2020 год для российского бизнеса прошел под знаком удаленной работы. Однако ситуация меняется. Большинство компаний начали постепенно возвращать сотрудников в офисы. Какими станут офисные пространства в новой, постковидной реальности?
Руководителям предстоит ответить на ряд вопросов:
- какое количество сотрудников должно вернуться в офис,
- как снова приучить к офису вернувшихся после длительного перерыва сотрудников,
- сохранит ли вообще присутствие в офисе свой прежний смысл или теперь ответ на вопрос: «Зачем я езжу в офис?» — будет сильно отличаться от прежних установок,
- каким будет офис после пандемии, чтобы соответствовать новым запросам бизнеса и сотрудников,
- как подготовить и организовать офисную инфраструктуру для возвращения.
Что говорят сотрудники и руководители компаний о результатах удаленки
Можно сказать, что COVID-19 стал инициатором крупнейшего эксперимента по удаленной работе в истории. За год, прошедший с начала пандемии, было проведено немало исследований и опросов, результаты которых демонстрируют, как руководители компаний и сотрудники оценивают этот опыт.
Исследование, проведенное международной консалтинговой компанией среди американских компаний в июне 2020 года, показало, что 73% руководителей оценивают работу из дома как успешную, а в повторном исследовании в январе 2021-го сторонников удаленки стало уже 83%.
Тем не менее в том же исследовании 68% руководителей считают, что в будущем их сотрудники должны приходить в офис не менее трех раз в неделю, поскольку иначе будет невозможно поддерживать корпоративную культуру. Помимо трудностей поддержания корпоративной культуры, менеджеры отмечают, что обеспечивать вовлеченность, сплоченность и сохранять у сотрудников ощущение их принадлежности к компании и команде в режиме удаленной работы сложнее.
Сотрудники, в свою очередь, тоже оценили удобство работы из дома, и, согласно данным как зарубежных, так и отечественных исследований, порядка 55% опрошенных хотели бы продолжать работать из дома хотя бы несколько дней в неделю.
Эти результаты подтверждает и внутреннее исследование среди сотрудников IBS: большая часть нашей команды предпочитает удаленный формат работе в офисе. Основными преимуществами называли экономию времени на дорогу до работы, гибкость в организации рабочего времени, а также возможность соблюсти оптимальный баланс между работой и личной жизнью. И все же, несмотря на все удобства, опрошенные отмечали недостаток живого общения и возможностей личной коммуникации, которые обеспечивает офис. Это важно для формирования связей, поддержания сотрудничества в командах и построения взаимоотношений.
Похоже, возврат к старой модели, где большинство сотрудников постоянно работает в офисе, маловероятен, и компании начнут переходить на гибридные формы организации рабочего процесса. Соответственно, офисы и их функции тоже должны будут измениться: офис превратится из места для работы в пространство, которое посещают с новыми, уже не только рабочими целями.
На сегодняшний день компании по всему миру задаются вопросами, каким должен быть офис будущего, что будет мотивировать сотрудников посещать офисы, отказываясь от ставшего привычным домашнего рабочего места, как должен быть устроен офис после пандемии с точки зрения его функциональной и технической реализации.
Офисы будущего: небольшие размеры и концентрация технологий
Универсальных решений нет, но последние тенденции указывают на то, что компаниям нужно будет внедрять новые технологические решения для «бесшовного» совмещения работы из офиса и из дома. Эксперты из McKinsey указывают на необходимость разрушения «границ между физическим нахождением в офисе и вне его». Потребуются инструменты, позволяющие организовать одновременную работу сотрудников из офиса и из дома. Устройства для видеоконференций и «виртуальные» доски, все, что способствует совместной деятельности, будет все более востребовано, равно как и технологическое обеспечение безопасного и удобного доступа сотрудника к его рабочим инструментам — документам, электронной почте, устройствам печати и тому подобному, как офлайн, так и онлайн.
Вопрос безопасности стоит довольно остро: согласно опросу, проведенному по запросу компании Xerox, 33% анкетируемых жаловались на нехватку возможностей безопасно передавать конфиденциальную информацию. Таким образом, подбор подходящего технологического решения для облачного хранения данных становится приоритетной задачей.
Все больше экспертов исследовательских компаний сходятся в том, что офис будущего — это «пространство для совместной работы и построения сообщества». Это говорит о том, что в офисах появится больше общих пространств для общения и совместной деятельности. Хотя индивидуальные рабочие места все же сохранятся, но уже в меньшем количестве. Эксперты все чаще отмечают, что ключевые характеристики офиса будущего — это коллаборация, гибкость, изменение внутренней планировки и удаленный формат. Для реализации этих идей потребуется не только реорганизация пространства, но и новые дизайнерские решения и инновационная мебель.
С точки зрения дизайна компании, вероятно, будут отходить от концепции традиционных опен-спейсов и отдельных переговорных комнат в сторону коммуникационных зон для встреч, общения и генерации новых идей. Мебель должна стать более мобильной и регулируемой, что позволит свободно перемещать ее и настраивать для организации пространства под текущие нужды. Кроме того, элементы интерьера должны будут обладать улучшенными акустическими характеристиками, чтобы шум не мешал работе других сотрудников в открытом пространстве. Например, на Milan Design Week 2019 уже были представлены акустические модули, которые позволяют проводить непрерывные совещания, и отдельно стоящие медиаустройства, вокруг которых сотрудники могут быстро встретиться и проецировать свою работу на экран, а также большие столы для совещаний, оснащенные розетками питания, рабочим освещением, обладающие регулируемыми параметрами высоты и разъемами для передачи данных.
Офис будущего, вероятно, будет меньше по размеру, но намного более функциональным, гибким, адаптивным и технологичным.
Следует отметить и тенденцию к децентрализации офисного пространства. Например, компания REI продала свой кампус площадью 40 тысяч кв. м и планирует открыть несколько офисов по всему региону. К этой идее склоняется Pinterest. Конечно, многие компании оставят свои офисы в крупных городах, однако немало и таких, кто готов отказаться от штаб-квартиры в большом городе в пользу веерной модели с одним или двумя офисами в городе и несколькими офисами в пригородах.
IT-компании переходят к гибридной рабочей модели
Решать, каким станет ее офис, каждая компания будет самостоятельно. Однако сегодня все внимательно присматриваются к действиям друг друга и примеряют на себя интересные практики. Например, руководители Google объявили, что готовят «гибридный» рабочий план, который предполагает реорганизацию офисов и возможность работы из дома несколько дней в неделю.
В России многие IT-компании также перестраиваются на новый режим. С апреля в гибридном формате начал работать московский офис IBS, в котором почти 2000 сотрудников. Сначала гибридный формат опробуют здесь, а потом масштабируют на региональные центры IBS в других городах России. Управленческая команда вернулась в офис в полном составе, но 1-2 дня в неделю менеджеры могут работать из дома. Для остальных сотрудников предусмотрен еще более гибкий режим. Желающие могут вернуться в офис, а выбравшие удаленку сохранят уже ставший привычным режим работы из дома.
В марте мы провели опрос среди сотрудников московского офиса. Большинство отмечали достоинства удаленки, многие высказывались о гибридном формате работы. Также мы обратили внимание, что сотрудники охотно приезжают в офис для очных встреч с командой, общения и смены обстановки, в дни корпоративных мероприятий и конференций. Мы учли эти факторы и перестроили процесс, выбрав гибридный формат. В соответствии с ним трансформировалось и рабочее пространство в офисе. Раньше все рабочие места как в кабинетах, так и в опен-спейсах были закреплены за конкретным сотрудником. Сейчас мы разделили рабочие места на две категории: постоянные — для тех, кто будет посещать офис 4-5 дней в неделю, и зоны свободной рассадки. В таких зонах сотрудник может заранее забронировать себе рабочее место, если решит в один из дней приехать в офис.
Становится очевидно, что компании стоят на пороге перемен, и хотя пока нельзя с уверенностью сказать, какими именно будут эти изменения, уже понятно, что ключевым словом, их характеризующим, будет «гибкость». Гибкость по отношению к рабочему процессу и к его организации, гибкость графика и самого офисного пространства. Построение офиса будущего на этих принципах позволит компаниям успешно развиваться и увеличивать свою продуктивность.