Как автоматизировать управление проектами, избежать проблем и достичь быстрых побед
От автора
Меня зовут Андрей Береговенко, я имею более, чем 13-ти летний практический опыт внедрения систем управления проектами в разных сферах бизнеса (ИТ, производство, розница, медиа, логистика, фармацевтика, инновации, ритейл и т.д.).
Обладаю действующим сертификатом PMP (Project Management Professional) от PMI (Project Management Institute). Являюсь основателем сообщества профессионалов в управлении проектами PMJournal.ru и Генеральным директором консалтинговой компании по проектному менеджменту PMProfit.ru. Автор книги "Корпоративная система управления проектами".
Сегодня я поделюсь с вами накопившимся опытом эффективного внедрения информационных систем управления проектами. Об общем комплексе мероприятий по внедрению системы управления проектами я рассказывал в предыдущей статье.
Проект ИСУП - Подход к реализации – Жизненный цикл проекта
К внедрению Информационной системы управления проектами следует подходить как к полноценному проекту со всеми вытекающими правилами и менеджерскими инструментариями.
Быстрые победы при внедрении ИСУП – Подготовка проекта
Рекомендую начинать внедрение ИСУП с подготовки и защиты Концепции проекта. В Концепции должны быть отражены цели проекта, сроки и бюджет, краткое описание проекта, ограничения и допущения, бизнес-эффект от внедрения системы. Самое главное – разделяйте информационную систему, как инструмент и непосредственно корпоративную систему управления проектами. ИСУП должна внедряться или после внедрения бизнес-процессов или параллельно.
По итогам утверждения Концепции проекта необходимо договориться с заинтересованными сторонами о назначении управляющего состава проекта: Спонсор, Заказчик, Руководитель предполагаемого проекта. На этом этапе следует также утвердить высокоуровневый план-график проекта, который будет декомпозироваться по мере продвижения по жизненному циклу проекта.
Быстрые победы при внедрении ИСУП – ТЗ на выбор решения
Когда мы договорились о базисных правилах, нужно переходить к декомпозиции требований к решению, к тому какой функционал необходим для решения бизнес задач. Все эти «хотелки», бизнес-функциональные требования должны быть формализованы в ТЗ на выбор решения. В идеале нужно провести предварительный сравнительный анализ решений, которые представлены на рынке (их не так много).
Быстрые победы при внедрении ИСУП – Выбор решения
Когда бизнес-требования декомпозированы до необходимого и достаточного уровня для проведения тендера, должна быть запущена тендерная процедура. Требования к проведению тендеров в каждой Компании свои, но при этом они в целом достаточно стандартны (задание на тендер, рассылка запросов, уточнение информации, получение предложений, рассмотрение, анализ предложений и выбор победителя и резервного поставщика).
Быстрые победы при внедрении ИСУП – Выбор решения
По итогам выбора победителя тендера и получения деталей по бюджету, срокам и содержанию проекта Руководитель проекта должен подготовить и утвердить Устав проекта. По сути, это декомпозиция Концепции проекта и основной проектный документ, я называю его «внутренним договором».
Кроме «внутреннего договора», нужно согласовать и подписать договор с поставщиком услуг по внедрению ИСУП. Исключением составляет случай, когда внедрение происходит собственными силами. Не рекомендую полагаться на внутренние ИТ ресурсы, это порождает риск занятия проектом в факультативном порядке, без должного погружения в смысл происходящего. Но при этом и к выбору внешнего исполнителя нужно подходить очень осторожно. В своей практике я работал с несколькими подрядчиками и к качеству работы каждого, у меня есть вопросы. Российский рынок консалтинга по управлению проектами находился и находится в плачевном состоянии. Более-менее научились проводить тренинги, а вот что касается кастомизированного внедрения систем, то это пока под очень большим вопросом. Почти все сильные специалисты заняты в реальных секторах бизнеса, а не в консалтинге.
Вместе с Уставом, Руководитель проекта должен подготовить «приложения к внутреннему договору» - бюджет и план-график. Эти приложения также являются декомпозицией базовых договоренностей, которые были зафиксированы на этапе концептуальной проработке проекта.
Когда Устав и приложения к нему разработаны, согласованны и утверждены, необходимо официально зафиксировать точку старта работ по внедрению системы. Это момент, когда бизнес начинает активное инвестирование в проект, начинает тратить деньги. И эта точка должна быть пройдена с пониманием каждым участником рабочей группы того, кто, что, когда и как должен сделать для достижения промежуточных и конечных результатов. Каждый «винтик» должен знать свое участие в общем целевом механизме, понимать свое предназначение, локальный и глобальный эффект от своей работы.
Быстрые победы при внедрении ИСУП – Выполнение
Акцентировать внимание на этапе реализации (выполнения) и завершения проекта я делать не буду, об этом уже достаточно написано в этой книге.
Быстрые победы при внедрении ИСУП – Завершение проекта
Измерение эффективности внедрения системы для бизнеса
Измерение и фиксация на этапе ввода в промышленную эксплуатацию KPI:
- План-факт по срокам реализации проектов
- План-факт по бюджетам проектов
- Качество управления проектами
Дальнейшее периодическое измерение и фиксация выше обозначенных параметров, позволит накапливать статистику и измерять прогресс.
Если все сделано правильно, то бизнес ждут следующие результаты:
- Сокращение сроков реализации проектов
- Сокращение затрат и себестоимости
- Выполнение стратегии Компании
- Повышение прозрачности и управляемости
Помните, что если автоматизировать хаос, то получится автоматизированный хаос. Не повторяйте чужих ошибок.