Новая альтернатива оффлайн-конференциям. Онлайн с нами временно или навсегда?

Недавно в Минске прошла первая международная стартап-конференция онлайн Venture Day Minsk. Конференция готовилась как ежегодное оффлайн мероприятие в Минске. В этом году предполагался особенно интересный фокус. Ожидалось, что конференция пройдет в Белорусской государственной филармонии и будет сочетать элементы выступлений спикеров, стартап-питчей и музыкального шоу. Ровно за месяц до ивента организаторам пришлось пересмотреть все -- от концепции мероприятия, до его формата и содержания.

Руководитель группы компаний Belbiz Татьяна Маринич, организатор конференции, делится, как удалось подготовить ивент за месяц и рассуждает о том, как в целом изменится индустрия бизнес-ивентов в будущем.

Платформа

Мы решили не отказываться от конференции, не переносить ее на другой срок т.к. было совершенно непонятно, куда переносить и когда наступит более-менее удобное время для проведения больших мероприятий. Время показывает, что мы сделали правильный выбор, так как и сегодня ясности не много.

Решили сделать эксперимент с онлайн-ивентом, хотя до этого большого опыта в организации крупных мероприятий онлайн у нас не было. Конечно, мы все делали вебинары и каждодневно используем различные инструменты для удаленной работы, но все-таки онлайн-конференция это другое дело.

Первое, с чего начали -- это исследование различных платформ, думали о Zoom, DealRoom. Смотрели на новые платформы, стартап-решения, которые только выходят на рынок. Все они сегодня перегружены большим количеством пользователей, новые стартап-решения еще не отработаны, и не было уверенности, что все пройдет гладко. В итоге решили остановиться на хорошо знакомых и проверенных Google meeting и Youtube. Google meeting использовали для соединения со спикером, стриминг делали на Youtube. К тому же Youtube позволяет оптимизировать разрешение видео входящего потока и использовать минимум, чтобы уменьшить входящий трафик. Это позволяло большому количеству человек присоединиться к конференции, сохраняя качество картинки и не проходя сложный процесс регистрации.

Безусловно, были и свои издержки -- мы не могли, например, сделать одинаковый у всех спикеров фон за спиной, зрители не могли вести запись выступлений или, например, выбрать только аудио. Сегодня нет идеальных решений для нового формата конференций, поэтому приходится делать выбор из того, то есть. Мы его сделали в пользу решений Google, но в будущем готовы экспериментировать и с другими платформами.

Продукты Google, на наш взгляд, более надежные и легкие в использовании. А с качеством экспертизы Google и мгновенной поддержкой команды мы знакомы уже давно, с тех пор, как наша компания вошла в число партнеров Google for Startups.

Мы понимали, что многочасовая конференция может утомить зрителей. Все-таки одно дело, когда наблюдаешь за выступлением из зрительного зала. Магия сцены и атмосферы конференции делают свое дело. Здесь же мы смотрим на экран, и выступления должны быть или очень четкими и увлекательными, или должен быть очень харизматичный спикер, чтобы минимизировать эффект личного отсутствия. Поэтому обсуждали разные варианты: от мини-сессий до конференции на полдня. Но все же выбрали привычный всем формат одного дня.

Наши аргументы здесь были в пользу того, что зрители могут участвовать в любое время, отвлекаться на домашние или рабочие дела или выбрать наиболее интересного спикера и присоединиться в конкретный момент. Поэтому мы сделали только один перерыв на обед, который разделил конференцию на две части.

Модерация конференции была организована из студии стартап хаба Имагуру. Для нас это было существенным подспорьем. Все-таки техническая база Имагуру с нужным звуковым и видеооборудованием, профессиональным светом, рекламными баннерами и всей необходимой визуализацией важны для конференции. Модераторы работали на фоне брендированных пресс-волов, и в целом были тем скелетом конференции, который правильно структурировал весь ивент. Модерация из Имагуру также позволяла быстро решать технические вопросы в случае их возникновения. К счастью, таких моментов было совсем немного. Мы убедились, что стриминг из студии Имагуру - это гарантия бесперебойного эфира. В целом по графику конференция прошла довольно точно и практически не было опозданий и затянувшихся выступлений, как это часто бывает в оффлайн-формате.

Пользователи могли общаться между собой в чате youtube, там же они задавали вопросы спикеру, модератор озвучивал их. В отличие от оффлайн-конференции лишний раз не нужно представляться, видно, кто задает вопрос.

В начале конференции мы предложили пользователям ответить на вопрос, откуда они. Наши спикеры были представлены из 8 стран мира, и оказалось, что и зрители смотрят нас из разных уголков земли от США до России. При этом, большая часть зрителей была, конечно, из Беларуси. В основном это русскоязычная аудитория, хотя конференция проходила на английском языке. Общение в чате тоже происходило на английском языке.

Мы считаем важным поддерживать культуру стартап-общения именно на английском языке, хотя понимаем, что возможно, на русском языке конференцию смотрело бы больше человек. Здесь мы сделали выбор в пользу качества, а не количества аудитории. Если стартап говорит на английском, это означает, что он думает о глобальном рынке и наш контент будет ему действительно полезен.

Плюс онлайн-платформы в том, что она позволяет собрать портрет аудитории конференции практически автоматически. В нашем случае -- это молодой человек, мужчина, от 25 до 35 лет, из Беларуси.

Мы также заметили, что пользователи онлайн более активны, чем во время оффлайн-мероприятий. Это связано с несколькими причинами: очевидно, что пользователи виртуально более свободны и смелы задавать любые вопросы, оставлять свои вопросы можно параллельно с выступлением спикера, не дожидаясь окончания, нет необходимости ограничивать себя и выбирать 1-2 наиболее значимых вопроса. Таким образом, существенная часть нашей конференции была посвящена так называемой Q&A сессии от пользователей, что сделало Venture Day Minsk более интересной, а участники стали реальными создателями контента конференции. Однако, в данном случае, очень важна работа модератора, чтобы этот контент не выбивался из концепции мероприятия.

На первый взгляд, нетворкинг для онлайн-конференции реализовать сложнее всего , потому что он занимает существенную часть всех оффлайн-мероприятий и является, пожалуй, их главной ценностью. Но для нас оказалось открытием, что как раз нетворкинг виртуально стал более активным и продуктивным в результате проведения Venture Day Minsk онлайн.

Во время Venture Day Minsk нетворкинг проходил c помощью программы Dealroom. На странице нашей конференции в Dealroom были доступны все спикеры, инвесторы, организаторы и партнеры конференции, а также стартапы-участники конференции. Вспомните, насколько сложно было “выловить” спикеров, инвесторов или организаторов во время конференций в прошлой жизни. С помощью Dealroom можно было назначить отдельный разговор один на один в удобное для обоих время, обменяться впечатлениями о конференции, пополнить свой нетворк контактом. Таким образом, 76 стартапов воспользовались такой возможностью и в целом на площадке было проведено более 100 “встреч” один на один.

Я думаю, что активности, направленные на удержание внимания аудитории действительно важны. Зависит он исключительно от фантазии организаторов и времени, которое есть на подготовку. В нашем случае мы применяли музыкальные анонсы спикеров, выступление джазовой певицы и предпринимателя Ginger Leigh во время стартап-баттла, различные анонсы через выдвигающиеся плашки во время стриминга, а также анонсы модератора и конкурсы на лучшие вопросы от зрителей. Один из зрителей сам организовал себе онлайн-фуршет из эмодзи в виде фруктов и бургера.

Скажем прямо, здесь можно сделать гораздо больше и советую организаторам мероприятий уделить время для брейнсторминга инструментов, которые они будут использовать для интерактива с пользователем - опросы, загадки, игровые моменты, VR и многое другое.

Чтобы избежать технических сбоев важно проводить генеральную репетицию конференции. В нашем случае их было две, и все равно не удалось избежать технических погрешностей. Подготовка конференции -- это работа целой команды: техников, модераторов, спикеров, координатора. Каждый играет свою роль, и взаимодействие всех звеньев очень важно. Так мы заранее написали и отправили инструкции как присоединяться к трансляции спикерам и стартапам с указанием всех технических деталей. Но и здесь сработал человеческий фактор: кто-то из спикеров не выключил дополнительный звук во время выступления и пришлось перезапускать его презентацию, один из стартапов в последний момент решил поменять наушники, и в результате, зрители лишились возможности его слышать. Я думаю, что все-таки аудитория достаточно лояльно относится к таким сбоям, тем более, что нам удавалось довольно быстро их решать. Но конечно, еще раз повторю -- очень важно практиковать и проиграть всю конференцию заранее.

Безусловно, какой бы идеальной ни была техническая начинка, все таки любая конференция отличается качеством своего контента. И мы, как организаторы ивентов со стажем (мы более 10 лет проводим различные бизнес-ивенты), прекрасно это понимаем. Тему выбрали на злобу дня -- мы понимаем, что у стартапов сегодня есть много вопросов о том, что нас ожидает завтра, как будет выглядеть рынок после кризиса, какие есть возможности финансирования в этот период и что делать, чтобы не потерять бизнес. Эти же вопросы мы и сами себе задаем. Поэтому пригласили тех спикеров, которым действительно есть, что сказать. Правильных ответов никто дать не может, но такие глобальные лидеры в своих индустриях на рынках как например Viber или Revolut определяют тренды завтрашнего дня и их мнение очень интересно. Вечному вопросу стартап индустрии -- фандрайзингу -- было посвящено несколько сессий - мы смогли узнать взгляд инвесторов из Европы, Китая и США.

Традиционно конференцию закончили стартап-соревнованием. Оказывается, что питчить можно онлайн очень даже успешно, а оценки члены жюри ставят не хуже, заполняя электронные протоколы. Стартапы справились со своей задачей и в целом Startup Battle мало, чем отличался от реального.

Еще один аспект, который обсуждают организаторы -- что лучше в организации мероприятия, записать весь ивент заранее или вести прямой эфир. Конечно, записав всю конференцию заблаговременно, она прошла бы идеально технически. Но в этом случае, было бы потеряно интерактивное общение в режиме реального времени и атмосфера, которой и так недостаточно по сравнению с живым мероприятием. При проведении мероприятия в прямом эфире, зрители действительно участвуют в нем, а не просто “потребляют” контент в записи.

Конференцию посмотрело более 3 тыс. человек за один день и нас как организаторов это очень порадовало. Мы понимали, что люди смотрят разные отрывки и разные выступления, но это как раз то, на что мы рассчитывали, организовывая конференцию на полный день. Очень порадовало то, что во время первых слов приветствия виртуальный зал был полон -- 250 человек ждали открытия ивента.

Конечно, это означает, что возможности онлайн-ивентов для организаторов конференций весьма большие. Фактические все зависит от контента и правильного маркетинга. Вы больше не ограничены размером аудитории, и географическим положением. Ваша аудитория -- весь мир. Это важное открытие для любого организатора.

Пока мы следуем старым паттернам, все-таки делая подобие оффлайн-конференции в онлайне. Мне кажется, будущее за другим. Я не думаю, что после кризиса мы вернемся к традиционным конференциям. Во-первых, как я отмечала выше, конференции могут объединить людей из разных частей мира, и это означает необходимость новых условий для нетворкинга. С другой стороны, бороться за внимание аудитории станет все сложнее, так как онлайн будут все. Поэтому настоящий креатив, игровые элементы, виртуальная реальность будут здесь играть свою роль. Что никогда не устареет -- это, конечно, правильный контент, выстроенный на нетворке и эмпатии организаторов, и экспертиза спикеров. Это, наверное, навсегда останется самым важным компонентом успеха любого ивента. Ну а в целом, мне кажется, мы на пороге нового времени, когда формат взаимодействия пользователей, спикеров и организаторов может быть совсем другим. Каким? Увидим. Отличная ниша для новых стартап-решений.