Как руководители крупных предприятий успевают управлять бизнесом, регулярно учиться, проводить время с семьей и при этом оставаться спокойными и уравновешенными людьми?
Ответ прост: практически у каждого топ-менеджера есть своя система управления временем. Она может быть как сложной – с графиками и регулярными контрольными точками, – так и простой, в виде классического бумажного ежедневника. Всегда интересно узнать, как это работает у конкретного руководителя. О своём 10-летнем опыте систематизации жизни и собственной системе тайм-менеджмента нам рассказал Александр Мондрус, председатель совета директоров MC Bauchemie.
Немного предыстории или обмен опытом между ИТ и промышленностью
«КОРУС Консалтинг» сотрудничает с компанией MC-Bauchemie почти 10 лет: в 2014 автоматизировали управление предприятием в MC-Bauchemie Россия, а в 2021 году внедрили CRM в канадском подразделении.
MC-Bauchemie – немецкий концерн с представительствами в 50 странах, в том числе, и в России. Один из ведущих мировых производителей материалов строительной химии полного цикла, который производит сухие строительные смеси, добавки в бетон, грунты и пастообразные продукты.
В компании на базе немецких стандартов качества построена сильная система менеджмента процессов. Мы с удовольствием перенимаем опыт коллег и обмениваемся знаниями не только в ИТ, но и в других сферах управления. Например, некоторые наши сотрудники используют технологию тайм-менеджмента, разработанную Александром Мондрусом.
Изучив базовые методики управления временем, Александр создал свою, соединив несколько проверенных на практике классических инструментов достижения рабочих и личных целей. Система помогает определиться с жизненными приоритетами, измерить и проанализировать временные затраты. Она будет полезна как в бизнесе, так и повседневной жизни. Александр поделился с нами инструментами, которые позволяют не только грамотно спланировать своё время, но и ответить себе на глобальный вопрос: «Чего я хочу, и что я делаю, чтобы этого добиться?».
Пользуюсь методикой Александра уже несколько лет. Конечно, выстраивание системы занимает достаточно много времени, однако затем она превращается в незаменимый инструмент. И я, и многие мои коллеги уже оценили его эффективность. Система позволяет еженедельно анализировать свои действия, отслеживать список решённых задач и сравнивать их с годовыми целями. Видимые результаты дают дополнительный заряд энергии от выполненной работы и помогают осознать, что за этим стоит глубокий системный труд.
5 шагов к управлению временем
Тайм-менеджмент позволяет связать глобальные жизненные цели с тем, что вы делаете каждый день, помогает эффективнее выполнять ежедневные операции и в итоге достигать того, что вы хотите. И, конечно, очень приятно осознавать, что в большей степени именно вы влияете на все происходящее в вашей жизни.
Шаг 1. Определите жизненные приоритеты
Известная технология «Колесо жизненного баланса» позволяет ответить на концептуальный вопрос: «Чего я хочу от жизни?». «Колесо» — это гармонизированный инструмент. С одной стороны, он помогает оценить и проанализировать каждый аспект жизни, с другой – дает целостное представление, не позволяя зацикливаться на какой-либо одной сфере. Кроме того, это отличный способ визуализации целей и промежуточных оценок достижений.
Чтобы построить колесо, определите области жизни, которые наиболее важны для вас – например, семья, карьера, здоровье и т.п. 1-2 раза в год оценивайте, по десятибалльной шкале, удовлетворенность по каждой из сфер, и отслеживайте их общую сбалансированность. Визуализация этого процесса поможет ярче ощутить «провисание» определенных сегментов и осознать, в каких направлениях нужно усилить работу.
Шаг 2. Определите цели на год для достижения жизненного баланса
Продумайте, что поможет вам улучшить ситуацию в каждой области – какие конкретно шаги нужно предпринять. Например, графа «здоровье» может включать в себя полное медицинское обследование, профилактический курс витаминов, посещение стоматолога и т.д.
Вот как это может выглядеть на практике:
Шаг 3. Составьте список конкретных задач с временными затратами
На этом этапе нужно разбить большие задачи на более мелкие и оценить, сколько времени у вас уйдет на каждую. Например, чтобы выполнить цель «закрыть два новых контракта на определенную сумму» нужно, как минимум, запланировать конкретные шаги по привлечению клиентов, формированию целевого предложения, продажам и т.п. Список задач и оценка часов – не монолит – вы сможете всё это корректировать. Посчитайте, сколько в течение года (месяца, недели) может уйти на каждый пункт и соотнесите это с тем временем, которое вы сами готовы выделить на эти задачи. Например, «чтение» может занимать у вас 4 часа в неделю, изучение иностранного языка – 3 часа, а занятия спортом – 5 часов. Старайтесь, чтобы после этого упражнения свободного времени у вас осталось не меньше 20-40%.
Шаг 4. Спланируйте график задач на год
За несколько подходов превратите основные задачи по каждой цели в свой регулярный календарь. Два самых эффективных инструмента для управления временем – это объединение задач и распределение их по одним и тем же дням. К примеру, вы поставили цель – в течение года приобрести новый профессиональный навык. Для этого вы можете спланировать следующие задачи, которые будете выполнять каждый месяц, каждую неделю в одни и те же дни: например, обучение по вторникам и пятницам по 2 часа.
Шаг 5. Постоянно отслеживайте прогресс
Для того, чтобы понимать, выполняете ли вы поставленные цели или нет, нужно регулярно проводить «ревью». В него входят: анализ ключевых показателей месяца, недели и дня, а также корректировка следующего периода. Возможно, цели уже утратили актуальность, или же вы неправильно оценили трудозатраты. Разумеется, цели и задачи могут меняться на каждом уровне, поэтому поддерживайте свой график в актуальном состоянии. Когда возникают форс-мажорные обстоятельства, это позволит взвешенно и сбалансировано принимать решения, а также не допускать, чтобы какая-либо область из колеса жизненного баланса «проседала» за счет другой.
Важно! Чтобы оценить результаты, нужны конкретные измеримые показатели, например:
Цифровые показатели. Пример: количество договоров с новыми клиентами увеличилось с 110 до 200.
Майлстоуны. Пример: с ключевым клиентом заключен эксклюзивный контракт (100% - контракт подписан, 70% - согласованы условия контракта, 50% - проведены переговоры, 20% - разработана форма контракта.
Составляющие результата. Пример: цель — создать «с нуля» отдел продаж. Ключевой результат — приняты на работу 5 сотрудников отдела продаж (РОП — 50%, супервайзер — 20%, менеджер по продажам — каждый по 10% результата).
Регулярные действия. Пример: провести не менее 14 собраний с руководителями отделов.
Лайфхаки для тех, кто решил заняться «оптимизацией» своего времени
Вероятно, человеку, который никогда не занимался сложным планированием, будет трудно вести такой «учет» на первых этапах. Поэтому поделюсь несколькими советами для новичков:
Месячное, недельное и дневное расписание – это не только мощный инструмент для планирования. Регулярный мониторинг задач позволяет постоянно сверяться со своим чек-листом и оперативно корректировать текущие задачи и действия. Если первое время сложно заниматься этим каждый день, можно начать с недельного отчета.
На первом этапе планирования можно не погружаться глубоко в декомпозицию целей и средств для их достижения. Обычно верхнеуровнего анализа достаточно.
Не стройте иллюзий, что вы будете четко следовать составленному графику: зачастую многие вещи в жизни требуют больше времени, чем мы думаем. Учитывайте возможное влияние внешних факторов. Не создавайте слишком плотный график, старайтесь оставлять себе «воздух» в рамках каждого дня - около 20-40% времени.
Для составления графиков или колеса жизненного баланса отлично подходят как стандартные инструменты типа Excel, так и более продвинутые таск-трекеры, например, Trello, Todoist или, встроенные блоки управления задачами в корпоративных решениях, как, например, в «Битрикс24». Такие инструменты выполняют роль бизнес-органайзера и отлично справляются с визуализацией целей и задач, маркировкой приоритетов, а также позволяют регулярно формировать отчетность.
Конечно, методика – не волшебная таблетка. Есть люди, которые просто не могут планировать и при этом вполне комфортно себя чувствуют. Если вы видите, что вы и без плана делаете то, что задумали и достигаете своих целей, то не тратьте на это время.
Как это работает или «нет в расписании – нет в жизни»
Некоторые наши коллеги уже работают по методике Александра, и вот, что они говорят:
Парадокс, но осознанные ограничения ведут к большей свободе
Один из моих любимых и простых инструментов — «колесо жизненного баланса». Оно помогает определить реальную картину мира и наглядно продемонстрировать, почему все идет не по плану. После визуализации проблем гораздо легче договориться с собой о реальных действиях. Придется жестко расставить приоритеты. Например, я отказалась от занятий танцами в пользу своего музыкального проекта и отложила личные проект, чтобы сфокусироваться на развитии ИТ-стартапа. Возникает такой парадокс: осознанные ограничения часто делают тебя более свободным.
Что касается расписания, то я заношу в него все, что действительно влияет на мое «жизненное колесо»: работу, увлечения, спорт, встречи, личные дела. Нет в расписании — нет в жизни.
Методика и инструменты Александра Мондруса среди прочего позволили мне за 2 года достичь видимых результатов. Я начала обучаться инвестициям и уже сделала первые вложения, прошла годовое обучение и получила сертификат коуча ICF, завершила курс ораторского мастерства, посмотрела миллион питчей (для экономии времени и практики смотрю их вместо фильмов на английском), съездила на выездную тантру, выпустила несколько песен и два клипа (скоро выйдет третий), запустила свой первый (уверена, не последний) ИТ-стартап, сделала первую трешку на вейке, поучаствовала в фотосессии с сыном и его девушкой, прочитала и прослушала 45 книг и познакомилась с массой интересных людей в совершенно разных областях.
Стратегия – это главное
Чтобы добиться успеха, нужно изменить поведенческие паттерны, выработать новые привычки. Со своей стороны могу сказать, что из методики я взял модель стратегического планирования и активно ее использую. В марте 2021 года я сформулировал для себя стратегические цели, в том числе – цели корпоративного университета. В конце 2021 года, анализируя итоги, отметил, что бизнес-задачи я выполнил, в том числе, благодаря этому инструменту.