Если в компании есть сотрудники, использующие служебные авто, хлопот у работодателей прибавляется. Дело в том, что для водителей (сотрудников) есть дополнительные правила, например, предрейсовые и послерейсовые медосмотры, доплата за вредные условия и др. Нарушения чреваты серьезными рисками: за нарушение трудового законодательства и норм охраны труда можно получить штраф с пятью нулями.
А 28.09.22 Минтранс издал Приказ №390, которым ввел в обращение электронные путевые листы. Что грозит компании, если их не заполнять?
Риски из-за отсутствия путевых листов
Путевой лист оформляется собственником транспортного средства. Это обязательная процедура, если компания занимается перевозкой пассажиров, багажа и грузов. Но обратите внимание, как прописана трудовая функция сотрудника и в каких целях выдается автомобиль. Если управление авто – не трудовая функция, а способ выполнения обязанностей (скажем, визит к клиенту), сотрудник не будет водителем, то и периодические медосмотры не нужны. А если делать путевые листы, надзорные органы могут признать его водителем. Как следствие: осмотры, затраты.
При этом ТК РФ не ограничивает работодателей: служебный авто для поездок можно закрепить за любым работником, независимо от трудовой функции. Судебная практика тоже подтверждает: само управление авто еще не означает, что человек выполняет трудовую функцию водителя. Если человек не перевозит грузы и людей, но использует для передвижения, суды считают по-разному. Есть мнение, что путевой лист не нужен, но сотрудники ГИБДД при проверке на дороге могут считать иначе. Поэтому не исключаем, что вашу позицию придется отстаивать в суде. Хотя если сотрудник скажет, что едет на служебном авто в личных целях, риски стремятся к нулю.
Если работник признается сотруднику ДПС, что выполняет трудовые обязанности, ГИБДД вправе выписать штраф за отсутствие путевого листа – 500 руб., на основании ст.12.3 КоАП РФ. Более того, оштрафовать могут и компанию – до 30 тыс. рублей. Но они могут «копнуть» и дальше: если нет листа, может не быть и медосмотра, технического контроля транспортного средства. А это грозит допштрафами. Например, согласно ч.2 ст.13.31.1 КоАП РФ из-за медосмотра компанию могут оштрафовать на 30 тыс. рублей.
Но однозначно, путевой лист не нужен сотруднику, который официально не является водителем, но использует машину для своего передвижения.
Риски невключения в доход расходов на автомобиль
Новый приказ Минтранс влияет лишь на порядок заполнения и форму листа. Вопросов налогообложения он не касается. Как и ранее, отсутствие листа может вызвать споры с ФНС, поэтому его безопаснее оформлять, если сотрудники используют авто в служебных целях. Основная цель документа (кроме предъявления в ГИБДД) – подтвердить обоснованность расходов на заправку (ГСМ), и факт использования авто в деятельности компании. Если путевого листа нет, значит машина не используется в компании, а значит налоговая может исключить суммы амортизации из расходов компании, которые учитывают при налогообложении прибыли.
Кроме того, без путевых листов сложнее подтвердить служебные цели поездки: ФНС посчитает, что поездка была личной. Тогда на стоимость топлива могут доначислить НДФЛ и страховые взносы, с учетом письма Минфина от 09.03.2017 № 03-04-05/13125. А «следом» придется платить пени за несвоевременную оплату и штраф в 20% от неуплаченной суммы налога. А если докажут умысел, штраф составит 40%, согласно ст. 122 НК РФ.
Если компания признает выделение авто сотрудникам как бенефит и не будет обосновывать необходимость поездок, действовать лучше иначе. Надо оценить дополнительный доход сотрудников при использовании автомобиля, и облагать эти суммы НДФЛ и взносами. По общему правилу оплата организацией стоимости поездок сотрудников в личных целях – является их доходом в натуральной форме, а суммы включаются в налоговую базу.
Как действовать работодателям?
На первый план выходит трактовка обоснованности предоставления машины сотрудникам. Если ваша позиция – транспорт нужен в производственной необходимости, то расходы на топливо и т.д. относятся к материальным и считаются на содержание служебного транспорта.
Учитывая это, для подтверждения целесообразности поездок сотрудника, скажем, к месту работы и обратно, каждая компания может использовать свои аргумента. Например, сотрудник может сразу приехать к клиенту, и это серьезно экономит время. Другими словами, если вы готовы подтвердить и отстаивать свою позицию, то можно топливо включить в расходы, и не признавать это дополнительным доходом работника. Но надо помнить и другое: такие поездки сотрудников, как правило, происходят за пределами рабочего времени (до начала рабочего дня или после), поэтому надо быть готовым отстаивать позицию в суде. Но при отсутствии путевого листа обосновать служебную цель поездки будет намного сложнее.