечатление адресата о вашей компании и о вас лично – и отправляйте. Если вопрос срочный, не лишним будет сразу связаться с получателем: удостовериться, что он получил письмо и спросить, когда ждать ответа. Если срочности нет – хороший тон отвечать на письма в течение 24 часов.

Не забывайте об этом и вы, получив очередной мейл.

0
2 комментария
Николай Логачёв

так и хочется отправить эту статью для изучения некоторым людям в надежде, что они наконец-то поймут, что же такое деловое письмо, и чем оно отличается от переписки с друзьями 😅

Ответить
Развернуть ветку
Отдел Кадров
Автор

Спасибо, Николай! Пользуйтесь! ;)
Можем только согласиться с вами. Какие-то вещи кажутся сами собой разумеющимися (например, грамотность или умение писать понятные письма), а потом получаешь письмо – и гадаешь, что хотел сказать автор и что от тебя надо. :) Многие материалы на нашем канале основаны на внутренних курсах "Телеконтакта" для персонала: даже очевидные штуки имеет смысл проговаривать и повторять с сотрудниками, чтобы улучшить и ускорить коммуникацию внутри коллектива.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 2 комментария
null