В марте Россию и мир вместе с пандемией COVID-19 захлестнула эпидемия удалённой работы. Для кого-то она стала исполнением тайных желаний, а для других — катастрофой. Например, под ударом оказалась event-индустрия. Крупные мероприятия отменены или перенесены на неопределенный срок. Были и те, кто решил адаптироваться и изменил формат. Конференции, форумы и симпозиумы обзавелись приставкой “онлайн-”.
В “Докторе на работе” тоже есть отдел, занимающийся организацией мероприятий. Как пандемия повлияла на его работу? Подтвердила, что ещё год назад компания выбрала верный курс — впервые провела премию Smartpharma® Awards в формате видеонаграждения. Рассказываем, как мы к этому пришли, и что нужно учитывать, планируя онлайн-мероприятие или “гибридный” формат с выездом к победителям.
Почему онлайн?
Уже 9 лет “Доктор на работе” проводит всероссийское голосование среди врачей. Они выбирают лучшие, по их мнению, лекарственные препараты. Результат — ежегодная премия Russian Pharma Awards®. Это большое оффлайновое событие с банкетом и развлекательной программой, куда каждую осень съезжается цвет фармацевтической индустрии. Успех премии наводил руководство на мысли: нужно расширить направление. Но как протестировать интерес сообщества и собрать аудиторию на новые ивенты, не потратив при этом безумных денег на проект, который может не взлететь?
Ответ на вопрос пришёл на одном из совещаний — провести событие онлайн. И если вебинары существуют давно и уже отлично обкатаны, то онлайн-премии? Много подводных камней. Есть настороженное отношение аудитории, сложности с тем, чтобы убедить победителей принять участие, согласовать даты и время, совершенно другой подход к организации и продвижению события — приходится цеплять чем-то помимо привычного нетворкинга. Пилотным проектом стала Smartpharma® Awards, которая в 2020 году проходит в третий раз.
Анатомия события
Для Smartpharma® Awards и проектов, которые последовали за ней: Digital Health Awards для лучших проектов в медтехе и Pharma Leadership Awards для самых ярких лидеров в фарме, — мы выбрали формат видеонаграждения. Что это, понять проще всего, разобравшись на практике — на YouTube-канале события. Для тех, кому лень переходить по ссылке, рассказываем.
После того, как голоса (в данном случае фармацевтов, выбирающих лучшие препараты в крупнейшей в России соцсети для сотрудников аптек) подсчитаны, мы связываемся с победителями, согласовываем даты и место съёмок. Стараемся уложиться в 3-4 съемочных дня. За 3 года попробовали разные подходы: приезжали в офисы к победителям, делали “домашние” видео в Zoom во время карантина на Pharma Leadership Awards и приглашали победителей на съёмки в формате ток-шоу на летнюю веранду.
Затем нанимаем видеокоманду. Обычно это операторы, монтажеры, звукорежиссер, дизайнер, который делает графику, и ведущий. Готовим сценарий и вопросы победителям, декорации (если нужно) и запускаемся. Ролики монтируются в течение нескольких часов, но не всегда выходят сразу — фарма, особенно крупная, требует согласования каждого появления своих сотрудников в публичном пространстве. Поэтому график выхода роликов подстраивается под процессы в компаниях победителей.
Видео загружаются на сайт события и в YouTube, а продвигаются в основном через социальные сети. Трансляция видеонаграждения продолжается 1-2 недели в зависимости от количества номинаций. Чтобы не перегружать аудиторию, мы выпускаем 2, максимум 3 видео в день. Для привлечения аудитории в соцсетях используем отметки действующих лиц в постах на Facebook, таргетинг и репосты в дружественных тематических сообществах.
Результат: все те, кому контент предназначался, его видят. А победители каждый год делятся с нами радостью и благодарностью. В 2020 году сезон онлайн-награждений получается особенно тёплым и душевным. Люди соскучились по общению с коллегами, вниманию к себе и успехам на работе, которые не всегда очевидны на удаленке, возможности отвлечься от напряженных будней. Можно ли организовать и провести полноценную церемонию награждения без лишнего пафоса, банкета и буфета? Получается, что да. А что вы думаете о таком формате? Будем рады обсудить в комментариях.