5 отличных способов поделиться с командой обратной связью

Если вы хотите, чтобы ваша команда работала хорошо, вы должны регулярно давать им обратную связь. Если они не знают ваших внутренних стандартов или ожиданий, маловероятно, что они будут соответствовать им постоянно.

Посмотреть еще конспект книги «Радикальная прямота: как управлять не теряя человечности», там есть полезные рекомендации по обратной связи.

К сожалению, наиболее распространенный способ обратной связи менеджеров - это быстро сложить «пирог» из трех составляющих: прежде чем дать критический отзыв, вы начнете с чего-то положительного. Затем, дав критический отзыв, вы снова говорите что-то положительное и все это сделайте за короткое время.

Хотя намерения могут быть хорошими (не обижать людей), чаще всего это сводится к потворству и звучит как говнянная обратная связь.

Сегодня у нас есть 5 способов дать обратную связь, которая лучше этого быстрого «говённого пирога». В правильной ситуации каждый из этих методов обратной связи может помочь вам улучшить эффективность команды. Также используйте свой здравый смысл, чтобы решить, когда и как применить каждый из них для свей команды.

Его придумал генеральный директором Kayak Пол Инглиш. Он просто ненавидел некоторые комментарии о своей работе, которые ему давали как сотруднику. Поэтому, когда он стал руководителем, он решил что нужно что-то с этим делать.

Если вы хорошо знаете кого-то, вы можете довольно быстро выявить его проблемные места. Можно отлично совместить то, что хорошо в ком-то, с тем, что не очень, поэтому делаем две или три положительные оценки и две или три отрицательные. Пишем быстро, что сразу пришло в голову.

• Положительные слова нужны на самом деле. Они подчеркивают то, что вам нравится в работе сотрудников. Вы должны уделять столько же времени разговору о словах, которые вы хотите видеть больше, так и о любых конструктивно критических словах.
• Выделив один час на то, чтобы погрузиться в эти 5 слов, вы убедитесь, что сотрудник вашей команды извлечет реальный смысл из ваших слов.
  
• Когда вы ограничены одним словом для каждого аспекта вашего отзыва, это заставляет вас уменьшать масштаб и смотреть на высокоуровневые тенденции: что у них стабильно хорошо или не хватает? Это самые важные вещи, которые нужно выделить, чтобы сотрудники продолжали хорошее в себе и исправляли хронически плохие проблемы.
  

Важно увидеться с сотрудниками вне офиса в удобном нерабочем пространстве. Итак, например мы идем обедать. Я передаю лист бумаги за столом и сразу же получаю ответ. Мы поговорим около одного часа. Я приведу примеры, и мы посмотрим, будем ли мы интерпретировать их одинаково.

Я делаю это, потому что пытаюсь им помочь. После того, как мы встретились, они возвращаются к работе и получают этот лист бумаги. Они могут решить игнорировать это или нет. У меня нет бумаги или даже записи нашего разговора, поэтому я не вернусь и не скажу: «Помните, когда мы говорили о том, что вы не доверяете. . . »

Я ненавижу, когда слабый или ленивый менеджер говорит: «Ну, я разговаривал с пятью вашими коллегами, и они сказали, что вы раздражительный». Это сводит меня с ума. Если он собирается дать мне оценку эффективности, я хочу узнать его мнение, а не мнение кого-то.

Если вы спросите других руководителей, почему они уволили последнего человека, я предсказываю, что в 10% случаев они скажут «из-за некомпетентности», а в 90% случаев - из-за раздражения. Все дело в столкновение стилей. Поэтому я стараюсь предотвратить столкновение стилей еще до трудоустройства. И когда я это вижу, я хочу это исправить. Но если я не могу это исправить, я расстаюсь с человеком.

Учитывая простоту этого приема, не бойтесь попросить свою команду дать вам обзор из пяти слов.

Ключевой частью обратной связи является то, что она оглядывается назад. Что было в прошлом, хорошее или плохое?

Сила отзыва на будущее в том, что она смотрит в будущее. Это «позитивные предложения на будущее», как описано в этом видео.

Правила отзыва на будущее очень просты:

• Правило №1: Никаких отзывов о прошлом.
• Правило №2: Никаких суждений или критики идей.

Эти простые шаги полностью отличаются от ваших обычных отзывов:

• Сосредоточенность на том, что сотрудники делали раньше, может привести к защите и подорвать их эго. Вместо этого у отзыва на будущее есть то преимущество, что они ищут пути к лучшему будущему. Он фокусируется на оптимизм в отношении будущего.

• Обратная связь часто может быть односторонним разговором: менеджер говорит члену команды, что ему нужно сделать по-другому. С отзывом на будущее вы можете вовлекать всю команду, используя их опыт и идеи, которые могут привести к улучшениям.

• Для обратной связи легко критически относиться к вещам, которые вы не можете контролировать; проблема уже произошла, и вы не можете изменить прошлое, в отличие от будущего.

Такой подход ломает стереотип традиционного процесса обратной связи. Это отличный способ вовлечь вашу команду, помогая друг другу совершенствоваться.

В то время как мир переводит многие вещи в режим реального времени, обратная связь иногда должна подождать. В то время как вопиющие проблемы (домогательства, нарушения ценностей и т. д.) должны решаться немедленно, многие другие ситуации лучше решить после некоторого размышления.

В книге «Как заводить друзей и оказывать влияние на людей» Дейл Карнеги делится историей об Аврааме Линкольне, которая хорошо передает этот урок.

Линкольн писал письма тем, к кому у него была не закрытая обратная связь (например, к генералам Гражданской войны), в то время как он был возмущен. Он писал, но не стал отправлять эти письма. Вместо этого он прятал их, и со временем получал ответ.

Что не менее важно, написание отклика не так эффективно, как их личное общение. Слишком много места для недопонимания. Контекст слишком ограничен, чтобы полностью понять обратную связь, которая просто отправляется по электронной почте или иным образом.

Если вы потратите время перед личным разговором, чтобы подумать, как лучше всего обсудить обратную связь, ваша эффективность действительно повысится. Это дает вам возможность получить совет, рассмотреть несколько вариантов и подготовить несколько примеров, которые могут помочь им лучше понять ваш отзыв.

Один на один может существенно повлиять на моральный дух и мотивацию вашей команды. Хорошая обратная связь - важная часть получения максимальной отдачи от этих встреч.

Одна из самых больших проблем, связанных с обратной связью, - это защита, которая может сопровождаться критикой. Человеческий разум гораздо тяжелее оценивает обратную связь, чем похвалу. Отрицательные комментарии, способствуют выработке гормона стресса кортизола, воздействуют на человеческий мозг в течение 26 часов или даже более. Положительные комментарии высвобождают гормон доверия окситоцин, длятся гораздо меньше по времени.

Учитывая, что похвала длится не так долго, как критика, неудивительно, что результаты исследования Хифи и Лосада таковы: основным фактором, который имел наибольшее различие между наиболее и наименее успешными командами, было соотношение положительных и отрицательных комментариев.

• Среднее соотношение для наиболее эффективных команд составляло 5,6
• Команды со средними показателями составляли 1,9
  
• Для низкоэффективных команд с соотношением 0,36, т.е. почти три отрицательных комментария на каждую положительную
  

Даже небольшая отрицательная обратная связь, а то как вы хвалите, имеет значение. Теперь зная важность положительного соотношения похвалы и критики, ваша работа еще не закончена. То, как вы отдали похвалу, не менее важно для получения желаемого эффекта.

Правильно похвала может стать мощным мотиватором. Это может заставить людей работать усерднее и дольше, в то же время прилагая усилия для роста. Если сделать это неправильно, это может привести к тому, что люди будут избегать новых проблем и работать хуже. Как показывает в этом видео ниже психолог и исследователь Кэрол Двек, похвала напрямую влияет на ваше мышление и трудовую этику.

Итак,

• Люди продолжают совершенствоваться, если вы продолжаете замечать улучшения в их работе.
• Люди ждут похвалы, но боятся критики. Наибольшая вовлеченность достигается тогда, когда работники чувствуют, что менеджеры искренне заинтересованы в них.
  
• Когда вы хвалите, вы задействуете мотивацию и создаете драйв у своей команды. Но это не всегда так, когда вы даете критическую обратную связь.
  

Ни у кого нет ответов на все вопросы. А поскольку вы не можете видеть все, что каждый член вашей команды делает в каждый момент каждого дня, вопросы - лучший способ получить полную картину. Как подчеркнула генеральный директор SoulCycle Мелани Уилан в интервью NY Times, задавать хорошие вопросы и внимательно слушать - это критически важная часть лидерства.

В правильном контексте вы можете не только создать отличное решение, но и научить свою команду критически относиться к своей работе. По мере того, как вы тренируете и развиваете своих людей, чтобы они достигли зрелости, соответствующей задаче, их понимание разницы между плохой, хорошей и большой работой должно улучшиться.

По мере того, как они демонстрируют признаки мастерства в своей работе, задавайте им больше вопросов для создания обратной связи. Это поможет развить их критическое мышление и упростит вам работу с ними в этой области.

Виды вопросов для начала обсуждения:

• Что удачно пошло с нашим последним проектом? Что повторить в следующий раз?
• Что могло быть лучше в прошлом проекте? Что нам делать по-другому? Чем я могу помочь вам?
• Как бы вы оценили свою работу над этим проектом по шкале от 1 до 10? Что сделало его не 10?

Использование вопросов для вовлечения членов вашей команды в процесс обратной связи с ними дает много ключевых преимуществ:

• Если ваша команда научится критически относиться к своей работе, планка поднимется для всех с меньшими усилиями с вашей стороны.
• Используя вопросы, вы показываете, что не знаете ответов на все вопросы.Это повышает уровень доверия и уверенности в их способностях, одновременно развивая их навыки критического взгляда на свою работу.
• В сутках так много времени, и со всеми встречами и другими требованиями, с которыми вы сталкиваетесь, вы не можете все пересмотреть. Если вы научите вашу команду сомневаться в своей работе, она создаст более масштабируемое решение для обратной связи.

Да, вы можете зайти слишком далеко, так что не превращайте это в допрос.