"У тебя микрофон выключен" или как избежать факапов в онлайн-общении?

Виртуальные совещания у работников digital-отрасли стали нормой еще до того, как covid сделал это мейнстримом. Казалось бы, диджитальщики уже давно выработали правила digital-этикета, верно? А вот и нет! То есть, правила цифрового приличия существуют, но далеко не все ими пользуются. Кто-то забывает отключить микрофон, а кто-то — надеть штаны. Мы собрали для вас свой личный и клиентский опыт, и воплотили его в правилах digital-этикета для видеоконференций в этой статье. Или чек-листе. Или мануале. Но каждое правило мы не просто опишем, но и поясним — почему оно важно. Так что, инджой, коллеги!

Многое зависит от типа zoom-совещания, skype-колла или иного выбранного формата. Если вы участвуете в командной беседе, то, может, и не надо надевать костюм от Brioni и укладывать прическу: внутренние совещания команды часто не устанавливают жесткого дресс-кода (хотя тут все зависит от ценностей и правил вашей команды). А вот если на видеоконференции идет брифинг или переговоры с клиентом, партнером или заказчиком, то лучше вести себя прилично. Ведь ваше поведение в эти полчаса — часть репутации всего вашего бизнеса.

Как говорил стильный герой фильма Kingsman: “Манеры — лицо мужчины”. И женщины, и любого приличного человека и сотрудника, добавим мы. Итак:

Если модератор (ведущий, инициатор) сплоховал и не разослал список тем для встречи, запросите его сами. Изучите основные вопросы и смежные темы, чтобы не терять время на самой встрече. Нет хуже человека, который “не въехал” в разговор и пытается по-быстрому во всем разобраться. Без подготовки может выступать только супер-профи, и то — только в рамках своих компетенций.

Если вы уверены, что пижамные штаны или шорты никто не увидит, то можете оставаться в них. Но верх должен быть нейтрально-деловой, а не разухабистый и домашний. Во-первых, может возникнуть ощущение, что вы пренебрежительно относитесь к коллегам и к повестке. Во-вторых, не стоит показывать (если вы общаетесь из дома), что вы только проснулись, позавтракали и не успели вычистить из бороды остатки яичницы.

Кстати, привести в порядок руки, лицо и ту же бороду — ни разу не грешно. Браслеты и кольца лучше не надевать — при вашей жестикуляции они будут стучать по столешнице или ноутбуку, разрывая стуком уши коллег. И еще совет: избегайте одежды слишком контрастных цветов и вещей в полоску — изображение может выходить нечетким, а при пикселизации вообще сливаться во что-то, что обычно зовется “кровь из глаз”.

В принципе, вас поймут, если вы укроетесь от шумных детей и питомцев в ванной. Но будет куда хуже, если вокруг вас будут бегать лающие собаки, фыркающие коты, шумные дети и соседи с перфораторами. Кроме того, что это просто отвлекает, это еще и делает ваш имидж не вполне профессиональным. Вы то ли чиллите в шумном парке вместо работы, то ли обитаете в дурдоме под названием “Неунывающие децибелы”. Не надо так!

Опять же, если ваше “место силы” — ванная, то это не грешно. Но в поле зрения ваших коллег не должно быть грязи, разбросанных носков и потерянных памперсов. Хотя бы из зоны видимости уберите мусор и грязную посуду. Переложите кота в другое место, откуда он не сможет вас отвлекать и тусоваться вдоль экрана.

Лучше прийти на 3-5 минут раньше к zoom-двери, чем опоздать на минуту и потом суматошно на виду у всех проверять звук, свет и цвет. Заранее проверьте все настройки соединения и компьютера, разложите рядом нужные бумаги, осмотритесь, все ли лишнее убрано (включая кота) — и вуаля, вы в топе!

И связь порой обрывается, и картинки пикселизуются, и звук пропадает или запаздывает. Кстати, если на вашей стороне есть проблемы со связью, предупредите коллег об этом! Чтобы, если вдруг вы “выпадете”, никто не подумал ужасного и не начал вас дергать прямо посреди ваших попыток восстановить связь.

Совет: учитывайте возможную задержку сигнала — закончив говорить, дайте коллегам несколько секунд паузы, чтобы они могли дослушать (например, они в другом регионе и ваши слова доходят до них с задержкой). А иначе может выйти, что все говорят одновременно или без пауз, и смыслы разговора тонут в гомоне и эхе.

Велико искушение проверить почту или полистать telegram-каналы, пока кто-то говорит что-то вроде не относящееся к вам. Но нет хуже истории вроде “Простите, я отвлекся, повторите вопрос!” Одно дело, когда вас действительно отвлекли всерьез. Другое — когда вы “выпадаете” из диалога. Вы как бы загружаете мозг сторонними темами, а потом напоминаете Винни-Пуха, который утверждал, что непонятно когда ему в ухо попала пушинка и он пропустил разговор. Это забавно в детской книжке, а в работе — непрофессионально.

Очевидный факт: многие до сих пор полагают, что их бытовые шумы не мешают диалогу. А если таких “не мешающих” собралось 8-10 человек? Кто-то хрустит украдкой чипсами, кто-то печатает в чате, кто-то чихает и кашляет, а у кого-то на заднем дворе жужжит газонокосилка и ребенок кричит чаечкой.

В итоге вместо сущностного диалога получается не пойми что из за объемного отвлекающего шума. Совет: еще полезно отключать микрофон, чтобы не ляпнуть что-нибудь во всеуслышание — вдруг чашка с чаем упадет вам на ногу, и ваши коллеги поседеют от вашего непроизвольного вопля?

Даже если это ваша черта — эмоционально говорить, подключая к разговору все тело, проявите сдержанность. Также не надо теребить волосы, щелкать ручкой, махать руками — это либо убедит всех, что вы нервничаете, либо будет просто плохо смотреться в кадре. Кроме того, чрезмерная эмоциональность влияет на уровень звука и может мешать диалогу.

Модератору или ведущему и так непросто: часто нужно разговорить всех, следить за таймингом, не давая кому-то одному подолгу занимать общее время. Те, у кого есть дети младшего возраста, знают, как это бывает на родительских собраниях: кто-то из родителей давно не разговаривал, и попав в аудиторию из 10-20 “одноклассников” начинает долго-долго говорить о чем-то незначительном, а бедный воспитатель или учитель не может это остановить.

Если вы видите, что кто-то не отключил микрофон (и это всем мешает), или дискуссия зашла не туда — помогите модератору! Подскажите коллегам, что и как лучше сделать. В итоге это поможет всем сэкономить ценное время и вернуться к сути разговора.

У нас есть клиенты, которые в своей базе знаний в EvaWiki завели отдельный раздел с описанием правил проведения и участия в видеоконференциях. Говорят, это нередко помогает сотрудникам понять важные, но неочевидные вещи. В некоторых случаях борьба с “пижамными штанами” помогает укрепить репутацию бизнеса в глазах партнеров.

Поделитесь в комментариях своими методами контроля и грамотного проведения конференций. А еще, если не секрет, расскажите, какие вещи в видеоконфах с точки зрения digital-этикета раздражают (или, наоборот, радуют) вас больше всего.