Как по цене определить надежную бухгалтерскую компанию

Кратко: запросите часы на проект и часовую ставку специалистов — если компания предоставила эту информацию, то компания не перегружает сотрудников и контролирует их работу. Подробно: читайте статью.

В России очень много компаний, которые оказывают бухгалтерские услуги. Только в одной Москве 3 тысячи бухгалтерских компаний, а ещё есть фрилансеры и ИП.

Есть большой шанс нарваться на недобросовестных исполнителей, когда заказываешь бухгалтерские услуги. Кто-то может брать деньги и работать спустя рукава, а кто-то, наоборот, загружать своих бухгалтеров и платить им за это копейки.

Поэтому обратите внимание на то, как именно компания формирует цены за свои услуги. Сейчас расскажем, почему это важно и как при расчёте цены определить хорошую компанию.

Когда бухгалтерия берётся за проект, она должна понимать, сколько времени на него потратит. Иначе сделать работу качественно будет сложно.

Представьте ситуацию. Вы хотите сделать нестандартный стол из марокканского дуба, хрусталя и бетона. У вас в городе есть два похожих завода, которые знают, как это сделать и у которых есть подходящие мастера.

На одном заводе у вас всё уточнят по много раз, рассчитают цену материала с учётом возможного брака, подумают, какую технологию изготовления лучше применить, рассчитают количество специалистов и количество времени изготовления, и только потом скажут конечную цену за стол.

На втором заводе всё сделают по-другому. Прикинут на глазок, почешут затылок и скажут примерную цену. В итоге окажется, что материала не хватает, один мастер не справляется, ведь ему ещё три других стола делать, а на изготовление понадобится не 5 часов, а 10. Поэтому начнут торопиться, забудут вкрутить пару саморезов, а ещё сэкономят на материале, чтобы отбить цену.

А теперь представьте, что вы обратились в бухгалтерскую компанию, у которой такой же подход к работе. Только цена ошибки будет уже не испорченное настроение за некачественный стол, а огромные штрафы из налоговой за неправильно поданную декларацию.

Поэтому цена за бухгалтерские услуги должна формироваться по формуле:

• Стоимость проекта = часовая ставка х время, потраченное на проект.

Часовая ставка зависит от квалификации специалистов, сложности услуг, которые оказывает компания, зарплат сотрудников, размера аренды за офис, расходов на рекламу и так далее. Например, чем сложнее услуга нужна клиенту, тем выше должна быть квалификация и часовая ставка бухгалтера: требования к ведению бухгалтерии ИП с оборотом 5 млн ₽ в год и ООО с оборотом в 1 млрд ₽ в год совершенно разные.

Время на проект зависит от опыта специалистов, количества сотрудников, задействованных на проекте, оптимизации процессов в компании и так далее.

Если бухгалтерская компания неправильно рассчитает время на проект (заложит меньше времени), то сотрудники не будут успевать выполнять все задачи по проекту (по факту на 10 проектов нужно 200 часов, а компания заложила 150). Сотрудники будут перегружены и из-за этого пострадает качество услуг.

Мы знаем случаи, когда на одного сотрудника конкурентов приходится одновременно 40 клиентов (собеседовали бывших сотрудников конкурента). Но зато там цены на 20–30% ниже рыночных.

В нашей компании бухгалтеры ведут от 3 до 20 проектов (ООО и ИП). Сотрудники ведут несколько крупных и активных компаний, а также несколько нулевок. На каждом сотруднике есть лимит по плановой нагрузке в часах, а также измеряется фактическая нагрузка с помощью таймшитов.

Для производства типичного табурета может подойти обычная сибирская сосна по 1000 рублей за доску. Для изготовления дизайнерского стула с подлокотниками и лепниной понадобится канадский кедр за 3000 рублей. Цена за материал — это часовая ставка бухгалтерской компании.

Для табурета понадобится всего пара досок. Для хорошего стула уже больше. Количество материала — это время на ведение проекта.

Если компания не может посчитать, сколько времени затратит на ведение проекта, то, скорее всего, берёт средние цены по рынку и не углубляется в технологию ведения учёта. Реальную стоимость проекта компания не знает, так как не понимает, что конкретно будут делать сотрудники и сколько времени у них уйдёт на решение задач.

Для каждого проекта надо отдельно рассчитывать время и знать, каких специалистов привлечь, только тогда можно точно определить цену за проект. Если этого нет, то значит, что компания не ведёт ресурсное планирование и не применяет стандарты ведения учёта.

Из-за отсутствия стандартов ведения учета может изменяться качество услуг бухгалтерской компании (ошибки в отчетности, суммах налога, документах, коммуникации) от специалиста к специалисту или от отрасли к отрасли.

Например, ваш друг у которого IT-компания посоветовал бухгалтерскую компанию. Ваша сфера — строительство.

Вы обращаетесь в бухгалтерскую компанию и проект передают другому бухгалтеру, который сам по себе невнимательный, ведет учет так, как он привык (не факт, что все его решения верны) и никто его не контролирует. Из-за этого постоянно случаются ошибки в документах, коммуникации, а спустя пару кварталов пришли штрафы от налоговой.

Либо ваша компания попадает к бухгалтеру, который ведет бухгалтерию IT-компании друга, но бухгалтер не знает, как вести учет строительной компании. Из-за этого возникают ошибки в начислении НДС и учете объектов строительства.

Мы выяснили, что для формирования цены за бухгалтерские услуги, компании должны точно знать часовую ставку своих специалистов и могли рассчитать время, которое уйдёт на ведение проекта.

Но если выставлять счёт клиентам по часам, то им будет тяжело понять, за что они платят деньги. Все хотят платить за результат и прогнозировать стоимость бухгалтерских услуг. Поэтому бухгалтерские компании придумали другие показатели, по которым можно посчитать стоимость: по обороту, операциям и документам. В основе этих расчётов лежит часовая ставка и время на проект, но у каждого есть свои плюсы и минусы.

Чем больше оборот, тем дороже стоят услуги бухгалтера. У компании может быть оборот в 15 млн ₽ в год, но много мелких операций: постоянные отгрузки товара, частые платежи контрагентам, несколько сотен позиций номенклатуры. Тогда бухгалтерия будет завалена работой, но получать за это совсем немного.

А бывает наоборот. У компании миллиардные обороты, но проводит всего несколько сделок по полмиллиарда. У бухгалтеров почти не будет работы, зато клиент заплатит необоснованно большой гонорар.

Плюсы:

• Понятный и простой расчёт стоимости. Компания думает над тем, как сделать удобные тарифы для клиента и для себя.
• Можно спрогнозировать свои расходы. Клиент точно будет знать, сколько заплатит за бухгалтерию, если вырастут обороты.

Минусы:

• По оборотам нельзя понять, сколько времени уйдёт на ведение проекта. Из-за этого бухгалтерская компания может сильно нагрузить сотрудников, а клиент получить некачественную услугу.

Часто бухгалтерские компании ставят цену в зависимости от операций в журнале 1С: банковских выписок, счетов на оплату, платёжных поручений и так далее. Проблема в том, что каждая операция требует разного количества времени и знаний специалистов.

Например, компания каждый месяц получает три накладные — это три записи в журнале 1С. Каждая запись может содержать 500 позиций номенклатуры, а может и всего 10. Понятно, что во втором случае времени на работу уйдёт гораздо меньше, а заплатить придётся одинаково.

Плюсы:

• Можно точнее подсчитать справедливую стоимость проекта, чем при расчёте по обороту.

Минусы:

• Может быть разное количество документов в операциях и на каждую может потребоваться разное количество времени. Отсюда появляются большие погрешности в определении нагрузки на специалистов, а это может повлиять на качество услуг.
• Нет прозрачности. В 1С могут попасть автоматические операции, которые появляются при расчёте налогов и не требуют никаких действий от бухгалтеров. Они попадут в стоимость и существенного увеличат стоимость ведения бухгалтерии.

Самый корректный подход при формировании цены. Чем больше документов, тем больше работы у бухгалтера. Если документов нет совсем, то и работы у бухгалтеров не будет, а значит бизнес может немного сэкономить на бухгалтерии.

При расчёте по операциям непонятно, сколько времени уходит на ведение проекта, так как в расчёт могут попадать автоматические операции или объёмные документы. При расчёте по документам можно очень точно учитывать объём работы: если документ большой, значит работы много, а значит цена будет выше.

Например, 3 документа, в которых по 500 позиций номенклатуры, можно искусственно разделить на 200–300 документов, в которых будет по 5–10 позиций. Автоматические операции, которые не требуют работы бухгалтера, не будут попадать в расчёт, поэтому учитываться будут только те документы, на которые бухгалтер тратит время.

Плюсы:

• Можно спрогнозировать время, которое понадобится на работу. По документам видно, сколько времени на них уйдёт и каких специалистов необходимо привлечь.

Минусы:

• Такое формирование цены непрозрачно для клиента — ему неудобно считать документы, чтобы определить точную стоимость услуг бухгалтерии.

• При формировании цены за проект бухгалтерская компания должна учитывать время, которое понадобится на ведение проекта — это показатель наличия ресурсного планирования и стандартов ведения учета.
• Самый корректный расчёт цены за бухгалтерские услуги — по документам. По такой системе можно явно определить, сколько сотрудники потратят времени на ведение проекта.
• Запросите у бухгалтерской компании расшифровку стоимости проекта в часах. Если предоставит, значит компания умеет контролировать нагрузку на своих сотрудников и понимает, сколько времени может уйти на проект. Пример расшифровки можно посмотреть в «Таблице нагрузки сотрудников на проект».

Наш Telegram канал и Instagram про бухгалтерию, налоги и управленческий учет для предпринимателей на языке предпринимателей.

Бухгалтерия для тех, кто хочет сфокусироваться на развитии бизнеса и быть в безопасности от штрафов и внимания налоговой.