Сейчас все больше офисных сотрудников переводят на удаленную работу. Хотела бы поделиться с вами точкой зрения сотрудника на это. Я работала в разных организациях, занималась разными проектами, и иногда была необходимость работать из дому. Каждый раз это был какой-то бардак: сложно подняться утром, невозможно сфокусироваться днем, непонятно какую задачу делать и так далее.
Последние 2 года я работаю в Visotsky Consulting, компании, которая специализируется на внедрении инструментов управления, и это просто чудо какое-то, что даже в удаленном режиме работать легко и приятно. Итак, поделюсь некоторыми лайфхаками:
Без плана на неделю - вообще не имеет смысла что-то начинать. Важно понимать, какая цель, чтобы к ней идти в верном направлении. Нужно изначально согласовать с руководителем основные приоритеты на эту неделю. Учитывая кризис, конечно, могут быть резкие изменения в направлении развития, но какие-то основы все равно есть. Например, если компания ищет новые рынки сбыта, то все равно нужно сделать анализ, пару тестовых маркетинговых кампаний, несмотря на то, что могут быть параллельно изменения в продукте или в способе его доставки. План я веду в Google таблице. Обязательные колонки это Задача, Результат, Время план, Время факт.
Чем Задача отличается от Результата? Задача это больше про сам процесс, что именно нужно делать “Писать статью” или “Провести встречу”, а вот результат - это что-то измеримое “3000 знаков, отправленных на вычитку корректору” или “Согласованный план антикризисных действий”. Отдельное внимание прошу обратить на Время план. Если у вас сейчас нет постоянной привычки это делать, то не ожидайте, что ваши прогнозы будут точными. Ставьте ориентиры, замеряйте результат и ваш план на следующую неделю будет более точный! Время факт я замеряю с помощью программы TMetric. За счет того, что моя основная работа (90%) проходит в Google Chrome (это и почта Gmail, и Google документы и календарь встреч), то мне помогает расширение этой программы для браузера. Знак “начать таймер” появляется в любом письме, документе, и тд, потому помогает держать внимание на том, что нужно вести хронометраж.
Также, в недельном плане должен быть блок Незапланированные задачи. Очень важно их записывать по мере того, как вы их делаете, это поможет запланировать их в следующий раз (например, забыли добавить в план проверку почты, а она занимает 4 часа в неделю) или зафиксировать, какая была проблема, что отвлекло от выполнения плана.
План на день помогает сфокусировать внимание на самых срочных / приоритетных задачах из всех, которые запланированы на неделю. Каждое утро мы проводим 5-ти минутку с руководителем для согласования этого плана. Возможно, что-то уже изменилось или я неверно расставила приоритеты и стоит начать с другой задачи.
Для удобства “копирования” плана на неделю в план на день я использую Trello. Очень удобный сервис, где можно создать доску, карточки, и просто перемещать карточку из списка “Задачи на неделю” в “Задачи на день”. При этом, задачи из Google таблицы легко копируются в “Задачи на неделю”. Зачем тогда вести Google таблицу? Во-первых, мне больше нравится архивация данных - каждая вкладка это даты рабочей недели - всегда можно быстро восстановить в памяти, что было. Во-вторых, в таблице проще анализировать - отследить, что сделано, что нет, какие были незапланированные задачи, внести данные по хронометражу и сверить с планом. Это помогает улучшить планирование на следующую неделю. В-третьих, в таблице можно легко посчитать и процент выполнения плана и просуммировать запланированное время (при 40-часовой рабочей неделе планировать советую не более 38 часов. Это поможет избежать стресса, если какая-то задача заняла больше времени или произошел форс-мажор требуемый и появились более приоритетные задачи).
С планами закончили. Дальше. Организация рабочего места. Мне очень повезло, что дома есть отдельный стол, на который можно поставить личный ноутбук, на фоне однотонной стены. Это идеально. Если у вас чего-то нет - можно заказать онлайн, одолжить у соседей, прибить гвоздем какую-то однотонную штору. Учитывая, что карантин продлили на 3 недели, я считаю это достойной инвестицией, тем более, если понравится, будете и дальше работать из дому. На столе- ничего лишнего. Порядок на столе помогает держать порядок в голове, направлять внимание на нужные вещи. Обязательно утром одеваться во что-то рабочее, причесаться, для девушек - минимальный макияж (зависит от ваших стандартов и качества камеры для видеосвязи). Это поможет изменить настроение и в случае неожиданной online-встречи не показывать всем свой халат или майку. Еще для поддержания рабочего настроения у нас в компании используется “утренняя подготовка”. Ровно в 9:00 в общем чате Telegram идет перекличка, каждый делиться достижениями за вчерашний рабочий день. Это помогает не только настроится на рабочий лад, но и быть в курсе, что происходит с коллегами, в каком направлении движется компания, чего ожидать в ближайшем будущем.
И, последнее чем я хотела поделиться, это встречи. Сейчас они все перешли в online. В последнее время мы используем Zoom, который позволяет записывать встречи, менять фон (вместо кухни - можно выбрать более профессиональную заставку), добавлять безграничное количество участников (помню, было 60), и в платной версии - проводить встречи любой длительности. Приглашать на встречу можно как тех, у кого есть Zoom (ссылкой или прямым звонком), так и просто ссылкой любого, кто пользуется браузером.
В общем, работайте из дому в удовольствие!