Руководство по проведению своего внутреннего корпоративного мероприятия

Итак, вы захотели организовать внутреннее мероприятие в своей компании. Давайте разберем, на какие этапы делится организация и как сделать так, чтобы было интересно большему количеству участников.

Сначала рассмотрим проблемы, возникающие на разных этапах организации мероприятия:

• слишком скучно
• не совсем понятна цель и повестка мероприятия
• во время мероприятия все сидят в телефоне
• придет малое количество людей от заявленных
• слишком мало организаторов, поэтому некоторые зоны мероприятия перегружены или прекращают свою работу
• нарушается тайминг
• люди уходят

Это руководство послужит опорой в решении этих проблем.

1. Прописываем все блоки мероприятия в общий документ, который позволит не упустить 90% всего eventа.

И из этого документа выйдет сценарий мероприятия с включенным в него таймингом. Сценарий является главным документом для работы всей команды по организации мероприятия.

По каждому элементу мы расписываем три составляющие:

• название блока
• общее описание, из чего он состоит
• список из задач, которые надо выполнить по блоку

Блоки по организации:

• Общая концепция - первичное описание мероприятия, зачем оно необходимо, что оно должно включать в себя, что критично на нем должно быть и наоборот. Эти мысли превращаются в полное описание концепции.
• Дата мероприятия - какое число, как оно влияет на работу сотрудников, какие преимущества и риски у этой даты, сколько дней осталось.
• Время и длительность - насколько оно комфортно и для какого процента сотрудников. Длительность мероприятия с учетом работы площадки/офиса/сотрудников.
• Площадка - кто и как ее утверждает? Какое в ней уже есть оборудование? Что со светом? Что со звуком? Воздух, тепло, холод? Зонирование - есть ли схема залов, помещения или ее необходимо нарисовать от руки?
• Цель мероприятия - звучит банально? В любом случае, необходимо прописать, какую цель мы хотим достичь. Усиление сплоченности коллектива? Супер! Передача важной информации? Тоже огонь! Поняв цель, вы интересней заполните его активностями и построите сценарий.
• Люди на площадке - пропишите кто эти люди: ведущий, аниматоры, волонтеры, субподрядчики, технический персонал площадки, люди, которые вовлекают участников в процесс.
• Анонс мероприятия - что должен включать в себя анонс, чтобы пришло необходимое количество людей, как его распространять?
• Пост-анонс - куда его выкладываем и как делаем это быстро, чтобы достичь максимального эффекта.
• Команда - организационный состав, ответственный за приглашение/встречу людей, за оформление, за техническое обеспечение, за проведение самого мероприятия - да, это может быть один супер человек ;)
• Оформление мероприятия - навигация, атрибутика мероприятия, одежда, бейджи организаторов, декорации, баннеры, украшения столов, арт-объекты и др.
• Оборудование - баннеры и стойки для них, микрофоны, звук, свет, столы, стулья, оформление зон стендами, сцена, фотозона. Кто это все подключает и устанавливает?
• Креатив - прорабатываем “фишку” мероприятия. Что это может быть: маршрутный лист для прохождения зон мероприятия, интерактивная фото зона с баннером - стеной, на которой можно оставить пожелания, мастер-класс по биохакингу с 3D cканированием и другие вещи.
• Логистика - как и когда привезут реквизит, типографию, людей (при необходимости) и оборудование, как и когда их отвезут обратно.
• Посетители - как мы их встречаем, как регистрируем, что выдаем, как проводим, как взаимодействуем в течение всего мероприятия, как знакомим с друг-другом.
• Типография и дизайн - приглашения, баннеры, размещение навигации, буклеты с программой или описанием события
• Цифровые материалы - презентация, видео-ролики, которые могут быть на мероприятии, чат-бот (сейчас можно сделать чат-бот, в которого можно вшить максимально быстро всю информацию о мероприятии)
• Подарочный фонд - сувенирная и подарочная продукция для участников, возможно за прохождение активностей или командных испытаний.
• Подготовка и застройка площадки - одно из ключевых блоков. За сколько мы застраиваем площадку, где и какие зоны мы размещаем, кто устанавливает реквизит, кто подключает компьютер, кто приносит реквизит.
• Уборка площадки после мероприятия - кто делает клининг площадки, куда едет не расходованный реквизит.

Все эти блоки создадут обширный список задач для проведения вашего мероприятия.

После этого списка будет вырисовываться сценарий мероприятия, а также его тайминг. При необходимости, разделите тайминг и сценарий на два документа.

Как написать хороший технический сценарий?:

Поделите мероприятие на территориальные зоны и распишите каждую по алгоритму:

• описание активности
• действующие лица
• необходимый реквизит
• чек-лист подготовки
• алгоритм выполнения
• текст, который необходим для проведения

И еще несколько лайфхаков:

• Сценарий нужен для вас и орг. группы, поэтому вы сами можете определить теги и цвета, которыми выделите слова, реквизит или разделения по группам.
• Чтобы мероприятие стало более интересно анализируем тренды, выставки, фестивали, корпоративные тренинги.
• Придумываем элемент неожиданности, развязку мероприятия, тогда вы увеличите шанс в 3 раза, что оно запомнится.
• На каждом этапе продумываем кто отвечает за него, это важный пункт, иначе сценарий в действия мы не приведем

2. Далее, начинаем прописывать и выполнять список задач

В вашей таблице задач определите, что необходимо заказывать заранее, чтобы точно это успело приехать к вашему мероприятию. Обычно готовность до мероприятия по срокам должна быть такая:

• Видео-контент за 3 недели
• Презентации на мероприятие за 2 недели
• Материалы из типографии за 2-3 недели
• Анонс от 8 до 2 недель
• Готовность площадки от 1 дня до 4-6 часов (оборудование, реквизит, оформление).

В срок решенные задачи минимизируют риски проблем, описанных в начале этой статьи:

3. Решение основных проблем мероприятия.
(Основано на реальных событиях):

• Слишком скучно.
  Помогает игра. Игру можно сделать даже для top-менеджемента. Участники во время этапов вашего мероприятия могут проявить активность, задать вопрос, выполнить небольшое интересное задание, даже просто поднять руку и за это получить баллы/очки/мини-призы при подведении итогов. Вообще мы против конкурсов с тамадой, но легкая игра, позволит вам вовлечь участников до конца мероприятия. И не забудьте про соревновательную модель - дух соперничества очень мотивирует участника взбодриться и включиться.
• Не совсем понятна цель и повестка мероприятия
  Участникам мероприятия нужно проговаривать цель мероприятия от 3 до 6 раз: а. Начнем с афиши - это может быть подзаголовок к названию мероприятия или небольшое описание внизу афиши, или текстовое описание в e-mail письме. б. На регистрации участнику проговаривают, что здесь происходит. в. При старте мероприятия в общий микрофон. г. 1 раз в середине, при выступлении ведущего/спикера. Типография и действия мероприятия также могут напоминать цель мероприятия всем собравшимся.

• Во время мероприятия все сидят в телефоне. Частая проблема! Здесь есть несколько решений, но все они зависят конечно же от формата вашего мероприятия, иногда на лекции людей невозможно оторвать от телефона, потому что лектор слишком монотонно рассказывает тему для посетителей. Поэтому, вставьте в лекцию перерывы и задавайте живые вопросы для обсуждения, ну и Лектора конечно проверьте, пусть пришлет видео с его прошлого выступления. Если же мероприятие активное, то обязательно создайте атмосферу общения участников между собой. Пример: каждому выдается листок с 4 разными стикерами, цель собрать 4 одинаковых, для этого участник должен поменяться с другими людьми, у которых также по 4 разных картинки. Также можно предложить игру "Без смартфона". Игрушки игрушками, а работает!

• Придет малое количество людей от заявленных.
  Здесь помогает упаковка мероприятия и его оформление. Работает видео-приглашение, подберите кадры, с других похожих мероприятий, где есть элементы позитивных эмоций. Даже на лекции можно сделать небольшую часть для позитивного настроя, а он притягивает людей. Немаловажно влияет дата и время, для этого можно собрать обратную связь с самих сотрудников, с помощью гугл опроса.
• Слишком мало организаторов, поэтому некоторые зоны мероприятия перегружены или прекращают свою работу
  Как говорили выше, вам сильно поможет прописанный тайминг и сценарий, где четко будете знать в какой момент у вас будет происходить действие, хотя для критичных ситуаций лучше держать +1-2 человек в помощь (для мероприятий до 200 человек), они должны быть погружены в сценарий заранее.

• Нарушается тайминг. При организации любого мероприятия могут случаться форс-мажоры, поэтому на каждый этап выделите больше времени, чем необходимо на самом деле. Пропишите в сценарии дополнительные игры, вопросы, инициативы на всякий случай, они нужны для внезапных перерывов, перебоев техники и раннем окончании какого-либо этапа.

• Люди уходят.
  Продумайте кульминацию, итог вашего мероприятия! Про него вы рассказываете на регистрации, старте вашего мероприятия. Создайте тайну, награждение, бонус, подарок. Также подойдет совместное действие: делаем арт-объект, фотографируемся вместе. Держите участников в небольшом приятном стрессе.

Наверно это не все, но уверен, что это руководство поможет вам организовать свое отличное мероприятие для сотрудников! Жду вашего опыта в организации, чтобы обязательно включить их в статью!