Удалённая работа: как учесть все юридические нюансы и грамотно построить взаимодействие с компанией

Руководитель юридического отдела ИТ-компании Custis Ксения Листратенко — о том, какие правовые и организационные особенности есть у дистанционной работы.

Удалённая работа становится всё популярнее. Многих захватывает перспектива работать в удобное для себя время из любой точки мира, но не все задумываются о тонкостях, которые есть у дистанционного найма.

В чём разница между трудовым и гражданско-правовым договором? Всегда ли удалённому специалисту полагается отпуск? Какие есть ограничения для тех, кто работает из другой страны? Если не учесть подобные вопросы перед подписанием контракта, впоследствии могут возникнуть проблемы: конфликты из-за оплаты и сроков выполнения задач, трудности с перечислением налогов, дополнительные расходы.

Наша компания много лет работает с удалёнными ИТ-специалистами. На основе этого опыта я расскажу о базовых вещах, которые помогут избежать неприятностей и удобно организовать удалённую работу. Статья ориентирована в первую очередь на ИТ-специалистов, но будет полезна и работникам других областей.

Мы поговорим об особенностях найма для физических лиц — граждан РФ. Условия для индивидуальных предпринимателей, физических лиц — иностранцев (в том числе имеющих разрешение на временное проживание, вид на жительство или иные статусы на территории РФ) рассматривать не будем. Эти темы достойны отдельной статьи.

После того как вы приняли оффер, компания предложит заключить договор. Обычно в таких случаях оформляют трудовой или гражданско-правовой договор. У каждого документа есть свои особенности.

Трудовой договор заключается, если специалиста берут в штат. Тогда он официально становится работником, а компания — его работодателем, и между ними возникают трудовые отношения. Порядок оформления трудового договора регламентирует Трудовой кодекс.

Если вы заключаете такой договор, то можно не беспокоиться за свои права, например за право на отпуск и социальные пособия. Работников защищает Трудовой кодекс, и нельзя делать условия хуже в нём установленных.

Один из недостатков трудового договора — негибкость. К примеру, если вам захочется поработать в нескольких компаниях, то иметь стопроцентную загрузку во всех сразу не получится. Вам предложат частичную ставку и работу по совместительству.

Перед заключением договора не забудьте проверить основные положения: реквизиты работодателя, наименование должности, размер зарплаты, дату начала работы и график.

К гражданско-правовым относятся договоры подряда, возмездного оказания услуг и авторского заказа. Это основные виды, но есть и другие варианты.

Договор подряда заключается, если ИТ-специалиста берут для работы над определённым проектом и компания заинтересована в конкретном результате. Договор возмездного оказания услуг схож с договором подряда, но в нём акцент на оказании услуг, а не на конкретном результате.

Обычно эти договоры взаимозаменяемы: ничего страшного, если вы заключили договор оказания услуг, а работать будете над проектом с заданным результатом.

Договор авторского заказа подобен договорам подряда и оказания услуг. Отличие в том, что его можно заключить только с физическим лицом, а результатом по этому договору будет авторское произведение.

В гражданско-правовых договорах ИТ-специалист выступает исполнителем (или подрядчиком), а компания — заказчиком. Порядок заключения регламентирует не Трудовой, а Гражданский кодекс. Соответственно, между сторонами возникают не трудовые, а гражданско-правовые отношения.

Договор подряда, авторского заказа или оказания услуг — это конструктор. К его составлению нужно подходить внимательнее. Если вы обговорили с компанией специальные условия, обязательно нужно проверить, закреплены ли они в договоре. Их могут туда не включить, так как Гражданский кодекс не обязывает этого делать.

Обязательно стоит проверить следующие условия.

Особенно важно закрепить детализацию задачи в рамках предмета договора. К примеру, бывает, что в предмете пишут общее название работ, но каждый месяц устанавливают разные задания по проекту.

В таком случае лучше заключить рамочный договор и каждый месяц оформлять к нему дополнительные документы (заказы, спецификации, дополнительные соглашения, технические задания), где предмет прописывается точнее. Это сократит объём документооборота.

Если вы заключаете договор подряда или авторского заказа, постарайтесь детально описать, каким будет результат работ. В договоре оказания услуг важно определить их перечень и момент, когда работы будут считаться полностью выполненными.

В качестве сроков можно указать несколько дней или часов, конкретные даты, неделю, месяц, год, иной период. Список не ограничен. Работы и услуги могут исполняться в несколько этапов.

Этапы бывают последовательные или параллельные. Срок работ можно привязать к наступлению события, например к моменту, когда компания даст доступ к ресурсу или вы согласуете техническое задание.

Оплата может быть фиксированной на весь срок или на время выполнения каждого заказа (Fix Price). Можно предусмотреть и формирование цены, исходя из ставки работы за час (Time & Material).

Не забудьте прописать сроки оплаты: привязаны ли они к завершению проекта (заказа) или вы договорились о конкретной дате. Подумайте об этапности оплаты, если проект длится год, а у вас есть промежуточные результаты. Можно предусмотреть оплату за каждый.

Если вы детально не зафиксируете в договоре предмет, сроки выполнения и стоимость работ, то рискуете впоследствии попасть в конфликтные ситуации.

Заказчик может не перечислить оплату, потребовать уплатить неустойку за просрочку, договор и вовсе могут в судебном порядке признать незаключённым. К счастью, в ИТ-сфере такое случается очень редко, но забота о фиксации договорённостей всегда лежит на вас.

Помимо трёх обязательных условий, желательно зафиксировать следующие:

• Качество работ (услуг). Зафиксируйте требования к качеству результата работ, как заказчик будет их принимать и проверять. Есть ли гарантийный срок, и сколько месяцев или лет он длится.
• Приостановка и перенос срока. Определите, на каких условиях допустимо приостановить выполнение работ или перенести их срок. Например, можно предусмотреть случаи задержки выполнения обязательств другой стороной, увеличения объёма проекта или форс-мажорные обстоятельства. Если вы заключаете договор авторского заказа, то можете получить льготу: закон позволяет вам попросить увеличить на четверть срок выполнения работ, а компания не вправе отказаться. Но стоит включить это условие в договор, чтобы впоследствии избежать споров.
  
• Контроль. Закрепите, как и в каких случаях компания вправе контролировать процесс вашей работы.
  
• Налоги и взносы. Указанная в договоре цена работ уже должна включать НДФЛ, ведь компания служит вашим налоговым агентом. Уплату взносов регулировать не нужно, так как, согласно законодательству РФ, компания самостоятельно рассчитывает и перечисляет их в фонды.
  
• Расторжение договора. Установите, как, в каких случаях и в какие сроки это происходит. Законодательство позволяет в одностороннем порядке без объяснений выйти из договора, но нужно будет возместить компании убытки и соблюсти процедуру. Для этого обычно достаточно предупредить о выходе за 30 дней.
  

После того согласования всех условий и фиксации их в договоре начинается документооборот с компанией.

Нужно будет подписать и отправить договор. Также понадобится заполнять и направлять дополнительные и закрывающие документы к нему (акты, отчёты), обмениваться с компанией уведомлениями и письмами.

Удалённому специалисту приезжать в офис каждый месяц не очень удобно, поэтому документы можно подписывать дистанционно. Есть несколько способов обмена ими.

У этого способа есть недостатки: медленная скорость, финансовые затраты на пересылку и риск потери документов.

Чтобы воспользоваться этим способом, нужно сначала получить ЭЦП на своё имя в удостоверяющем центре и установить программное обеспечение.

Затем можно будет ставить электронную подпись в редакторе Word и PDF-программах и отправлять документы по электронной почте.

Альтернативный вариант — обратиться к операторам электронного документооборота. Тогда отправка и хранение документов будут осуществляться в специальной программе. Это удобно тем, что действительность сертификатов ЭЦП проверяет сам оператор, а значит, вам не нужно беспокоиться, подлинна подпись компании или нет. А ещё все документы хранятся отдельно, поэтому не нужно тратить время на поиск последней версии.

Такой способ допустим, только если стороны предусмотрели его в договоре. Распространяется он не на все документы. Можно направлять электронные копии уведомлений по договору: сообщений о приостановке работ, о болезни, о расторжении договора, о смене паспортных данных или реквизитов для оплаты и о других значимых событиях. Но если нужно отправить сам договор и закрывающие документы, потребуются оригиналы.

Уважающая себя ИT-компания обязательно проинформирует, какие налоги будет выплачивать она, а о каких придется позаботиться самому удалённому специалисту. Чтобы определиться со ставкой НДФЛ и с тем, кто его платит, работодатель должен будет установить ваше налоговое резидентство.

Если вы уезжаете за границу на долгий срок, то можете потерять статус налогового резидента РФ. Это происходит, если за 12 месяцев подряд вы были в РФ меньше 183 дней. Проверяются ваши перемещения по заграничному паспорту или иным документам, имеющим отметки о пересечении границы.

Если вы постоянно работаете на территории РФ и не уезжаете надолго за рубеж, то можете не беспокоиться об уплате НДФЛ. Компания рассчитает его по ставке 13 % и сама перечислит в налоговый орган.

Выгоднее, конечно, работать в России, поскольку у работодателя сразу отпадает нужда следить за вашими перемещениями и просить подтверждающие документы.

Потеря резидентства РФ грозит тем, что ставка подоходного налога вырастет с 13 до 30%.

А ещё не забывайте, что, находясь в другой стране, вы являетесь таким же налогоплательщиком, как и её резиденты. Если между этой страной и Россией нет соглашения об избежании двойного налогообложения, с одного и того же дохода придётся уплачивать НДФЛ дважды.

В российский налоговый орган его перечислит компания. А вот в иностранную инспекцию вам придётся уплачивать НДФЛ самостоятельно. Ставка подоходного налога в другой стране может быть выше, чем в РФ, а иногда он вообще может быть дифференцированным по отношению к доходу за определённый период.

Обычно вся необходимая информация об особенностях налогообложения есть на сайте налоговой инспекции по месту вашего пребывания за рубежом. Можно также зайти в ближайший офис инспекции и получить консультацию лично.

Скорее всего, в новой стране вам потребуется встать на учёт в налоговой инспекции и получить индивидуальный номер налогоплательщика.

На начисление социальных взносов налоговое резидентство не влияет, поэтому компания будет их перечислять в любом случае в размерах, установленных законодательством РФ.

Для удалённого специалиста безналичные переводы — самый удобный способ оплаты. Его обычно предпочитают и компании.

Оплату наличными получать, конечно, можно, но для работодателя это всегда проблематично: на подготовку к выдаче требуются дополнительные ресурсы и время. Для вас это тоже неудобный вариант, так как каждый раз нужно приезжать в офис.

Для сотрудников, работающих по трудовому договору, компания обычно открывает счёт в российском банке в рамках зарплатного проекта, однако запрета на выбор вами другого банка нет. В случае с гражданско-правовым договором специалист сам выбирает банк и даёт реквизиты для перечисления.

Особенности безналичного перечисления средств удалённому специалисту зависят от двух факторов:

1. Валютного резидентства.
2. В какой стране открыт счёт.
   

Статус валютного резидента приобретается по тем же правилам, что и статус налогового — пребывание в стране 183 дня в течение 12 месяцев.

Если вы живёте и работаете в РФ и у вас открыт счет в рублях, то проблем и вопросов не возникает. Вы можете получать от компании любые суммы без ограничений. Правда, банк может запросить ваш контракт в подтверждение, будьте готовы его представить.

Если вы валютный резидент РФ, но хотите получать оплату на заграничный счёт, имейте в виду: на него можно зачислять не все суммы. Перед переводом стоит уточнить, указан ли ваш случай в законе «О валютном регулировании». Если его там нет, то, скорее всего, за перечисление денег на такой счёт вам могут назначить штраф в размере 100 % от суммы операции.

Если вы валютный резидент другого государства, использовать для оплаты российский счёт следует с осторожностью. Тонкости зависят от конкретной ситуации. Их нужно уточнять в российском законодательстве о валютном регулировании и аналогичных законах страны вашего резидентства. Лучше всё выяснить до того, как получите оплату, ведь незнание закона не освобождает от ответственности.

Эта ситуация не подпадает под действие российского законодательства. Все правила перечисления средств в страну вашего резидентства нужно искать в местных законах.

Любому работающему человеку нужен отдых. Удалённый специалист не исключение. К тому же отпуск иногда требуется не только для отдыха, но и если необходимо заняться здоровьем, подготовиться к свадьбе или к рождению ребёнка.

Особенности получения отпуска зависят от того, какой договор вы подписываете с компанией — трудовой или гражданско-правовой.

Если у вас трудовой договор, то об отпусках можно не волноваться. Все возможные варианты гарантирует Трудовой кодекс. Более того, в определённых случаях вам полагаются социальные пособия и иные выплаты (например, пособие по беременности и родам). Так что можно заранее обсудить с работодателем свои планы и на законных основаниях отправиться отдыхать.

В случае с гражданско-правовым договором условия об отпуске автоматически не предусматриваются. Если вам необходимы перерывы в работе, в том числе длительные, заранее обсудите их с компанией.

Можно оформить дополнительные соглашения к вашему договору, которые приостанавливают выполнение работ или переносят сроки сдачи результата. Расторгать договор при этом необязательно. В этом случае социальных пособий и иных выплат по аналогии с трудовым договором не предусмотрено.

#удалённаяработа