И под дождем будет счастье и другие нюансы выездных корпоративов

Несколько советов, как предусмотреть все организационные нюансы и провести корпоратив на «отлично» собственными силами, без привлечения «профессионалов».

У твоей компании есть повод и нужно организовать классное внутреннее мероприятие. Если ты работаешь в PR или HR отделе, то, скорее всего, делать придется тебе. Ты собираешь орггруппу, привлекаешь дизайнеров, производство и разных подрядчиков. Но меньше обращаешь внимания на детали — ведь это мероприятие для своих, все и так все знают. И напрасно. Мы наступили на эти грабли, когда самостоятельно готовили день рождения своего агентства. И решили собрать несколько советов, как предусмотреть все нюансы и провести незабываемый корпоратив для коллег собственными силами.

Мы — рекламное агентство SEVEN. У нас дружный коллектив из 100 человек в Москве, остальная часть представлена в регионах. Люди работают много лет вместе, дружат семьями, путешествуют, но при этом общаются группами. Где-то профессиональная близость и общие интересы, где-то совпадение темпераментов. И есть проблема: между собой эти группы плохо знакомы.

Мы любим проводить время активно, поэтому искали спортивный и объединяющий формат. Ну и конечно, хотелось чего-то необычного. Парусный спорт, она же регата, соответствовала всем пожеланиям: свежий воздух (Волга — свежее не бывает!), спорт, командная работа (а иначе на яхте нельзя). И по бюджету организация регаты обошлась не сильно затратнее любого выездного тимбилдинга — 3 500 рублей с человека. «Нам плыть!» — решили мы и приступили к подготовке.

Концепцию и программу мероприятия разрабатывала орггруппа. Когда дело дошло до визуализации, нам потребовались силы дизайнеров. Фирменный стиль нам был нужен для футболок, интерактивного баннера с результатами команд, флагов на флагштоках, медалей, табличек для фото и постов в соцсетях. Кстати, вместо стандартных металлических медалей, мы произвели прозрачные акриловые. Это послужило оригинальным сувениром коллегам и сэкономило бюджет на их производство почти в два раза.

Готовясь к встрече с дизайнерами, мы наивно решили, что им будет достаточно короткого комментария «давайте как-то нарядно оформим». Но креатив взбунтовался и потребовал нормальный бриф. Мы потратили не один день, чтобы прописать подробнейшее техническое задание. Итак, чтобы не возникало разногласий с командой, оно обязательно должно включать:

• Концепцию и программу мероприятия.

• Основное сообщение и приоритеты. Что важнее донести до гостей? Ваш повод, тематику, бренд или др.

• Пожелания к стилистике и цветам. Если ваш фирменный цвет красный, можно ли использовать другие, общая тональность сообщения, настроение.
• Описание площадок, где фирменный стиль планируется использовать (оформление, баннеры в соцсетях, подписи и др.).
  

С таким брифом и результат получили соответствующий — яркую айдентику, которая весело и непринужденно доносила и повод — 12 лет, и тематику — «На одной волне», и лого — цифра «семь».

Так что не важно, есть ли у вас в штате собственные дизайнеры или вы обращаетесь к фрилансу: не пропускайте этап составления брифа даже для самых, казалось бы, простых и понятных мероприятий. Сделайте бриф подробным.

Пока креатив работал над визуальной частью, мы искали место для проведения мероприятия. Учитывали следующие параметры:

• Умение площадки работать с форматом регаты.
• Возможность полностью «закрыть» арендуемое место под наше мероприятие.
  
• Удобство выбранной площадки для длительного пребывания большого количества людей.
  
• Относительная близость к Москве: дорога выматывает, и вряд ли участники сохранят позитивный настрой, проведя в пути более 6 часов.
  

Мы нашли идеальный вариант — берег Волги в Тверской области, не более трех часов езды от Москвы. Красивые виды, приемлемая цена. Возникли сложности с арендой причала целиком даже за деньги, так как традиционно это место для общего отдыха. Но после двухдневных обсуждений, мы все-таки закрыли берег под себя. Аренда площадки под мероприятие считается от 6 часов или на весь день. На 100 человек стоимость варьируется от 35 000 руб. до 100 000 руб., в зависимости от места. Мы обошлись в 50 000 руб.

Добраться до места можно было на автобусах централизованно или на машине. Также были варианты ночевки в домиках.

Изначально мы ориентировались на самый бюджетный вариант фуршета — стандарт 2 000 руб./чел. Когда увидели меню из крохотных канапе и закусок на шпажках, мы испугались: после регаты наши люди останутся голодными. И так как мы любим мясо и сытные гарниры, мы взяли меню барбекю (что изначально было на 40% дороже), выбрали нужные блюда, пересчитали количество и смогли остаться в рамках прежнего бюджета. В итоге — ни одного голодного обморока, ни одного пьяного за бортом.

Не останавливайтесь на предложенных вариантах меню — его всегда можно компоновать. И учитывайте индивидуальные предпочтения ваших гостей. В идеале, можно организовать небольшой опрос «Что хотите увидеть на столах». Так вы избежите ситуации, когда 80% пьют белый брют и не едят мясо, а вы наготовили шашлык к красному полусладкому.

Одна из главных задач регаты — перезнакомить всех коллег. Решение нашли сразу: команда судна была собрана из пяти представителей пяти разных отделов. Для усиления объединяющего эффекта добавили командам разных заданий еще до начала мероприятия. Им нужно было придумать название, выбрать капитана, составить бриф (!!!) на создание собственной символики, продумать минутное выступление-самопрезентацию, сделать коллективное фото и показать, насколько они на «на одной волне».

Простая, на первый взгляд, задача — разбить 90 человек на «пятерки» — оказалась игрой в пятнашки. Одни и так много работают вместе, этих бы примирить, да и по одному креативщику бы добавить. Мы задержались со списками, а это точка отсчета выполнения всех дальнейших заданий командами. А с задумкой напечатать каждой из них по флагу, мы были ограничены сроками производства. В итоге ребятам оставалась всего неделя, но все справились: макеты сданы, печать пошла.

В итоге 18 сплоченных групп стартовали с собственными флагами и лозунгами, которые сопровождали их и до, и во время, и после заплыва.

Что можем посоветовать? Добавляйте больше заданий на командообразование еще до мероприятия. Вы и не заметите, как те самые группы мало знакомых людей собираются для обсуждений чаще, чем вы выходите на перекур. И не забывайте про тайминг и завязку с производством.

Мероприятия готовятся в среднем 2-3 месяца. Мы ожидали теплое начало июля, пляж, причал. Вероятность дождя была небольшой, а то, что может быть холодно, никому и в голову не приходило.

Но нас ждали ливень на весь день и 17 градусов тепла. Мокрая площадка и вода, капающая с шатров на диваны. Навесы не спасали, обогревательных пушек не хватало катастрофически. А это значит после регаты люди продолжили бы мокнуть и мерзнуть.

Поэтому нам пришлось оперативно искать альтернативы на месте, когда до старта мероприятия оставалось пару часов. Мы переехали в крытый зал наподобие ангара — площадка была в курсе всех нюансов мероприятия и знала, что нам подойдет. Доплачивать не пришлось. Так что проговаривайте все детали заранее: программу, время подачи блюда, количество людей и возможную динамику состава, брендинг мероприятия и др.

«Погода идеальна для регаты», — воодушевляли нас эксперты по водным гонкам. Мы поверили. И, как оказалось, трудности действительно сближают. Участники регаты даже не обращали внимание на непогоду и мокрые яхты, так увлеклись соревнованием. Никто не расстроился, а количество эмоциональных рассказов постфактум зашкаливало.

И помните: дождь — это не убийство выездного корпоратива. Возьмите с собой дождевики, предусмотрите альтернативные площадки в случае форс-мажоров и заряжайте людей позитивом.

У нас, как бывает на регатах, оказалось два победителя. А призы для первого и второго мест существенно разнились. Так что мы оперативно провели дополнительную викторину на знание морских премудростей и проблема решилась. Так что иметь в запасе альтернативные задания для розыгрышей было очень кстати. Но награждением первых мест мы не ограничились.

Чтобы гости остались довольны, расширяйте пул победителей, используя любые поводы. Заняли 7е и 12е места (нам исполнилось 12 лет, мы — SEVEN и 7 — наше число) — вот и вам призы. Хорошо подготовили свою команду и выступили — тоже победители. Проявили смекалку и выиграли конкурсы ведущего — победители. Ваше фото собрало больше всего лайков — победители. Ну и так далее.

Как определить успех корпоративного мероприятия? О нем вам сообщат ваши же сотрудники: фотографии, сториз, видео на мероприятии и после него. Важно помочь создать для коллег тот контент, которым они захотят поделиться. Есть несколько проверенных способов:

• Придумайте хэштег мероприятия. В идеале он совпадает с неймингом. И миксуйте его с вашим основным. У нас был тег агентства, а над вторым мы долго думали: делать его уникальным и длинным (#наоднойволнеSEVEN #наоднойволне12лет и др.) или остановиться на краткости и удобстве написания (просто #наоднойволне). Выбрали последнее, хоть так и было сложнее отслеживать фотопоток.
• Расскажите и покажите хэштеги каждому. Они должны быть анонсированы заранее, сопровождать активные экраны на мероприятии и все произведенные материалы, регулярно проговариваться ведущим. Ни у кого из гостей не должно возникнуть вопроса: «с каким хэштегом мне выкладывать фото».
  
• Устройте фотоконкурсы. Фотоконкурсы на мероприятии — обязательно. Еще лучше — если будете стимулировать их призами.
  
• Позаботьтесь о профессиональной съемке. Стандартная ставка — 3 500 руб./час, включая обработку и расходы на трансфер. Фотограф важнее оператора. И в случае небольшого бюджета ограничьтесь первым. Снятое со смартфона выкладывают сразу, а красивые профессиональные карточки — приятное послевкусие. Заранее обговорите условия, чтобы обработанные фото вам отдали в максимально сжатые сроки.
  
• Закажите съемку с дрона. На рынке такая услуга варьируется от 10 000 до 20 000 рублей под ключ. Если у вас предполагается выездное мероприятие — почему нет. Продумайте над сюжетом: очень здорово получаются коллективные построения — например, можно «изобразить» собственный логотип.
  

Делайте незабываемые мероприятия и будьте на одной волне!