{"id":13760,"url":"\/distributions\/13760\/click?bit=1&hash=3388ba15c914e93bf42e7b84a842bfb878869a35e460a86df78995d13819ad04","title":"\u041f\u0440\u043e\u0434\u044e\u0441\u0435\u0440\u044b vc.ru \u043f\u0440\u043e\u0432\u0435\u0440\u044f\u044e\u0442 \u0448\u0443\u043c\u043e\u0434\u0430\u0432 \u0432 \u0422\u0431\u0438\u043b\u0438\u0441\u0438","buttonText":"\u042d\u0442\u043e \u043a\u0430\u043a?","imageUuid":"bf749ef5-3154-5029-a8d8-4dcbcbfac3ff","isPaidAndBannersEnabled":false}

Как Directum участвует в эксперименте Минтруда по кадровому ЭДО

Так сложилось, что кадровая сфера, как и трудовые отношения, сопровождается огромным количеством документов. Каждое событие (приём, перевод, командировка, отпуск и пр.) требует документального сопровождения. И это закон. Иначе — штраф. Реальные деньги. Поскольку события эти касаются абсолютно всех работников, масштабы бумажного кадрового документооборота поражают воображение.

Но

Вместе с тем электронная подпись, появившаяся еще 10 лет назад, сегодня используется примерно везде: в банках (смс-коды в банковских приложениях), при сдаче налоговой отчетности, в сделках по продаже-покупке недвижимости. На фоне всей этой цифровизации заполненные от руки заявления на отгул выглядят минимум неуместно и даже анахронично. Почему бы не применять те же цифровые принципы в трудовых отношениях, если они доказали свою работоспособность в многомиллионных сделках?

Кадровый электронный документооборот (или КЭДО) поможет разгрузить работодателей от бумажной волокиты и высокой трудоемкости кадрового делопроизводства. Экономия может достигать отметки в 70-90% — а это заставляет бизнес задуматься.

Государство разрешило и даже возглавило движение

Всё началось в 2017 году, когда вышел указ Президента РФ № 203 о стратегии развития информационного общества до 2030 года. В список приоритетных задач тогда включили внедрение электронного документооборота в России.

Первые пилотные эксперименты прошли под эгидой Минтруда в 2017-2018 годах, реализовывались на площадках крупных работодателей: ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «Автоваз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком» и др. Затем в СМИ появились новости о грядущем кадровом электронном документообороте и экспериментах федерального масштаба. В 2019 году Минфин заявил, что планирует опробовать инструменты и механизмы, которые бы позволили обходиться без бумаг и даже печатных копий. Следующим шагом стал 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

О чем эксперимент Минтруда

Инициатива Минтруда направлена на отработку механизмов использования в трудовых отношениях электронных документов без дублирования на бумаге с последующим изменением законодательства РФ. Эксперимент стартовал в апреле прошлого года в разгар пандемии и продолжается по сей день. Завершить его планируют уже в ноябре 2021-го.

Работодатели и работники участвуют в эксперименте добровольно. Организации сами выбирают, какие документы включать в эксперимент и какие виды электронной подписи (ЭП) использовать. В отношении некоторых наиболее чувствительных документов (трудовой договор и пр.) требования по ЭП жестче.

Главное — государство оценивает, насколько жизнеспособны цифровые кадровые процессы и документооборот в российских условиях и как нужно адаптировать трудовое законодательство, чтобы учесть все нюансы электронного взаимодействия работников и работодателей.

Почему Directum подключился к инициативе по КЭДО

В Directum работает более 600 человек, многие из них — удаленно. Все внутренние коммуникации и взаимодействие в Directum уже давно велись в электронном виде. При этом кадровый документооборот стоял «бумажным особняком» и выступал исключением. В финале электронных процессов согласования и оформления документы распечатывались и подписывались вручную. Поскольку законодательно не было прямого разрешения на электронный кадровый документооборот с классическими работниками (не дистанционными), компания не брала на себя лишние риски.

Мы занимаемся цифровизацией бизнес-процессов и документооборота более 30 лет. Среди клиентов компании организации самого разного масштаба, а многие цифровые решения изначально обкатывались в самой компании до того, как имплантироваться в процессы заказчиков. Компания всегда следила за законодательными изменениями и приветствует то, что современный тренд на цифровизацию наконец добрался и до кадровой сферы.

Участвуя в эксперименте Минтруда, Directum, с одной стороны, развивает свои «кадровые» ИТ-продукты, а с другой — отказывается от бумаги во внутренних процессах. Из 600 сотрудников компании (а это офисы Ижевска, Москвы и Уфы) согласились участвовать 99%. При том, что отказов от сотрудников не было, т.е. оставались только те, кто не cмог определиться.

Как запускали КЭДО

Поскольку все кадровые процессы уже велись в системе, запуск не занял много времени. Немного адаптировали процессы приема, перевода, увольнения, согласования и переноса отпуска — во все добавили электронное подписание, а также этапы ознакомления работников с документами.

С юридической стороны потребовалось подготовить необходимые документы (согласие сотрудников, внутренний регламент об электронном взаимодействии). А для информирования работников использовали корпоративный блог и внутренние рассылки.

Какие кадровые документы перевели в электронный вид

В рамках эксперимента в Directum внедряли кадровые электронные документы массово. В первую очередь в цифровой вид переводили документы с минимальным сроком хранения, которые оформляются чаще всего:

● уведомление о наступлении очередного оплачиваемого отпуска;
● заявление о предоставлении отпуска;
● заявление о переносе отпуска;
● заявление на включение в график отпусков;
● приказ о переносе отпуска;
● график отпусков; заявление на увольнение;
● приказ об увольнении; приказ о приеме на работу;
● заявление на смену должности;
● приказ о смене должности;
● приказ по основной деятельности;
● локальный нормативный акт;
● заявление на передачу реквизитов карты для перевода заработной платы.

Трудовые договоры решили на этом этапе не включать в эксперимент.

Сейчас компания планирует внедрять усиленные неквалифицированные подписи (УНЭП) для работников и таким образом охватить цифровизацией весь спектр кадровых документов и процессов. УНЭПы будут использоваться для подписания критичных видов документов, связанных с работой (трудовых договоров и пр.

С какими трудностями столкнулись

Если с системой у компании сложностей не было, то с человеческим фактором – возникали. Например, сотрудники не всегда выполняли задания на ознакомление с документами. Поэтому команда проекта добавила в систему напоминания. У некоторых работников осталась привычка распечатывать документы, несмотря на изменение процесса.

Предложения по законодательству

Обратную связь об участии в эксперименте, описание сложностей и свои предложения компания Directum передала в виде отчетов в Минтруд. Это обязательная часть пилота — отправить свою анкету должен каждый участник. Информация от представителей бизнеса поможет чиновникам и рабочей группе доработать трудовое законодательство, чтобы работодателям были понятны механизмы перехода на КЭДО, а сотрудникам было удобно работать с новой системой.

Например, среди прочего компания Directum предложила ведомству:

● сохранить за работниками право подписывать кадровые документы простой ЭП;

● разрешить безбумажный переход на электронное взаимодействие, т.е. позволить подписывать все локальные нормативные акты в электронном виде;

● регламентировать включение в эксперимент дистанционных работников;

● допустить отправку электронных документов работникам в том числе и в нерабочее время и др.

Государственный эксперимент продлен до 15 ноября 2021 года. Участники эксперимента ожидают, что к этому времени будут утверждены изменения в законодательстве.

Что сейчас происходит с законодательством

С 1 января вступил в силу ФЗ-407, регулирующий дистанционную работу. Он значительно упростил взаимодействие работодателей и удаленных работников, позволяя использовать любые виды электронных подписей, а это значительное благо и большой шаг, который ждали компании.

Directum ожидает распространения положений об электронном взаимодействии на стационарных работников. Почему бы не дать возможность всем сотрудникам обмениваться с работодателем электронными документами? Считаем, что уравнивание этих возможностей для всех работников — вопрос ближайшего времени.

Глобально компания Directum видит две основные проблемы кадровой цифровизации, которые не решены на законодательном уровне. Обе они связаны с длительным хранением документов. Первая — это устаревание цифровых носителей и программного обеспечения. Смена технологий происходит очень быстро, понадобится контролировать состояние самих устройств и проверять, воспроизводятся ли документы. Вторая проблема — признание юридической силы документов после того, как истечет срок действия сертификата электронной подписи (КЭП).

Мы ждем, что будут урегулированы вопросы хранения электронных документов вообще, и кадровых в частности. В этой области остается много белых пятен, пока нам приходится ориентироваться на международную практику хранения и некоторые положения российского законодательства.

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null