Я в прошлом профессиональный бюрократ, фанат этого дела. Мне даже ночью снились бизнес-процессы и регламенты. Я несла ответственность за создание системы регламентации в корпорации и консультировала на эту тему компании как внешний консультант.
Есть огромное множество методических тонкостей, как сделать регламентацию эффективной. Помню, я даже делала большое методическое исследование на эту тему - мы выявляли все факторы, влияющие на то, чтобы нормативные документы действительно эффективно работали.
Сегодня мой фокус внимания смещен на человека. Мне больше интересны состояния, психика, мышление, чувства, личная эффективность, осознанность и т.д.. Но запросы про бюрократию продолжают приходить от старых и новых клиентов, эта тема меня все еще интересна, но уже в новом свете.
Итак, как я это вижу сегодня:
Когда возникает необходимость в бюрократии? - Тогда, когда люди не могут договориться друг с другом на уровне простого человеческого доверия. Чем больше доверие, тем меньше нам требуется формальностей. Чем доверия меньше, тем более актуальна регламентация формальных правил и процедур.
В крайних случаях, когда наблюдается кризис доверия не только к окружающим людям, но и к самой системе бюрократии как таковой, возникает система множественной перестраховки или так называемой избыточной бюрократии. Внимание с работы смещается на отстаивание границ и доказывание, что ты не верблюд. Люди перестают работать, половина их времени обслуживает систему бюрократии - то это обоснования идей в очень правильной форме, то это отчеты в десяти правильных формах, то это служебные записки, подписанные двадцатью правильными людьми.
Человека в такой системе становится уже не видно, его уникальность скрыта за ворохом бумаг и правил. В такой системе много накопленного страха, стресса, а значит уровень креативности и вовлеченности близок к нулю. Организация отравлена изнутри. Люди задыхаются, а наиболее талантливые, не забывшие еще свою внутреннюю свободу и природу, просто уходят, т.к. сопротивляться этой махине крайне сложно. Система ядовита, постепенно "убивает все живое".
Система костенеет в застойном, не эффективном и болезненном для людей состоянии. Большая часть людей, находящихся внутри, испытывает дискомфорт, но принимает эти правила игры как норму: "А где трава зеленее?!"
Иногда запускаются всевозможные проекты по снижению уровня бюрократии, пересматриваются регламенты и процессы. Но это не дает результата, потому что мышление у людей уже квадратное. Просто так взять и снизить уровень регламентации невозможно. Потому что люди забыли, что такое доверие, они не умеют "по-новому". Конкуренция пропитывает культуру, среда токсична.
Поэтому единственное работающее средство против чрезмерной или неэффективной бюрократии - это исцеление человеческих отношений и уровня доверия. Это напоминание сотрудникам и руководителям о том, что в организации работают люди, живые люди. Это смещение внимания на гуманитарные аспекты сосуществования. Только тогда, когда люди начнут себя ЧУВСТВОВАТЬ, замечать живых людей вокруг, они будут меньше нуждаться в страховках и подпорках в виде всевозможных регламентов.
Иными словами, психическое здоровье и эмоциональный комфорт каждого конкретного человека влияет на то, что во всей организации бюрократия становится минимальной, здоровой, оптимальной.
Вывод: хотите справиться с бюрократией, запускайте работу сразу по двум фронтам: анализ и изменение регламентов и процедур, и изменение корпоративной культуры в пользу большего доверия.